取引をすれば必ず発生するのが、請求にまつわる諸業務。重要ではありますが、コア業務にリソースを取られて、残業しながらの作業になる場合もありますよね。後回しにもできず、従業員の負担が大きくなりがちです。
そこで利用を検討していただきたいのが代行業者。経理知識の豊富なプロが、必要なときに迅速に仕事を遂行してくれます。
本記事では請求代行サービスについて、依頼できる仕事内容やメリット・デメリット、利用料、おすすめの業者などを紹介していきます。
目次
請求代行サービスとは？
請求代行サービスとは、その名のとおり取引先への請求を代行してくれるサービスのこと。
請求業務は企業によってやり方に違いがあるものの、成果物を納品してから取引先に請求書を送付し、入金してもらうという流れが一般的です。また、入金確認や与信審査、場合によっては未入金分の催促も行います。
これらを行うのは経理部署ですが、担当者は請求業務だけをすれば良いわけではなく、ほかのさまざまな業務もこなさなければなりません。ですので時期によっては、リソースが足りなくなることも。かといって後回しにはできず、残業しながらの作業になるケースもあるでしょう。
請求代行は、こうした困りごとを解決してくれるのです。自社の負担や業務のミスを減らせるため、経理に課題のある企業にとってメリットは大きいといえます。
請求代行サービスの業務内容
請求代行サービスで対応している業務は、主に以下のとおりです。
・請求書の作成、発行、送付
・代金回収
・未入金時の督促と回収
・顧客ごとの請求状況の管理
・取引先からの費用請求分の保証
・与信審査、管理
etc.
このように、請求業務の大半を委託できます。むしろ、中途半端に一部だけを切り出すより一括で任せる方が、進捗管理等がしやすくなるでしょう。
請求代行サービスのメリット
次に、請求代行を利用するメリットを見ていきましょう。
請求業務の負担から解放される
1つめは請求業務の負担から開放されること。
煩雑な請求業務は経理部門のリソースを圧迫しがちです。繁忙期などに業務が立て込むと、ほかの仕事に手を付けられないことも少なくありませんよね。
そこで外注を活用すれば、自社の従業員の業務負担を減らせますし、もしリソースに余裕ができればほかの業務に専念してもらえます。いずれにせよ、効率よく仕事を回せて、生産性アップにつながるのです。
与信の調査・管理をスムーズに行える
2つめは、与信の調査や管理をスムーズに行えること。
企業間の取引は基本的に後払いです。そのため、新規の取引先に対しては入念な与信審査をして、信用があるか確かめなければなりません。審査がずさんだと支払いトラブルのリスクが増えるため、相応のノウハウが求められます。これを一企業が単独で行うのは難しい上に不確実です。
一方、請求代行サービスには与信審査を高精度に進めるための豊富なノウハウがあります。さらにスピーディーでもあるため、新規取引を迅速にできるのもポイントです。
代金の未回収をなくせる
3つめは、代金の未回収をなくせること。
取引先が支払いできなくなる可能性は、与信審査を行ったとしても残ってしまいます。しかし、請求代行サービスには未回収発生時の補償があるため、このリスクを回避できるのです。
安定した経営を目指すには、非常にありがたいメリットですね。
請求代行サービスのデメリット
メリットだけでなく、デメリットも把握しておきましょう。主に次の2つがあります。
自社にノウハウが蓄積されない
1つ目は、自社にノウハウが蓄積されないこと。自社の従業員が作業をやらなくなるため、これは避けられません。
問題点としては、何らかの理由で業者との契約が切れた際に、業務が立ち行かなくなる可能性がある点。そして、自社にノウハウがないと業者へ丸投げせざるを得ず、トラブル発生時に自社ではどうしようもなくなる点も挙げられます。
これらを防ぐために、業者へ任せる範囲は慎重に検討しましょう。また、定期的にミーティングを行い、進捗や知見の共有を進めるのも大切です。
外注管理の手間が発生する
2つ目は、外注管理の手間が発生すること。
外注先の業務を完全に可視化することは難しく、少なからずブラックボックス化する部分は出てきます。すると、進捗の共有や計画の管理・修正といったやり取りのせいで、かえって仕事が煩雑化するおそれがあるのです。
