手紙代行サービスおすすめ8選｜営業レター・お礼状の外注先と選び方を解説

営業レターやお礼状は、見込み客や既存顧客に丁寧な印象を与えられる手段です。メールや電話では接点を作りにくい相手にも、手紙であれば目に留まる可能性があります。丁寧に作成された手紙は、相手に印象を残すきっかけにもなるでしょう。

一方で、手紙を送るには投函までに多くの作業が発生します。すべて自分だけで対応しようとすると、本来の営業活動や顧客対応に使う時間が圧迫されてしまいます。

そこで活用したいのが、手紙代行サービスです。手紙の作成から発送までの業務を外注できるため、作成・発送にかかる負担を軽減できます。

本記事では、手紙代行サービスで依頼できる業務や費用相場、外注先の選び方を解説します。手紙施策を成果につなげるためのポイントもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

手紙代行サービスとは？

手紙代行サービスとは、営業レターやお礼状、挨拶状、案内状などの作成に関わる業務を外注できるサービスです。

サービスによって対応範囲は異なりますが、文面作成、手書き代筆、宛名書き、封入・投函などを依頼できます。

中には、新規開拓を目的とした営業レターの作成や、送付後のフォローまで支援する手紙営業代行サービスもあります。

手紙代行サービスで依頼できる主な業務

手紙代行サービスで依頼できる業務は、手紙の作成だけではありません。サービスによっては、送付前の準備から発送後の対応まで任せられる場合があります。

依頼できる主な業務は、以下のとおりです。

代筆や宛名書きに特化したサービスもあれば、送付先リストの整理や送付後の対応まで相談できるサービスなどさまざまです。

お礼状を数通だけ依頼したい場合と、営業施策としてまとまった通数の手紙を送りたい場合では、必要な業務範囲が異なります。本文や宛名の代筆だけを依頼したいのか、送付前後の業務も含めて相談したいのかを整理しておきましょう。

手紙代行サービスのタイプは3つ

手紙代行サービスは、大きく3つのタイプにわけられます。

それぞれの特徴を理解しておくと、目的に合ったサービスを選びやすくなります。

1.営業成果まで伴走する手紙営業特化型

営業成果まで伴走する手紙営業特化型は、新規開拓や商談獲得を目的に、営業レターの作成・送付・送付後のフォローまで支援します。

BtoB営業や決裁者向けアプローチに強く「誰に送るのか」「どのような内容にするのか」「送付後にどのようなアクションを取るのか」まで設計できる点が特徴です。

メールや電話だけでは接点を作りにくい顧客に対して、手紙を営業施策の1つとして活用したい場合の選択肢の1つです。

ただし、代筆のみを依頼したい場合や、お礼状を少量だけ送りたい場合にはサービス範囲が広すぎることがあります。

2.代筆・発送に特化した専門店型

代筆・発送に特化した専門店型は、お礼状・挨拶状・営業手紙など手紙そのものの作成に強いタイプです。

手書きの美しさや丁寧さを重視したい場合に向いており、重要顧客へのお礼状や取引先への挨拶状などで活用しやすいでしょう。文面作成から相談できるサービスであれば「何を書けばいいかわからない」という場合にも依頼しやすいです。

ただし、専門店型は代筆や発送に強い一方で、それ以外の業務は対象外となるケースもあります。

3.手紙以外の業務も頼めるオンライン秘書型

手紙以外の業務も頼めるオンライン秘書型は、手紙代行の専門ではなく、手紙施策に関連する周辺業務まで依頼できるタイプです。

例えば、送付先リストの整理、顧客データの更新、資料作成、文面作成の補助、メール対応などが該当します。

営業レターや休眠顧客への案内では、手紙を作成して発送するだけではありません。誰に送るかを整理したり、送付後に反応を管理したりする業務も発生します。

こうした手紙の前後の業務までまとめて効率化したい場合は、オンライン秘書型のサービスも選択肢の1つです。

手紙代行サービスを活用するメリット

手紙代行サービスを活用すると、手紙作成にかかる作業を外注できるだけでなく、営業活動や顧客フォローを継続しやすくなります。特に、手紙を活用して顧客に定期的なアクションをしたい場合に役立つでしょう。

