経理や総務、人事などの管理部門では、業務の属人化や人材不足など課題を抱えている企業が多くあります。課題解決のために利用を検討していただきたいのがアウトソーシングです。
働き方改革が進むにつれてアウトソーシングの需要は高まり、導入を検討する企業が増えています。本記事では管理部門のアウトソーシングのメリット・デメリット、アウトソーシングしやすい業務やおすすめの業者を紹介します。
目次
管理部門でありがちな課題
管理部門は、人事や経理、総務など企業経営を支える重要な部門です。管理部門の業務は多岐にわたり、様々な課題を抱えています。
まずは、管理部門にありがちな課題を3つ紹介していきます。
1：業務が属人化しやすい
管理部門は専門スキルが必要な業務が多くあり、知識のある担当者に仕事が偏りやすく、その業務のノウハウを社内に蓄積しにくい傾向にあります。そのため、担当者の離職や休職に伴い、業務が一時的にストップしてしまうといった問題が起こりかねません。
業務内容や進行方法など、ノウハウを蓄積できるように情報を共有しておくのが大切です。
2：人材不足になりやすい
管理部門は営業部や生産部と比較すると人員が補充されにくく、慢性的な人材不足の傾向にあります。さらに繁忙期と閑散期の差が激しいため、閑散期には人材が足りていても、繁忙期には人材が足りないという状況に陥りがちです。
業務量と人材とのバランスが取りづらく、少ない人数で膨大な業務量をこなさなければならないため、管理部門の業務負担が大きくなってしまうケースが多くあります。
3：アナログな業務が多い
管理部門の業務はなかなかデジタル化が進まず、いまだにアナログな手法を用いている企業は少なくありません。紙ベースの業務が多いと、複数人で同時に作業できない、書類の作成や管理にコストがかかる、承認に時間がかかるといったデメリットがあります。
管理部門のアナログ業務をデジタル化することで、業務の効率化ができます。
管理部門の課題解決にはアウトソーシングが有効
上記のような管理部門の課題を解決するためには、アウトソーシングが有効です。管理部門のアウトソーシングを導入することで、以下のメリットがあります。
①作業品質を向上かつ均質化できる
②採用や教育のかかるコストを削減できる
③組織の複雑化を防止できる
④自社の従業員がコア業務に注力できる
その一方で、以下のようなデメリットがあります。
①自社にノウハウを蓄積できない
②作業状況を把握しにくくなる
これらの点について、次章で詳しく解説していきます。
管理部門をアウトソーシングするメリット
ここで、管理部門をアウトソーシングするメリットについて4つ紹介します。
①作業品質を向上かつ均質化できる
アウトソーシングでは、専門知識を持つプロが業務を遂行するので、社内で対応するよりも精度が高く、かつ短期間で効率良く対応できます。また、アウトソーシングを導入する際、委託するサービスによっては、業務の洗い出しやマニュアル作成まで行ってくれる場合があります。
マニュアルやフローを作成すれば、誰もが同じ業務を一定のクオリティ以上でこなすことが容易です。それにより煩雑だった業務が改善し、業務効率の向上が期待できます。
②採用や教育のかかるコストを削減できる
自社で管理部門の業務を担当する人材を従業員として雇う場合、採用や教育、毎月の給料支払い、労務管理などコストがかかります。しかしアウトソーシングを導入すれば、人件費などの固定費を委託費用として変動費化できるため、自社で一から人材を育成するよりもコストがかかりません。
また、アウトソーシングにより新たに人材を採用する、教育するといった必要がなくなるため、採用や教育にかかる時間や労力を抑えられるでしょう。このため、人材を長期的に雇用する場合に比べて、全体的なコストをカットしやすくなります。
③組織の複雑化を防止できる
アウトソーシングを活用することで、組織の複雑化を防ぐメリットもあります。自社で全ての業務を遂行するとなれば、幅広く人材を雇う必要があり、組織の複雑化に繋がってしまいます。
組織が複雑化すると、人件費の増加や情報共有に時間がかかるなどのデメリットがあります。アウトソーシングなら、自社で従業員を雇う必要はありませんので、組織の複雑化も防げるでしょう。
④自社の従業員がコア業務に注力できる
管理部門は、ノンコア業務と呼ばれる企業の売上に直接繋がらないサポート業務が多くあります。ノンコア業務は、独自のノウハウが必要なコア業務に比べて外部委託しやすいのが特徴です。
ノンコア業務をアウトソーシング業者に任せることで、社員が優先度の高い業務やコア業務に集中できます。その結果、自社の売上や生産性の向上などに期待できるでしょう。
