大学研究室の事務では、一般的な事務作業だけでなく、研究や授業のサポート、学生への対応といった研究室ならではの業務も行います。それだけに特有の忙しさや難しさがあり、事務の人手が足りないケースは少なくありません。
そこで利用を検討したいのが外注です。経験豊富なプロが代行してくれるため、本業へ割く時間を増やせたり、ミスを減らしたりといった効果が期待できます。
本記事では、大学研究室の事務の外注について、依頼できる仕事内容やメリット・デメリット、業者の選び方、おすすめの代行業者などを解説します。
目次
大学研究室の事務で外注できる仕事
まずは、どんな仕事を外注できるかを確認しておきましょう。
- 物品購入
- 備品管理
- 研究に関わる事務
- 資料作成
- 申請書類作成
- データ整理
- スケジュール管理
- 学生のサポート
- 電話応対、来客対応
- 研究会の運営補助
- 出張手配
- 経理、予算管理
- Webサイトの更新
etc.
おおむね事務全般を外注可能と考えてよいです。ただし、業者によって対応範囲が異なるため、希望の業務を網羅しているかどうかのチェックは必須です。
大学研究室の事務を外注するメリット
大学研究室の事務を外注するメリットとして、例えば以下のようなものが挙げられます。
- 本業に集中できる
- 事務仕事を早く処理できる
- 事務関連のミスを削減できる
- 採用や教育のコストがかからない
やはり、本業である研究に集中できるのは大きいですよね。プロに任せることで、業務の早さも正確性もアップします。
大学研究室の事務を外注するデメリット・注意点
研究室の事務に限らずですが、外注には以下のようなデメリットや注意点があります。
- 事務のノウハウを蓄積できない
- コミュニケーションミスが発生しやすい
ノウハウを蓄積できないと、何らかの理由で業者との契約が切れた際に、事務業務が立ち行かなくなる可能性があります。業務フローや進捗などの共有はこまめに行い、いざという時には自分でもできるようにしておきましょう。
また、外注では対面でのコミュニケーションができないため、指示や認識の詳細が伝わりづらい面があります。言った言わないのトラブルを避けるために、何を・いつ・どうしてほしいのか、具体的な内容での連絡を心がけましょう。
大学研究室の事務を外注する際の業者チェックポイント
デメリットや注意点もありますが、メリットの方が大きいのであれば外注の利用を検討したいところ。では、どんな点をチェックして業者選びをすればよいのでしょうか。最低限、次の3つは押さえておきましょう。
実績は豊富か
過去に研究室の事務を代行した実績があり、研究室でなくとも多くの企業で実績がある。こうした企業であれば、一定程度の信頼性を認めることができ、安心して仕事を任せられます。
業者のWebサイトをチェックするだけでなく、ヒアリング時に類似案件を聞いてみるのもよいでしょう。
イレギュラーに柔軟な対応をしてくれるか
本業の都合などによって事務作業に急な変更が出るケースはままあるでしょう。その際に柔軟な対応をしてくれるかどうかも、業者のチェックポイントとして重要です。
お試しプランを設けている業者であれば、レスポンスの早さやスタッフのスキルをその期間中にある程度チェックできます。
見積りに曖昧な点がないか
見積り内容に曖昧な点があると、料金が適切かの判断ができず、後々トラブルにもなりかねません。
「手数料」や「オプション料」などには特に注意が必要です。具体的に何を指すのか明確にしてくれる業者を選びましょう。
大学研究室の事務外注におすすめの業者4選
ここからは、外注におすすめの業者を4社紹介します。
フジ子さん
画像：フジ子さん公式サイト
本ブログを運営するオンラインアシスタント「フジ子さん」でも、研究室の事務を代行しています。一般事務・秘書・経理・総務・Web系など、幅広いバックオフィス業務に対応可能です。
フジ子さんの一番の特徴は、業界平均の半額ほどというリーズナブルさです。例えば月30時間実働のプランだと、相場が12～15万円/月なのに対し、フジ子さんなら9.24万円/月。※2023/11/1より新価格。人件費を大幅に抑えられます。
もちろん料金だけではなく、経験豊富なスタッフによる高品質な業務も好評で、クライアントの96％にサービスを継続利用していただいています。
導入検討のために2時間の無料トライアルを実施していますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
HELP YOU
画像：HELP YOU
「HELP YOU」は、採用率1％という難関をクリアしたワーカーによる、品質の高い業務が魅力のオンラインアシスタントです。イオンや楽天といった大手企業をはじめとする、500以上のクライアントに導入されています。
案件の依頼後は、窓口のディレクターが最適なスタッフをアサイン。緊急や短期の利用等に柔軟に対応できるのも魅力です。
ビズアシスタントオンライン
画像：ビズアシスタントオンライン
「ビズアシスタントオンライン」は、大手クラウドソーシング「クラウドワークス」が運営するオンラインアシスタントです。
大きな特徴は、依頼主＋ワーカー＋ビズアシスタント担当者による三者面談を事前に行うこと。お互いの人となりやスキル、要望などを細かく確認でき、ミスマッチを防げるというメリットがあります。
契約後にもオンボーディングや担当者によるフォローなどが充実しており、二人三脚のパートナーとして長く付き合える体制が整っています。
i-STAFF
画像：i-STAFF
「i-STAFF」では、採用率1％の狭き門をくぐりぬけた優秀なスタッフによる高品質なサービスを提供しています。スピーディかつ確実な仕事ぶりがクライアントから好評です。
契約期間が長いほど月額料金が安くなり、12ヶ月契約だと30時間実働で月額8.1万円。クライアントの希望に合わせて柔軟にプランを組むこともできます。
また、i-STAFFは業界唯一の返金保証を実施しており、サービスに満足がいかなくとも費用がムダにならないのも特徴です。
まとめ
今回は、大学研究室の事務の外注について、依頼できる仕事やメリット・デメリット、業者の選び方、おすすめ業者などを紹介しました。
事務の代行業者と一口に言っても、各社で得意分野や特徴は異なります。よって、まずは自分たちの依頼目的や業務内容などを整理し、それに合致した業者をピックアップしましょう。
その上で、本文で述べたポイントもチェックしながら、業者の比較検討を進めてください。