ここでは、手紙代行サービスを活用する主なメリットをご紹介します。

開封されやすく決裁者に届きやすい

手紙代行サービスを活用するメリットの1つは、メールや電話とは違う形で相手にアプローチできることです。メールは日々大量に届くため、開封されずに埋もれてしまうことがあります。電話は、担当者や決裁者につながらないケースが少なくありません。その点、手紙は物理的に相手の手元に届くため、目に留まる可能性が高くなります。

丁寧に作成された営業レターは、相手に特別感を伝えやすいです。特にBtoB営業では、決裁者や担当者に印象を残す手段として活用できます。

手紙作成や発送にかかる手間を削減できる

手紙を送るには、文面作成、本文の清書、宛名書き、封入、投函など多くの作業が発生します。

数通であれば社内で対応できる場合もありますが、数十通、数百通と増えると大きな負担になります。手紙作成に時間を取られると、本来注力すべき営業活動や顧客対応に十分な時間を使えなくなることもあるでしょう。

手紙代行サービスを活用すれば、こうした作業を外注できるため、社内の工数削減につながります。特に、定期的なお礼状や季節の挨拶状、休眠顧客への案内など、繰り返し発生する業務では効果を感じやすいでしょう。

営業活動や顧客フォローを継続しやすくなる

手紙は、営業活動や顧客フォローを継続する手段として活用できます。

例えば、商談後のお礼状、購入後のサンキューカード、新商品の案内などは、顧客との関係づくりに役立ちます。しかし、こうした業務は優先度が下がりやすく、忙しい時期には後回しになりがちです。また、担当者が個別に対応していると、送付のタイミングにばらつきが出ることもあります。

手紙代行サービスを活用すれば、文面作成や発送作業を外部に任せられるため、担当者ごとの対応のばらつきを抑えやすくなります。

手紙代行サービスのデメリット

手紙作成や発送の手間を減らせる一方で、利用前に確認しておきたいポイントもあります。費用や情報管理、送付後の運用まで含めて検討することで、依頼後のトラブルを防げます。

費用がかかる

手紙代行サービスを利用すると、代筆や文面作成、宛名書き、封入、投函などの外注費用が発生します。特に、完全手書きや少量対応、特急対応などを依頼する場合は、1通あたりの費用が高くなることがあります。

ただし、社内で対応する場合も、担当者の作業時間や人件費は発生します。料金だけで判断するのではなく、社内で対応した場合の工数と、外注した場合の費用を比較することが大切です。

個人情報・顧客情報を預ける必要がある

手紙代行で宛名書きや発送まで依頼する場合、会社名、役職名、顧客リストなどを外部に共有する必要があります。特に法人利用では、顧客情報や取引先情報を扱うため、委託先の情報管理体制を確認しておく必要があります。

委託先の個人情報の取り扱い方は、依頼前に確認したいポイントです。

手紙を送るだけでは成果につながらない場合がある

営業レターや休眠顧客向けの案内は、手紙を送るだけで必ず問い合わせや商談につながるわけではありません。成果につなげるには「誰に送るのか」「どのような内容で送るのか」「送付後にどのような対応を行うのか」まで考えておく必要があります。

手紙代行サービスを選ぶ際は、代筆や発送だけでなく、送付前後の業務も含めて検討しましょう。

手紙代行サービスの料金は依頼内容によって変わる

手紙代行サービスの料金は、依頼する作業内容によって大きく変わります。ここでは、料金が変動する3つのポイントを詳しく解説します。

代筆方式（完全手書き／ロボット手書き／印刷）で1通あたりの料金が変わる

手紙代行の料金は、代筆方式によって変わります。各代筆方式の料金相場は以下のとおりです。

実際の料金は文字数、通数、用紙、納期、発送作業の有無などによって変わります。あくまで目安として確認し、依頼前に見積もりをもらいましょう。

代筆のみか発送まで依頼するかで料金が変わる

同じ手紙代行でも、どこまでの作業を依頼するかによって総額は変わります。

本文の代筆だけを依頼する場合と、文面作成、宛名書き、封入、投函まで任せる場合では、必要な作業量が異なるためです。また、名刺やチラシなどの同封物を追加する場合も、別途費用が発生することもあります。

