バックオフィスにBPOを導入するメリットは？BPO企業を選ぶポイントも解説

バックオフィスは直接的に利益を生むわけではありませんが、企業を裏から支える重要な業務です。しかしながら、バックオフィス業務に時間を取られてしまっている企業も多いのではないでしょうか。

そのような場合に役立つのが、外部に業務を依頼できるBPOです。バックオフィスにBPOを導入すれば、コア業務に集中できる、業務の属人化が防げるなどの効果が期待できます。

今回は、バックオフィスのお悩みを解決できるBPOの導入について、メリットや選ぶポイントなどをご紹介します。

「社員はコア業務に集中してほしい」「人材不足だが、人を雇う余裕がない」「雇った人を教育する余裕がない」とお悩みの方は、ぜひご一読ください。

BPOを導入しやすいバックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、人事、経理、労務など、基本的に取引先や顧客と直接関わらない業務のことです。BPOは「Business Process Outsourcing」の略称で、業務の一部を外部に業務委託することを指します。

バックオフィス業務は定期的に反復して行う業務が多く、BPOを導入しやすい業務といえます。具体的に、BPOを導入しやすいバックオフィス業務は以下の通りです。

• 経理
• 人事・労務
• 総務

さらに掘り下げると、経理は経費精算や仕訳作業、人事・労務は勤怠管理や給与計算、総務はメールマガジンの作成、ホームページの更新などが挙げられます。

バックオフィス、BPOについてもっと詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

バックオフィスの課題

バックオフィスにはさまざまな課題があります。ここでは、バックオフィスによくある課題を3つご紹介します。

業務が属人化してしまう

業務が属人化してしまうことは、バックオフィスでよく挙げられる課題です。

業務の属人化は、特定の業務において作業内容や手順、ノウハウなどを担当者しか把握していない状態を指します。担当者の急な休みや退職で不在になった際に、業務が回らないことが問題点です。

バックオフィスは特定の担当者が定例で行う業務が多いため、属人化が起こりやすいといえます。

コア業務に集中できない

バックオフィス業務に時間を取られてしまい、コア業務に集中できないケースがあります。

コア業務は製造、開発、販売など、直接的に利益を生み出す業務のことです。一方で、バックオフィス業務のような、直接的に利益は生まれない業務のことをノンコア業務と呼びます。

バックオフィス業務に時間を取られてしまうと、コア業務に集中できず、新しい仕事にチャレンジできないという問題が発生しがちです。特に中小企業などはバックオフィス専門の人材を確保できず、社員や社長が兼任しているケースもあります。

専門性の高い人材が見つからない

バックオフィスは経理や人事・労務など、専門知識が必要な業務もあります。近年では人材不足により、専門性の高い人材が見つかりにくいこともバックオフィスの課題です。

特に、地方では若者が都心で就職してしまうことによって、人口減少や高齢化が進み、人材を探すことが難しくなっています。

バックオフィスにBPOを導入するメリット

人手不足などでバックオフィスを誰かに頼みたい場合は、まず、社員やアルバイト、パート、派遣社員などを雇う選択肢が思い浮かぶかもしれません。

まだBPOが選択肢に挙がることは少ないですが、BPO導入には様々さまざまなメリットがあります。ここでは、バックオフィスにBPOを導入するメリットを4つご紹介します。

業務の属人化を防げる

BPOを導入することで、バックオフィスの課題である業務の属人化を防げます。BPOは個人ではなくBtoB（企業対企業）のサービスのため、企業で業務を請け負ってもらえます。

複数人が業務に関わり、体系的に取り組めるため、属人化を防ぐことが可能です。担当者が変わる際の手続きや引き継ぎもBPO側が行うため、手間がかかりません。

脳のリソースを空けられる

バックオフィス業務をBPOに依頼した分、脳のリソースが空き、他の業務に集中することが可能です。

業務の1つ1つは短時間でできる作業でも、積み重なることでマルチタスクになってしまうことがあります。そういった煩雑な業務をBPOに依頼し、業務を手放すことでコア業務に集中できるようになります。

また、BPO企業に依頼すると複数人で管理してもらえるため、社内の1人に業務を依頼するよりも業務を忘れるリスクが低いです。秘書業務を依頼できるBPOサービスであれば、予定前にリマインドをしてもらえるため、失念するリスクを防げます。

採用、教育、福利厚生などコストが削減できる

会社で人材を採用する場合、給料の他にも採用、教育、福利厚生などのコストがかかります。1社員を雇うには1億円必要と言われるほど、お金がかかるのがデメリットです。

一方でBPOを導入した場合、採用、教育、福利厚生のコストはかかりません。また、社員の場合は依頼する業務量やミスの指摘方法、社員の気分や体調など気を遣うことが度々あります。

