事務代行サービス!おすすめの外注業者やアウトソーシングの費用相場

 

仕事量は多いのに事務員が足りない・フルタイムで雇う程の人件費はかけたくない・人員が一時的に抜けてしまった…。

このような時、事務代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか?

事務代行サービスによって、社内のコア業務に集中できたり、費用を削減出来るといったメリットがあります。

一方で、業者の選定を誤ってしまうと任せたい仕事が任せられなかったり、コストダウンが出来なかったりする事も起こりえます。

ここでは業者選びのチェックポイントや費用相場、各業者を比較した上で、おすすめの業者をご紹介いたします。

 

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事務代行サービスとは!?

事務代行サービスとは、資料整理や資料作成などバックオフィス系の仕事代行してくれるサービスです。

会社が直接雇用するのとは違い、必要な時・必要な分だけ活用できるので、人件費にかかるコスト削減などにもなります。

 

料金体系は、業者により様々です。

月額制や、従量課金制もある為、どの程度事務代行を活用したいのか、自社のニーズにより選定することが出来ます。

 

事務代行サービスの仕事内容・やってくれること

 

事務と一言で言っても、その幅は広く、代行会社によって管理業務や書類整理を主にしていたり、リサーチや連絡業務を得意としている代行もありますので、自社に必要なサポートに照らし合わせて選定するのが良いでしょう。

事務代行サービスでは、主に以下の様なお仕事を任せる事が出来ます。

管理業務

・備品管理… 業務に必要な備品管理
・発注代行…商品発注の代行
・ファイリング・在庫管理
・秘書業務…秘書として役職についている方のスケジュールを管理
・仕入れ等の振込予約…期日までに代金が仕入れ先等の口座に振り込まれるように予約
・給与の振込予約…給与日に社員の口座に振り込まれる様に予約
・受発注業務…商品の受注や発注
・会場の手配
・イベントスタッフ手配・管理等

これらの管理業務、もしくは一部を行います。

書類の整理・入力・作成

・名刺入力…名前や部署などの入力
・受発注データの入力…受発注した商品の数などを管理シートに入力
・社内文章作成…社内で必要とする文章の作成
・名簿整理・作成
・納品書、請求書、領収書の作成・発行
・帳簿作成…帳簿に取引内容などを記入
・厳選所得税納付書の作成
・支払調書の作成
・資金繰り表の作成
・名簿管理・作成
・経営計画書などの資料作成…会社に必要な資料作成を手伝う業務
・資料作成… 会議や広報等で使用する資料の作成
・見積書作成代行…経費等の見積書の作成
・アンケート入力…回答内容等を入力等

これらの書類整理、入力、作成を行います。
業者により、これら全てではありません。

連絡・更新業務

・電話受付代行…社員に代わりにメール受・返信
・入金の確認・お礼(督促)の電話…商品への入金を確認し、入金した顧客に対してお礼を伝える業務、もしくは入金を顧客に対して催促する業務

・イベント参加者対応…応募の受付や問い合わせの対応
・WEBの更新代行…会社のニュースやブログ、Facebookなどの更新
・DMの発送・配信…ダイレクトメールの配信および発送

調査、補助業務

・顧問税理士を補助する業務
・リサーチ業務……必要な情報の調査

業者により、対応していない場合もあります。

 

事務代行サービスを使うデメリット

 

これまで社内で事務担当を雇って来たのなら外注に切り替える、もしくは外注に一部を依頼するという形にすることに、違和感や抵抗があるかもしれません。

主に以下の様な事がデメリットとしてあげられます。

情報漏洩などセキュリティ面での心配

 

支払調書の作成や資金繰り表の作成などのお金に関する業務の依頼をする場合、会社のお金の流れ等の情報が知られてしまいます。

外注先に自社のルールは適用されませんので、仕事についての取り決めや依頼する仕事内容に関して、口頭やメールだけのやり取りではなく、契約書として形に残す事をオススメします。

そしてセキュリティ対策にしっかりと取り組んでくれる外注先を選定しましょう。

例え機密情報でなくても、社内情報を渡す場合は損害賠償が含まれる秘密保持契約を結んでくれる所が安心です。

社内にノウハウが残らない

事務作業をするのが外注になると、社内にノウハウが残らないという事があります。

経験があってこそ、質の良い事務作業が出来るため、社内に経験が積まれない事はデメリットと言えます。

今後、社内で事務をすることになった時の為に、マニュアルの作成や引継ぎ書まで作成を依頼することで、移行がスムーズに行いやすくなります。

そして事前に、社内にノウハウを残したい旨を伝えてみましょう。
どれくらいノウハウが残りそうか確認しておくことを推奨します。

このような確認をすることで外注業者がどのようなスタンスで事務代行に取り組むのか、なんとなく見えてきます。

事務代行サービスを使うメリット

事務を外注にする事によって、生まれるメリットとはどんな事なのでしょうか?