1通あたりの料金が安く見えても、封入や発送、同封物の追加費用を含めると総額が変わります。見積もりの際には、どの作業が料金に含まれているかを確認しましょう。

初期費用・最低ロット・オプション費用も確認する

手紙代行サービスを比較する際は、1通あたりの料金だけでなく、初期費用、最低ロット、オプション費用も確認しましょう。

サービスによっては、一定通数以上からの受け付けや、月額の基本料金が発生する場合があります。

見積もりでは、以下の項目を確認すると安心です。

1通あたりの単価だけで判断せず、依頼したい作業範囲を含めた総額で確認しましょう。

手紙代行サービスの選び方

手紙代行サービスは、代筆方法や対応範囲、料金体系がサービスによって異なります。安さだけで選ぶと、必要な作業を依頼できなかったり、目的に合わなかったりする可能性があります。

自社に合うサービスを選ぶには、手紙を送る目的や通数、依頼したい業務範囲を整理したうえで比較することが大切です。ここでは、手紙代行サービスを選ぶ際に確認したいポイントを解説します。

自社の目的（BtoB営業・お礼状など）に合った筆記スタイル（手書き／ロボット等）か

手紙代行サービスを選ぶ際は、自社の目的に合った筆記スタイルかを確認しましょう。

重要顧客へのお礼状や取引先への挨拶状であれば、完全手書きの丁寧さが向いています。相手に特別感や誠意を伝えたい場合は、手書きの品質を重視するとよいでしょう。

一方、大量の営業レターやDMを送付する場合は、ロボット手書きや印刷の方が効率的です。手書き感を出しながら多くの相手に送付したい場合は、ロボット手書きに対応したサービスも候補になります。

ターゲットの役職（決裁者向けなど）に応じた柔軟な文章作成・カスタマイズができるか

営業レターでは、誰に送るかによって適した文面が変わります。

例えば、決裁者向けに送る場合は、相手の立場や課題に合わせた訴求が必要です。一般的な定型文ではなく、業種や役職、企業規模に合わせて文面を調整できるかを確認しましょう。

お礼状や顧客フォローの場合も同様です。来店内容や購入内容、過去のやり取りに触れられると、定型的な文章よりも印象に残りやすくなります。

初期費用や月額、1通あたりにかかる総コストが明確か

料金を比較する際は、初期費用や月額費用、1通あたりの単価、オプション費用を含めた総コストを確認しましょう。

1通あたりの料金が安く見えても、初期費用や基本料金、送付後のフォロー対応などを含めると、想定していたよりも総コストが高くなることがあります。また、手紙営業代行特化型やオンライン秘書型のサービスでは、1通あたりではなく月額制や時間制で料金が決まる場合もあります。

見積もり時には、どこまでの作業が料金に含まれているのかを明確にしておくことが大切です。

法人利用や営業レターの実績があるか

営業レターや顧客フォローで利用する場合は、法人利用や営業レターの実績があるかも確認しましょう。

BtoB営業、店舗の顧客フォロー、ECのサンキューカード、士業の挨拶状など、自社の用途に近い実績があるサービスを選ぶと、文面や運用の相談もしやすくなります。

実績を確認する際は、導入企業の業種や対応した手紙の種類などを確認すると、自社の目的に合うか判断しやすくなります。

個人情報・顧客情報の管理体制が整っているか

手紙代行を外注する際は、個人情報や顧客情報を外部に共有することがあります。そのため、料金や対応範囲だけでなく、委託先の情報管理体制も確認しておきましょう。

当ブログを運営しているオンラインアシスタント®「フジ子さん」は、Pマーク・ISMSを取得しています。顧客情報を扱う業務も相談しやすいため、手紙施策に関わる周辺業務も安心して任せられます。

