営業事務とはどんな仕事?業務内容や必要なスキル、効率化のポイントなどを解説

営業事務は、営業部署や営業担当者のサポート役にあたる職種です。基本的にはデスクワークですが、仕事ぶりが売上に直結するという点で、他の事務職とは少し違う特徴があります。

また、営業担当者の負担軽減にもつながるのもポイントです。営業事務の存在による生産性アップも期待できるでしょう。

本記事ではそんな営業事務について、業務内容や必要なスキル、効率化のコツなどを解説していきます。

営業事務とは、営業組織のサポート役のこと

冒頭で述べたとおり、営業事務は営業部署や営業担当者のサポート役です。営業アシスタントとも呼ばれます。

主な業務としては、資料作成やアポ管理、クライアント対応、売上管理などがあります(詳しくは後述)。

営業事務の役割は、営業担当者が顧客との交渉に専念できるようにすることです。彼/彼女らが「商品を売ること」へリソースを集中させられれば、売上や生産性アップが期待できます。そういう意味では、営業事務も成果に関わる重要な仕事です。

営業事務の具体的な仕事・業務内容

会社によって異なる場合もありますが、営業事務の主な仕事内容は以下の通りです。

・電話、メール対応
・アポイント管理
・書類作成(見積書、契約書、発注書、請求書など)
・プレゼン資料作成
・伝票処理
・売上管理
・在庫確認
・入出金管理
・売掛、買掛金管理
・顧客情報の登録
・贈答品の手配
etc.

ただ事務作業をこなすのではなく、営業担当者や顧客とコミュニケーションをとりながら仕事を進める点が、営業事務の特徴です。デキる営業事務がいるかどうかで、営業のしやすさが大きく変わってきます。

営業事務に必要なこととは?スキル・資質を解説

次に、営業事務に求められるスキルや資質を解説していきます。

営業職への理解

1つめは、営業職への理解です。

営業事務の仕事は、一つ一つが成果へ直結します。そのため営業担当者が今誰のために何をやっているのかを理解した上で、業務にあたらなければなりません。どうすれば営業の成果をあげられるか、常に考えておきましょう。

コミュニケーションスキル

2つめはコミュニケーションスキルです。

前述したように、営業事務では営業担当者や顧客とのやりとりが発生します。相手の求めることを的確に理解し、時には言外の意味も読み取った上で対応しなければなりません。

PCスキル

3つめはPCスキルです。

書類やプレゼン資料、数字管理など、営業事務ではPCを使う場面が多くあります。査定でも、ExcelやWord、Powerpointはマスターしておかなければなりません。

また、書類や資料は見やすく理解してもらえるように作るのも大切です。レイアウトや文章作成に関するスキルも身に付けておきましょう。

スケジュール管理能力

4つめはスケジュール管理能力です。

営業事務では、営業担当者の秘書的な仕事も行います。万が一スケジュールを間違えてしまうと、顧客に迷惑がかかってしまいます。

それに、すでに入っているスケジュールを考えて新たなスケジュールを組み込んでいかないと、後々パンクしてしまう可能性があります。

このように、営業事務には今と先のスケジュールを把握し、それに基づいた業務遂行をする能力も求められるのです。

営業サポートのための提案力

5つめは、営業サポートのための提案力です。

より高い成果を出せるよう、データや取引先の資料などを見て、営業担当者へ業務上の提案を行うこともあります。

前述の営業職への理解とも被りますが、自分で営業についての知識を蓄え、考えられるスキルも必要というわけです。

営業事務でありがちな課題や悩み

次に、営業事務でありがちな課題や悩みを解説します。これらを解決または軽減することが、生産性アップにつながります。

業務が属人化しやすい

営業職に関する幅広いノウハウが求められる営業事務では、業務が属人化しやすいといえます。

これが課題の一つで、事務担当者が病欠したり退職したりすると、営業が立ち行かなくなる可能性があるのです。また、人が入れ替わるたびに業務品質が低下する恐れもあります。

クライアントと営業担当者との間で板挟みになる

営業事務には、営業担当者と顧客をつなぐ連絡係の役割もあります。二者の関係が円滑なら問題ありませんが、意見が合わないといった原因で板挟みになることも。

この場合、双方の意見を聞いて合意点を探すわけですが、それには高いコミュニケーション能力と営業ノウハウが不可欠です。この間の精神的な負担も大きくなるでしょう。

繁忙期のリソース確保が難しい

営業の仕事は、繁忙期とそうでない時期の差が極端です。特に繁忙期は残業続きになることもあります。営業だけでなく営業事務も、人材や時間などのリソース確保が難しくなるケースが少なくありません。

営業事務を効率化するには?

上記のような課題を解決し、営業事務を効率化するにはどうすれば良いのか。例を4つ紹介します。

業務マニュアルを整備する

業務マニュアルを整備すると、属人化の防止や業務クオリティの平均化が期待できます。

マニュアル作りのためには、まず業務フローの洗い出しからはじめましょう。この業務においては、何をどんな順番でやっているのか、改めて見つめ直してみてください。

本来は必要ない工程を「今までこのやり方でやってきたから」とそのまま放置していることも多いようです。そのような工程は削除し、必要なプロセスだけを抜き出しましょう。

その上で手順や書類のフォーマットなどを統一し、注意点なども明記します。マニュアル作成者は、その業務を熟知している人が適任です。

営業に同行する

一度、営業担当者の外回りなどに同行するのがおすすめです。

最前線の現場では何が起こっているのかを肌で感じ取ることができ、日頃の業務へ反映できるポイントも見つかるでしょう。

また、顧客と直接対面すれば、板挟みになった際にも最適解を導き出しやすくなります。

アウトソーシングする

営業事務に割くリソースが足りない場合、アウトソーシングするのが有効です。

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まとめ

営業事務にはデスクワーク以外にも、営業担当者と顧客との橋渡しをしたり、データを見て営業担当者へ提案をしたりと、さまざまな業務があります。売上へ直接的に影響する職種なので、プレッシャーや責任の重さとともに、やりがいや達成感を得られるでしょう。

営業への理解を深めながら、PCスキルやコミュニケーションスキルなども磨き、デキる営業事務として会社になくてはならない存在を目指しましょう。