営業事務とは?具体的な仕事内容や求められるスキル、効率化のポイントなどを解説

営業と言われると外回りをはじめとする営業や接待をイメージするでしょう。これ以外にも仕事はたくさんあり、それをサポートするのが営業事務の仕事です。

特に営業の残業が続いてしまっているなら、営業事務を雇うのも改善策の一つです。しかし、営業事務採用したくても、どんな仕事を任せられるかわからない、どんな人を採用すべきか悩んでいるという企業もあるでしょう。

本記事では、
・営業事務の仕事内容や
・営業事務に求められるスキル
・営業事務の仕事で悩みやすいポイント
・営業事務の仕事を効率良く行う方法
について解説します。

営業事務とは?

営業職は営業活動以外にも、その日に発行された領収書をまとめて経理に提出したり、取引先とのプレゼンに備えて資料を作成したりと事務仕事も行います。そこでこれらの事務作業を営業に代わって行うのが営業事務です。

営業職の事務仕事は、外回りを終えて帰社してから着手するのが一般的。しかし、帰社するタイミングは退勤時間に近く、残業して事務仕事を行う人も多いです。そこで営業事務に事務仕事を任せることで営業職の残業を減らせます。それに、営業事務がいれば営業職はコア業務に専念できるので、業務効率が上がり、企業の売上アップも期待できます。

営業事務と一般事務の違い

一般事務の仕事は様々な部署に存在しており、その部署の書類整理や電話対応など、直接企業の利益には関係しないいわゆるノンコア業務を行います。

それに対して、営業事務はその名の通り営業に特化してサポートを行う事務のことを言います。詳しい仕事内容は次に解説しますが、部署も営業部に属するのが一般的で、業務内容も営業に関する知識が求められるものが多いです。

営業事務の具体的な仕事内容

営業事務の具体的な仕事内容は以下の通りです。

・電話・メール対応
・請求書作成
・スケジュール管理
・プレゼン資料作成
・伝票処理
・データ集計
・在庫確認
・売上データの入力
・顧客情報の登録
・入出金管理・照合
・売掛・買掛金管理
・依頼書作成

基本的に営業事務がいない営業職が、外回り終わりに行っている業務を担当します。
ただ営業職の事務仕事を行うだけでなく、営業職が行うプレゼンの資料を作成するなど、業務をサポートするような仕事も多いです。

営業事務に求められるスキル・資質

営業事務を雇うには、どんな人を選べば良いのでしょうか。この仕事を行うのに必要なスキル・資質を見ていきましょう。

営業職への理解

先述の通り、営業事務の業務ははプレゼンの資料作成やデータ集計など、営業職の業務に関わるものも多いです。それなのに営業職の仕事を理解せずに、営業事務として働くのは難しいでしょう。

したがって、営業事務は営業職の仕事に理解があることが大切です。営業事務の中には営業職から転身した人も多くいます。

意思疎通を円滑に行うコミュニケーションスキル

営業事務の仕事は営業職と円滑にコミュニケーションを取って進めていく必要があります。営業担当者とは頻繁に連絡を取り合うこととなりますが、基本的に出先にいて、わからないことがあってもすぐに対応できるわけではありませんし、逆に相手は出先なので、なにか要件があっても手短に済ませなければいけません。

それに加えて、営業事務は取引先の電話・メール対応も行います。取引先の考えを汲み取って、場合によっては自分で対応しなければいけないこともあるので、高いコミュニケーションも必要です。

書類作成のためのPCスキル

営業事務の仕事は資料やデータ入力など、パソコンを使うものも多いです。必要最低限の書類作成スキルがないと、見栄えが悪い資料が出来上がってしまうでしょう。そのため、最低でもWord・Excelの基本操作は理解しておく必要があります。

スケジュール管理能力

営業事務は営業職のスケジュール管理など、秘書的役割の仕事も行います。万が一スケジュールを間違えてしまうと、取引先に迷惑がかかるでしょう。それに、すでに入っているスケジュールを考えて新たなスケジュールを組み込んでいかないと、後々パンクしてしまう可能性が高いです。

したがって、営業事務の仕事をするには、先を見越してスケジュールを組むスキルも大切でしょう。

営業サポートのための提案力

より営業が良い結果を出せるように、データや取引先の資料などを見て提案を行うこともあります。このように、営業事務はただ事務仕事を行うだけでなく、自分で営業について知識を蓄え、考えられるスキルも必要です。

営業事務で企業が悩みやすいポイント

営業事務を雇うにあたっては、いくつか考慮すべき点があります。考えずに採用してしまって悩んでしまうこともあるので、企業が悩みやすいポイントを確認していきましょう。

繁忙期のリソース確保

営業の仕事は繁忙期とそうでない時期の差が極端です。特に繁忙期は残業続きになることも。そのため、営業だけでなく営業事務さえも人手不足になるケースも少なくありません。

繁忙期と閑散期のバランスを考えて、営業事務を採用する必要があるでしょう。

クライアントと営業担当者との板挟み

営業事務にはクライアントと営業担当者を繋ぐ連絡係の役割もあります。二者の関係が円滑なら問題ありませんが、意見が合わない場合、板挟みになってしまいます。

この場合、双方の意見を聞いて合意点を探す必要がありますが、上手くいかないこともあり、高いコミュニケーション能力を持つ人材を採用することが重要です。

営業事務を効率的に行うには?

営業だけでなく営業事務も余裕がなくなっては仕事が回らなくなってしまいます。そこで、効率良く仕事を行うにはどんな手段があるのか見ていきましょう。

ムダな業務をなくす

特に古くからある企業だと、業務が形式化され、本来は必要ない工程を「今までこのやり方でやってきたから」とそのまま放置していることも多いです。思い切って業務の手順などを見直してみれば、余計な手間がなくなり、作業効率アップが期待できるでしょう。

ITツールを導入する

手作業で行っていた作業をIT化すれば、作業スピードが上がり、余裕もできるでしょう。データの管理も楽になり、書類を探してもなかなか見つからない事態も防げます。

アウトソーシングする

営業事務の人手が繁忙期のみ足りない場合、人員を増やしても閑散期は暇という事態が起こります。この状態だと人件費の無駄でしょう。そこでアウトソーシングなら繁忙期だけ依頼することも可能なので、人件費の節約に繋がります。

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まとめ

営業事務は、営業職が行う事務仕事に加えて、クライアントと営業の橋渡しをしたり、集めたデータを見て営業に助言したりと営業をサポートする仕事です。コミュニケーション能力やPCスキルが高かったり、自分で考えて意見することが得意だったりする人を採用し、営業が営業活動に専念できる環境を整えましょう。

営業の仕事は繁忙期・閑散期の差が激しいです。そこで一連の営業事務の業務を見直しても新たに人手が必要なら、「フジ子さん」の利用をぜひ検討してみてください。