管理部門をアウトソーシングするデメリット
次に、管理部門をアウトソーシングするデメリットについて2つ紹介します。
①自社にノウハウを蓄積できない
アウトソーシングのデメリットのひとつは、自社にノウハウを蓄積できないことです。アウトソーシングの形態・契約内容にもよりますが、外部委託した業務に関しては、自社内でその業務ができる人材がいなくなってしまいます。
自社にノウハウが蓄積されていなければ、担当者の引き継ぎの際に大変です。契約解除とともにノウハウが失われる恐れもあるため、業務内容や進行方法など、自社である程度の情報を把握しておきましょう。
②作業状況を把握しにくくなる
アウトソーシングを利用すると、委託先の作業状況を把握しにくくなる可能性があります。そのため、作業の遅れやミスに気づくのに時間がかかってしまい、かえって業務量が増えることになります。
委託先との情報共有がスムーズにできなければ、外注した効果が半減してしまうので十分気をつけましょう。
アウトソーシングしやすい管理部門の仕事
次に、アウトソーシングしやすい管理部門の仕事を紹介していきます。
経理
経理は、会社の日々のお金の流れを数値化し記録、管理を行います。アウトソーシングに依頼できる主な仕事は以下の通りです。
・領収書の整理
・入出金管理
・仕訳処理・記帳
・売掛金・買掛金管理
・経費精算
・給与計算
・月次決算
・年末調整
・決算・申告業務 など
総務
総務は、社内備品や文書の管理、行事など会社に関係する業務全般を行います。アウトソーシングに依頼できる主な仕事は以下の通りです。
・備品管理
・契約書管理
・防災業務
・受付業務
・郵送手配
・イベント手配
・福利厚生業務 など
人事
人事は、勤怠管理や人材育成、採用活動を通して人材を管理し、活性化させることが主な業務です。アウトソーシングに依頼できる主な仕事は以下の通りです。
・給与計算
・勤怠管理
・社会保険業務
・採用業務
・入社手続き
・人材育成 など
広報・IR
広報・IRは自社の商品やサービス、経営に関する情報を適切に発信し、関係性を築く仕事です。アウトソーシングに依頼できる主な仕事は以下の通りです。
・広報の戦略
・企画立案
・プレスリリースを作成・配信
・新商品の発表会、販促イベントの開催
・リスティング広告の運用 など
情シス
情シスは社内のIT機器の運用や保守・管理、インフラの整備などを行います。アウトソーシングに依頼できる主な仕事は以下の通りです。
・IT機器、PC管理・設定
・ヘルプデスク
・ITインフラの構築
・システムの運用保守 など
管理部門のアウトソーシングはオンラインアシスタントにお任せを！
管理部門のアウトソーシングはオンラインアシスタントがおすすめです。オンラインアシスタントとは、ネット上のやり取りを通じて、アシスタント会社へ業務を依頼できるサービスのことを指します。
事務代行のネット版ともいえ、管理部門の業務全般を代行してくれます。「経理と秘書」のように、複数分野の業務を組み合わせて依頼するのも可能です。
オンラインアシスタントは、人材派遣や業務委託と異なり、採用スピードが早く人員調整が柔軟です。また、チームで対応できるため、対応できる業務の幅も広いというメリットがあります。
以下におすすめのオンラインアシスタント業者を紹介します。
フジ子さん
画像：フジ子さん
本ブログを運営する「フジ子さん」でも、管理部門のアウトソーシングを承っています。
弊社の一番の特徴は、業界平均の半額ほどというリーズナブルさ。例えば月30時間実働のプランだと相場が12～15万円/月なのに対し、フジ子さんなら9.24万円/月。※2023/11/1より新価格。人件費を大幅に抑えられます。
もちろん料金だけではなく、経験豊富なスタッフによる高品質な業務も好評です。クライアントの90％以上がサービスを継続利用しており、経理や秘書、総務の依頼は特に多く寄せられています。
「いきなり本格的な導入はちょっとなぁ……」という方のために、2時間の無料トライアルも実施しています。ぜひお気軽にお問い合わせください。
CASTER BIZ
画像：CASTER BIZ
「CASTER BIZ」は、導入実績1,700社以上を誇るオンラインアシスタントサービスです。採用審査が非常に厳しく、その分スキル・経験ともに豊富な人材が集まっています。
仕事内容は秘書業務、人事、経理、Webサイト運用、リサーチ業務など多岐にわたり、オフライン業務にも対応しています。チャットワークなどのクラウドサービスを利用するため、変更や修正などの対応が非常に迅速です。