※『オンラインアシスタント』はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。

手紙代行サービスおすすめ8選

ここでは、営業レターやお礼状に活用しやすい手紙代行サービスをご紹介します。

オンラインアシスタント® フジ子さん

出典：オンラインアシスタント®フジ子さん

オンラインアシスタント®フジ子さんは、手紙代筆専門サービスではなく、バックオフィス業務を幅広く依頼できるオンライン秘書型のサービスです。

手紙施策を行う際には、送付先リストの整理、顧客データの更新、文面作成の補助、資料作成、メール対応など、手紙の前後にさまざまな業務が発生します。フジ子さんは、こうした周辺業務をまとめて相談しやすい点が特徴です。

手紙の作成・発送だけでなく、送付前後の事務作業まで効率化したい企業に向いています。

フジ子さんの導入事例は、下記でご紹介しています。

お客様の声 | オンラインアシスタント🄬フジ子さん

手紙代筆代行サービス・代筆屋手書き屋®

出典：手紙代筆代行サービス・代筆屋手書き屋®

手書き屋は、手紙代筆や文章作成に対応している代筆サービスです。

手書きの温かみを活かした手紙を送りたい場合に向いています。お礼状や挨拶状だけでなく、営業手紙や商品同梱メッセージなどにも活用しやすいでしょう。

文章作成にも対応しているため「何を書けばよいかわからない」「丁寧な表現に整えたい」といった場合にも相談しやすいサービスです。

代筆ドットコム

出典：代筆ドットコム

代筆ドットコムは、手紙、ハガキ、お礼状、メッセージカード、封筒の宛名などの手書き代筆に対応しているサービスです。公式サイトでは、サンキューカード代筆や手紙代筆、手書きDM・営業手紙代筆など、顧客フォローから営業用途まで幅広く相談できます。

ECや店舗ビジネスで、商品同梱カードやサンキューカードを手書きで用意したい場合に活用しやすいでしょう。

もじゴリ君

出典：もじゴリ君

もじゴリ君は、完全手書きの代筆サービスです。手紙営業代行や宛名、年賀状、封筒、ノベルティなどの代筆に対応しています。

代筆だけでなく、最適な文面の提案や企業ごとの文章のカスタマイズも相談できます。男性風・女性風の字体やペンの種類も選べるため、送り先や目的に合わせて印象を調整できるのが特徴です。

Keyman Letter

出典：Keyman Letter（キーマンレター）

Keyman Letterは、決裁者向けの手紙営業代行サービスです。公約140万人の決裁者情報データベースを活用し、ターゲット選定からレター送付、フォローコールまでを支援している点が特徴です。

セールスチームが持つレター・コールのノウハウを反映した営業支援を受けられるため、商談獲得を目的に手紙を活用したい企業に向いています。

単なる手紙代筆というより、手紙を起点にした営業アプローチ全体を設計したい場合に検討しやすいサービスです。

ロボットレター

出典：ロボットレター

ロボットレターは、ロボット手書きによる手紙DMの作成・発送に対応しているサービスです。ロボットがペン字で代筆し、手紙の発送まで一気通貫で依頼できるため、手書き感のある文面を効率よく送りたい場合に向いています。

手書き感とコスト・スピードのバランスを取りたい場合に検討しやすいでしょう。

リスト作成や文面データの相談もできるため、手紙施策を初めて実施する場合や、まとまった通数を送付したい場合にも活用しやすいサービスです。

RENOAS

出典：RENOAS

RENOASは、プロ書道家による高品質な手紙代筆サービスです。お中元・お歳暮の送り状、VIPへの招待状、社長交代の挨拶など、丁寧で誠実な印象を伝えたい文書に対応しています。

重要な取引先や顧客に送るお礼状、挨拶状、案内状など、文字の美しさや品格を重視したい場面に向いています。筆文字での代筆や発送まで相談できるため、格式を大切にしたい際に検討しやすいでしょう。

