バーチャルアシスタント(virtual-assistant)とは?依頼できる業務やおすすめ業者などを解説

「雑務に追われてコア業務ができない!」

そんな経営者・担当者の方にとって頼りになるのが、オンラインで業務を代行してくれるバーチャルアシスタントです。働き方改革によって業務効率化が求められる昨今、利用する企業が増えてきています。

本記事ではそんなバーチャルアシスタントについて、サービス概要や依頼できる業務、メリット・デメリット、そしておすすめ業者などを紹介します。

バーチャルアシスタント(virtual-assistant)とは?

バーチャルアシスタント(virtual-assistant)とは、オンラインでのやり取りを通じて、クライアントの経理や秘書、営業事務などのバックオフィス業務をサポートするサービスのこと。

オンラインアシスタント、オンライン秘書とも呼ばれます。

バーチャルアシスタントには、各業務における経験の豊富なスタッフが在籍しています。導入後すぐに業務を遂行してもらえるため、業務効率化がスムーズにできるでしょう。

・繁忙期にだけ人手を増やしたい
・○○を任せられる人材を確保したい
・雑務が減らしてコア業務に集中したい

こういった悩みを持つ企業におすすめです。

バーチャルアシスタント(virtual-assistant)に依頼できる業務

バーチャルアシスタントに依頼できる業務には、たとえば以下のようなものがあります。

・経理
・人事
・総務
・秘書
・資料作成
・データ入力
・テレアポ
・Webサイト運用
・SNS運用
・翻訳

いわゆるバックオフィス業務がメインです。また、書類のファイリングや郵送といったオフライン業務を行ってくれる会社もあります。

バーチャルアシスタント(virtual-assistant)を利用するメリット

次に、バーチャルアシスタントを利用するメリットを2つご紹介します。

コア業務へリソースを集中させられる

1つ目は、コア業務へリソースを集中させられることです。

バックオフィス業務は煩雑なものも多く、また毎日・毎月のルーチンワークでもあるため、人員や時間といったリソースをそれなりに必要とします。すると、コア業務に割くリソースは減りますよね。

そこでバーチャルアシスタントの出番です。バックオフィス業務を彼らに任せれば、浮いたリソースをコア業務に注ぎ込めます。あるいは新しいコア業務を生み出すことも。

その結果、生産性が向上するわけです。

コストを削減できる

2つ目は、コストを削減できることです。

新たに人材を確保するとなれば、採用から育成までのコストがかかります。さらに毎月の保険料といった人件費も、なかなかの負担に。

一方バーチャルアシスタントを活用すれば、即戦力のスタッフに依頼でき、保険料などを払う必要がないため、時間とお金のコストを軽減できるのです。

また、業務量に応じて翌月のプランを変更できる業者もあり、繁忙期・閑散期の人件費の調整もできます。

バーチャルアシスタント(virtual-assistant)利用の注意点

バーチャルアシスタントを利用する際には注意点もありますので、2点解説していきますね。

自社にノウハウを蓄積できなくなる

まず、自社にノウハウを蓄積できなくなるのを許容しなければなりません。

何らかの事情で業者との契約が途切れ、自社で対応が必要となったときに、何をどうすすめればよいのか右往左往する可能性があります。

コミュニケーションミスには要注意!

2つ目は、コミュニケーションミスに注意が必要であることです。

日常的な業務の依頼は、メールやチャットですることになります。対面での会話と違い、声のトーンや身ぶり手ぶりといった言外の意は伝えられません。よって、文脈を意識しながら、伝えたいことを過不足なく簡潔に伝えるスキルが求められるのです。

・どんな作業を
・何のために
・いつまでに
・どの程度の量を
・どうするか

こういった点を押さえた文章でないと、相手はあなたの意図を理解しにくくなります。できる限り詳細かつ具体的な、それでいて簡潔な文章を作成しましょう。

相手にメッセージを送信する前に、しっかり推敲するのも大切です。

バーチャルアシスタント(virtual-assistant)のおすすめ業者3選

最後に、バーチャルアシスタントのおすすめ業者を3社ご紹介します。比較検討の参考にどうぞ。

フジ子さん

「フジ子さん」は、業界水準の半額程度で利用できるというリーズナブルさが魅力のバーチャルアシスタントです。月20時間稼働のプランだと、他社はおおむね10万円/月ほどかかるのに対し、フジ子さんならわずか4.7万。

そして、ただ安いだけではありません。業務の質は高く、クライアントの1年以上継続利用率は90%を超えます。

本契約前の無料トライアルがあり、実際に仕事を依頼し使用感を確認できるので、まずは腕試し感覚で利用してみてください。低コストで専門性の高い業務を安心して任せたいなら、フジ子さんがおすすめです。

【料金体系】

プラン名 契約期間 稼働時間 料金
PLAN20 1ヶ月 月20時間 4.7万円/月
PLAN30 1ヶ月 月30時間 6.9万円/月
PLAN50 1ヶ月 月50時間 9.9万円/月

【フジ子さんのサービス詳細はこちらから】

CASTER BIZ

「CASTER BIZ」は、導入企業1,700社以上を誇る、歴史と実績のあるサービスです。

スタッフの採用率は1%。スキル・経験ともに豊富な人材が、クライアントの業務をスピーディかつ的確にこなしていきます。

また、オンライン業務だけでなく、ファイリングやデータスキャン、書類郵送などのオフライン業務にも対応可能です。

【料金体系】

プラン 契約期間 実働時間 料金
BASIC 6ヶ月 30時間/月 10.8万円/月
LONG 12ヶ月 30時間/月 9.6万円/月

*クライアントに合った独自の内容を提案するカスタムプランも

【CASTER BIZのサービス詳細はこちらから】

nene

「nene」の特徴は、スタッフが在宅ではなくneneのオフィスでクライアント業務にあたること。顧客情報のような機密を守る体制が万全です。

また、LINEやChatwork、Slackなどさまざまなチャットツールに対応していて、普段使用しているツールで気軽に仕事を依頼できます。

料金体系は以下のとおり。

【料金体系】

料金プラン 月額 その他
ミニマムパック 15万円/月〜 最低3ヶ月利用

クライアントの事情に合わせてカスタマイズも可能で、無駄なコストをかけなくて良いのが魅力です。

【neneのサービス詳細はこちらから】

まとめ

本記事ではバーチャルアシスタントについて、サービス概要やメリット、利用の注意点、そしておすすめ業者などを紹介してきました。

働き方改革が進められるなか、業務の見直しや新たな人員確保などを検討している企業は多いのではないでしょうか。その手段として、バーチャルアシスタントの活用はおすすめです。

気になる業者があれば、まずは問い合わせて詳細を聞いてみましょう。