一番は、事務作業の時間を他の業務に注力することが出来る事ではないでしょうか。
その他コスト削減などもメリットですね。

時間に余裕が生まれる事で業務を見直すキッカケにもなるかもしれません。

固定費が抑えられる

社内に雇用する場合、仕事量が少ない時でも雇用している限り給与としての固定費が発生します。

外注する場合は、繁忙期だけや案件事に必要に応じて依頼することが出来るため、仕事量が少ない時には、費用を節約することが出来ます。

機器やスペースが必要ない

外注にした場合、機器類は外注先で用意する為必要はありません。

会社に雇用した場合だと、専用のパソコン等の機器や机、椅子、事務業務にかかる消耗品等も用意しなければなりませんし、業務スペースも作らなければなりません。

こういった準備が必要ないのは、メリットではないでしょうか。

求人・採用・教育の費用や手間がかからない

 

人員を新たに募集する場合、求人広告や募集依頼をかける費用や、面接する等の時間や労力
もかかります。
入社手続きもあり、各種保険事務がり、給与計算等の労務、経理コストもかかります。
人材の研修や育成などには、教える側の労力と時間、コストがかかります。

そうして時間・手間・コストをかけても、絶対にすぐには辞めないという確証はありませんよね。

せっかく育って来たのに辞められるのは悲しいですし、何より、早期退職は会社にとっても不利益ですよね…。

事務代行はそもそも採用をしていないので、退職リスクの心配も新たに採用し教育する手間もありません。

安定的かつ必要な時に応じて仕事の依頼が出来る所が大きいメリットでしょう。

 

対応範囲が狭い

 

対応範囲が狭いのも事務代行サービスに外注するデメリットです。

 

事務代行に委託できるのは事務業務になるので、それ以外の業務は受けてくれない場合があります。

外注する際はマルっと引き受けてくれる業者の方が楽なので、対応範囲が狭いのもデメリット言えるでしょう。

 

もし、対応範囲が狭い点をデメリット感じるのであればオンラインアシスタントに頼むのがいいでしょう。

オンラインアシスタントは地方に住んでいる主婦層を中心としたアシスタントが事務や経理、WEB運用、人事などの仕事を行ってくれます。

 

地方に住んでいる実務経験豊富な方に仕事をお願いすることができるので、質も高いですし、要望に応じてその分野に強い人をアサインしてくれるので、業務範囲も広く対応してくれます。

 

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事務代行サービスの費用・相場

業者により、サービス内容や料金に違いはありますが、大きく月額制と従量課金制に分けて、ご案内します。

月額制

時給相場は2000~4000円

●業者によって、ひと月30時間~、50時間~、フルタイムなどのコース分けをしているので、わかりやすい。

●時間内で案件を受けてくれるので、依頼範囲も幅広い。

従量課金制

業務量に応じて、課金される。

●限られた業務だけ依頼する事が出来る。
業者により料金設定はまちまちです。

低料金の例) 領収書整理2、000円~

●サービスを使わなければ料金はかかりませんが、基本料金などを設定している業者もある。(10,000万円前後)

依頼したい事務の仕事が限られていて、短期間で依頼の場合は従量課金制の方がコストもかからないと思われます。

比較的長期・幅広い仕事を依頼するならば、月額制の方が分かりやすく依頼出来るため、
おすすめです。

おすすめの事務代行サービス①オンライン

オンラインアシスタントはインターネットを活用したアシスタント業務です。
依頼できる仕事内容や、料金プラン等も業者によって違うので、チェックしてから決めましょう。
以下が、オンラインアシスタントでオススメ出来る業者です。

フジ子さん:継続率90%

フジ子さんはオンラインアシスタントで業界最安値で知られています。

実務は多岐に渡り、電話応対などの秘書業務や経理・人事関連の作業・通訳・WEBサイトの管理などがあります。

電話やメール、チャットで依頼が出来ます。

実績と経験値の高いアシスタントが在籍しており、チームを組んで業務のサポート・代行を行っている為、スピーディな業務に定評があります。

リピート率は90%を超えていて、絶大な支持を得ています。

フジ子さんの料金や体系は3つのプランがあり、業務量に応じて柔軟なプラン変更も出来ますし、翌月解約もできます。

フジ子さんの公式サイトはこちらから

フジ子さんの無料トライアルはこちらから

 

 

オンラインアシスタント

オンラインアシスタントチームが業務を執り行う秘書サービスです。

メール・電話・チャットで業務依頼が出来ます。

一か月契約プラン:50000円
※1か月で対応可能な時間は30時間です。
ご依頼ごとに対応に要する時間を報告の上で業務を進めて行きます。

3か月以上のプランで、現在は割引キャンペーンをしているので、お得です。

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おすすめの事務代行②安い

とにかくコストを抑えたいなら、ご検討ください。
低コストでありながら、業務の幅も広いです。

スプラウト

熊本県にある業者ですが、全国どこからでも依頼が可能です。
電話・メール・ラインでのやり取りが出来ます。

日常業務で発生する一般的な事務の作業が可能です
●見積作成
●書類作成
●クラウド会計ソフト入力
●スケジュール調整

書類作成だけ必要な場合でも可能
印刷用の書類作成:2000円~
印刷用の書類修正:1000円~
関数入りのEXCEL作成:5000円~
関数入りのEXCEL修正:3000円~

見積は無料です。

スプラウトはこちら

 

おすすめの事務代行サービス③大手

 

大手であり、事務代行サービスに特化しているおすすめ業者のご紹介です。

 

日本プラネット株式会社

 

アウトソーシングでの事務代行になります。

社会保険労務士法に抵触する業務は、代表が所長をしている社会保険労務士事務所が業務を行います。
専門知識によるノウハウがあるので、頼りになりますね。

日本プラネット株式会社はこちら

まとめ

 

事務代行を取り入れる事で、人件費による費用削減や、コア業務へ注力できる環境作りなどのメリットがあります。

情報を守ることに対して誠実な業者を選ぶ事を注意し、自社の向上に繋がるような事務代行を選定し、活用してください。

 

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