料金は、30時間実働で月額10.8万円(税抜)～。クライアントの事情に合わせてカスタマイズできるプランもあり、費用がムダになりません。
HELP YOU
画像：HELP YOU
「HELP YOU」は、バックオフィス業務に特化したオンラインアシスタントサービスです。平均継続利用率は98%で、500以上のクライアントで利用実績があります。
「HELP YOU」では、ディレクターを中心に優秀なアシスタントによる最適なチームが編成され、チーム力で課題を一緒に解決してくれます。共に業務を行っていく中で、依頼した業務に関するノウハウが蓄積され、更なる業務の効率化・スピードアップに繋がります。
料金は、30時間実働で月額10万円(税抜)～。
ビズアシスタントオンライン
「ビズアシスタントオンライン」は、国内最大級のクラウドソーシング・クラウドワークスが提供するオンラインアシスタントサービスです。クラウドワークスの豊富なデータベースを保有しており、400万人の中から経験やスキルが最適な人材を紹介してくれます。
営業事務や人事労務、経理などの業務以外に、資料作成やデータ入力など幅広い業務に対応しており、1人のアシスタントに複数の業務をまとめて依頼することも可能です。また、ビズアシスタントオンラインはマッチングの精度の高さに定評があり、契約前にアシスタント候補と事務局スタッフを交えた三者面談などを通して、ミスマッチを防止しています。
契約後のサポートも充実しており、稼働開始時のオンボーディングや担当者によるフォロー体制があります。
Remobaアシスタント
画像：Remobaアシスタント
「Remobaアシスタント」は、全国の優秀なスタッフがオンラインで業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。日本トレンドリサーチの2021年7月のインターネット調査より、ホスピタリティの高さからオンラインアシスタントサービス総合満足度No.1に選ばれた実績があります。
依頼できる業務はバックオフィス業務を中心に、秘書や庶務、経理、労務など幅広く対応しており、優秀なアシスタントチームが常にクオリティの高いサポートをしてくれます。
Remobaアシスタントはオンライン対応に慣れているので、ITリテラシーが高く、Slackやチャットワークなど普段ご利用のコミュニケーションツールで対応することが可能です。
料金は、30時間実働で月額9万円～(税抜)。導入前の丁寧なヒアリングにより、依頼内容に齟齬が起こらず、クオリティの高い業務を提供してくれます。
管理部門のアウトソーシング業者を選ぶポイント
最後に、管理部門のアウトソーシングサービスを選ぶ際に注意すべきポイントを紹介します。
導入目的と業者の強みが合致しているか
管理部門のアウトソーシング導入の目的を明確に定め、常にその目的と照らし合わせながら委託先を選定することが重要です。まずは業務の洗い出しを行い、社内で委託する業務の範囲、委託の時期や期間、大体の予算など目的を明確にしておきましょう。
導入目的が明確になったら、委託先の強みが自社に合致したものを探します。管理部門の業務内容は多岐にわたり、業者によっては対応していない業務もあるため、サービス内容は細かく確認することが大切です。
導入実績は豊富か
実績の数やそれぞれの品質、および発注元などを見ることで、企業の実力だけでなく他の企業からの信頼の有無などが分かります。公式のWebサイトを持っている会社であればサイト内で実績を確認できますし、より情報がほしいなら直接問い合わせてみるのがおすすめです。
費用に曖昧な項目はないか
費用の確認を怠ると、契約後に想定していたよりも費用が高くなってしまうなど、のちのトラブルに繋がります。費用に曖昧な項目はないかを必ず確認するのがポイントです。
料金は企業規模や内容によって大きく異なるので、候補となる業者に見積もりを頼んだ方が良いでしょう。
まとめ
本記事では管理部門のアウトソーシングについて、メリットやデメリット、業者を選ぶポイント、おすすめ業者などを紹介しました。管理部門のアウトソーシングを導入することで、以下のように様々なメリットを享受できます。
・作業品質を向上かつ均質化できる
・採用や教育のかかるコストを削減できる
・組織の複雑化を防止できる
・自社の従業員がコア業務に注力できる
オンラインアシスタントは幅広い業務を依頼できるため、コストを削減しつつ生産性を向上させたい企業は、積極的に導入してみてください。本記事を参考に、自社に合ったアウトソーシングサービスを選んでいただければと思います。