レスポンスの早い業者を選定する、共有する情報を事前に決めておくといった対策は打っておきましょう。
請求代行サービスを利用する際の注意点
デメリットと似ていますが、請求代行サービスを利用する際にはいくつか注意点があります。最低限、以下の2点を押さえておきましょう。
代行を利用する旨を取引先に説明すること
代行を利用すると、請求書は自社ではなく代行会社の名前入りで送られます。いきなり心当たりのない書類が届いたら、取引先は不安になるはずです。
ですので、代行利用の旨をあらかじめ取引先に説明し、了解を得ておきましょう。
与信審査のタイミングと与信上限枠の確認を徹底すること
与信審査のタイミングと与信上限枠の確認も大切です。
タイミングは、取引開始前か注文発生時のどちらかが一般的です。前者だと審査が一度だけなので、長く取引をする企業が多い場合に、後者は新規の取引先が多い場合に有用。また、与信上限枠は100～1,000万円以上までさまざまです。
自社に合ったタイミングと上限枠を見極めましょう。
請求代行サービスの利用料・料金体系
ここからは、請求代行サービスの利用料や料金体系を解説します。
手数料
多くの業者は「請求金額の○％を手数料として請求」という料金体系を採用しています。パーセンテージは業者によってさまざまなので、事前によく確認した上で、基準が明確な業者を選ぶようにしましょう。商談時に交渉するのも有効です。
月額費用
月額費用を設定している業者もあります。相場は数万円ほどで、これに上記の手数料もかかります。ただ、手数料については月額費用を請求する業者の方が安めなことが多いようです。
初期費用
サービス導入の際に初期費用を設けている業者もあります。相場は1～数万円ほどで、利用初月には手数料や月額費用もかかります。
その他オプション料金
特急対応や早期入金といったイレギュラーな依頼に対しては、多くの業者がオプション料金を設定しています。思わぬ費用の発生がないよう、料金プランの確認は徹底しておいてください。
おすすめの請求代行業者
ここからは、おすすめの請求代行業者を3社紹介していきます。
クロネコ掛け払い
画像：クロネコ掛け払い公式サイト
「クロネコ掛け払い」は、ヤマト運輸系列のヤマトクレジットファイナンスが提供しているサービスです。信頼できる運営元ということで、大手・中小・個人含め1,200社以上が導入しています。
与信審査は最短5分、さらに自社がクロネコの審査に通れば未回収金が100％保証されるのが魅力。上限枠は60〜2,000万円と幅広く、大口取引も保証してもらえるのは嬉しいですね。
ただ、与信審査のタイミングは取引ごとなので少し厳しめです。
Paid（ペイド）
画像：Paid公式サイト
「Paid」は業界トップクラスの導入実績を持っており、3,500社以上に利用されています。
審査は初回のみ・上限枠は1,000万円と、柔軟な取引が可能です。また、毎月の締め回数を1回・2回・3回・6回・毎日から選べて、そこから2営業日後に入金となります。資金繰りに余裕を持って経営できますね。
NP掛け払い
画像：NP掛け払い公式サイト
中小企業の導入実績が豊富な「NP掛け払い」。
上限が300万円と比較的少額ですが、そのぶん規模の小さい会社やスタートアップ企業でも利用しやすいのが特徴。また、締め日前でも相談次第で入金を前倒ししてもらえるため、急に資金繰りの問題が起きても安心です。
フジ子さんでも請求業務の代行を承っています！
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＊請求業務の代行については、具体的な内容により対応が異なります。詳細はお問い合わせフォーム、もしくは弊社営業担当にお問い合わせください
まとめ
今回は請求代行サービスについて、業務内容や導入時の注意点、おすすめ業者などを紹介してきました。
自社の負担軽減や業務クオリティアップを図るなら、代行の導入は効果的です。ただ、本文で解説したとおり、業者によって審査スピードや上限枠などが異なります。ぜひ、自社の状況に合ったサービスを選んでくださいね。