ココナラ

出典：ココナラ

ココナラは、個人の出品者に手紙代筆や文章作成を依頼できるスキルマーケットです。複数の出品者から希望に合った依頼先を選べます。

1通だけ、数通だけなど、小ロットで依頼したい場合に活用しやすい点が特徴です。個人事業主や店舗オーナーが、単発でお礼状や挨拶文を依頼したい場合にも向いています。

依頼前に実績やレビュー、納品形式、修正対応の有無を確認すると安心です。

手紙代行を成果につなげるには送付前後の設計が重要

手紙代行サービスを利用すれば、文面作成や代筆、宛名書き、発送などの作業を効率化できます。

ただし、営業レターや休眠顧客向けの案内は、手紙を送るだけで成果につながるとは限りません。成果を高めるには、送付前後の設計が重要です。

1.手紙を送る目的を明確にする

まず、手紙を送る目的を明確にしましょう。

新規開拓のために営業レターを送るのか、既存顧客にお礼状を送るのか、休眠顧客に再来店や再購入を促すのかによって、必要な文面や送付先、送付後の対応は異なります。

目的が曖昧なまま手紙を送ると、誰に何を伝えたいのかがぼやけてしまいます。まずは、手紙を通じてどのような行動を促したいのかを整理しましょう。

2.誰に送るのかを整理する

次に、送付先を整理します。

新規営業であれば、業種、企業規模、地域、役職などでターゲットを絞ります。既存顧客向けであれば、購入履歴、契約状況、来店頻度、最終利用日などをもとに送付対象を決めましょう。

送付先リストに重複や住所不備、担当者名の誤りがあると、せっかく手紙を作成しても届かない可能性があります。手紙施策を行う前に、顧客データを整理しておくことが大切です。

3.どんな内容で送るのかを決める

手紙の内容は、相手と目的に合わせて設計しましょう。

新規営業であれば、相手の業種や課題に合わせた訴求を入れる必要があります。お礼状であれば、取引内容や来店内容に触れることで、定型文よりも印象に残りやすくなります。

休眠顧客向けの案内では、再来店や再購入のきっかけになる情報を入れるとよいでしょう。セミナーやイベント案内であれば、参加するメリットや申し込み方法を明確にすることが重要です。

4.送付後にどのようなアクション（架電やメール）を取るのか決めておく

営業レターや案内状は、送って終わりではありません。

送付後にメールでフォローするのか、電話で状況を確認するのか、問い合わせがあった場合に誰が対応するのかを決めておきましょう。

反応があった顧客は、顧客管理表やCRMに記録しておくと、次回のアプローチにつなげやすくなります。手紙施策を一度きりで終わらせず、継続的な営業活動や顧客フォローに活かせます。

5.手紙施策に関連する周辺業務も整理しておく

手紙施策では、手紙の作成・発送以外にも多くの業務が発生します。

例えば、送付先リストの作成、顧客情報の更新、同封資料の準備、メールフォローの文面作成、問い合わせ対応、顧客管理ツールへの入力などです。

こうした周辺業務まで社内で対応しようとすると、担当者の負担が大きくなります。手紙代行サービスだけで完結しない業務が多い場合は、オンライン秘書サービスの活用も選択肢の1つです。

手紙代行を活用して営業・顧客フォローを効率化しよう

手紙代行サービスは、営業レターやお礼状、挨拶状、顧客フォローなどに活用できるサービスです。外注することで、手紙の作成や発送にかかる手間を軽減できます。

一方で、営業レターや休眠顧客向けの案内を成果につなげるには、手紙を送る前後の設計も重要です。周辺業務まで整えておくことで、継続的な営業活動や顧客フォローにつなげやすくなります。

オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、バックオフィス業務を幅広く依頼できるサービスです。送付先リストの整理、資料作成、メール対応、顧客管理などの、手紙施策の前後で発生する事務作業も相談できます。

手紙の作成だけでなく、関連した事務業務も含めて依頼したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。