BPOはそのようなメンタルや体調面の気遣いが必要ないこともメリットです。参考までに、正社員を雇う費用について、詳しくは下記の記事をご覧ください。

さまざまな分野の経験者に依頼できる

BPOサービスによって頼める業務は異なりますが、さまざまな分野の経験者に業務を依頼できます。

経理、翻訳、デザインなどの分野ごとに人を雇う場合と比較すると、まとめて依頼できるBPO企業1社と契約する方がコストの削減になります。人材不足で専門性の高い人材が見つからない問題についても、BPOを導入することで問題解消に繋がるでしょう。

バックオフィスにBPOを導入するデメリット

BPOを導入することには、メリットだけでなく、デメリットもあります。

ここでは、バックオフィスにBPOを導入するデメリットを3つご紹介します。

社内にノウハウが蓄積されにくい

BPOを導入すると、社内にノウハウが蓄積されにくいことがデメリットとして挙げられます。

業務を完全に手放してしまうと、BPO側に知識や経験が積み重なっていき、社内に蓄積されないという点が懸念されます。

そのため、業務の状況把握やノウハウなどについて定期的にコミュニケーションを取り、情報共有することが大切です。

軌道に乗るまで3ヶ月～半年かかる

BPOを導入後、業務が軌道に乗るまでに3ヶ月～半年かかる場合があります。導入直後から業務の流れをつかむまでは、認識のすり合わせを行う必要があるので、コミュニケーションコストが高くなる傾向があります。

また、メールやチャットなどの基本テキストベースのコミュニケーションが多いため、テキストでのコミュニケーションに慣れていない場合は、難しく感じるかもしれません。その場合はミーティングを行い、意思の疎通を図ることが大切です。

お互い慣れて、軌道に乗るまでは多少時間がかかると想定しておきましょう。

情報漏洩のリスクがある

BPOを導入する際は社内の業務に関わる情報を渡す必要があるため、情報漏洩のリスクはゼロではありません。

導入するBPO企業がセキュリティ対策やスタッフへの教育など、情報漏洩に対する対策が万全であるか、契約前に確認することが大切です。

BPO企業を選ぶポイント

BPO企業は数多く、どの企業を選ぶか迷ってしまうこともあるでしょう。ここでは、BPO企業を選ぶポイントを3つご紹介します。

依頼したい業務を対応してくれるか

依頼したい業務に対応してもらえるかどうかを、BPO企業を選ぶ際に確認しましょう。

BPO企業によって依頼できる業務の種類はもちろんですが、専門的な知識や経験を持った人材が用意されていることも大切です。経理とWebデザインなど多岐にわたって業務を依頼したい場合は、まとめて依頼できるBPO企業を選びましょう。

また、紙の作業だから依頼できないという業務も、今後の効率化を考え、BPO導入を機にペーパーレス化を進めることも一つの選択です。

契約期間や契約時間が細かく設定できるか

契約の期間や時間が細かく設定できることも、BPO企業を選ぶうえで大切なポイントです。

BPO企業の中には、最低半年以上、月30時間以上など契約期間や時間が決まっているサービスもあります。契約期間の縛りがなく、短時間から依頼できるBPO企業は、初めて利用する場合でもお試し感覚で利用できて安心です。

無料トライアルが用意されているサービスもあるので、ぜひ利用してみましょう。

プライバシーマークを取得しているか

BPO企業を選ぶ際に、プライバシーマークを取得しているか確認することも大切です。プライバシーマークは、個人情報の取り扱いが適切である証明のため、安心して業務を依頼できます。

他にも情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO/IEC 27001」を取得していることも、セキュリティ対策がしっかり行われている判断基準になります。

BPO導入を成功させるコツ

バックオフィスにBPOを導入する前には、しっかりと準備しておくことが大切です。ここでは、BPO導入を成功させるコツを3つご紹介します。

依頼する業務を決める

社内で依頼する業務範囲を決めておくことが、BPO導入を成功させるコツの一つです。まずは業務の洗い出しを行い、定期的で手順が決まっているものなど、依頼できそうな業務を選定しましょう。

業務の洗い出しや手順を見直すことで、必要のない業務が見つかり、業務の効率化に繋がることもあります。また、依頼する業務にかかる時間を計測し、契約時間のプランが何時間必要か予測を立てておきましょう。

費用対効果を予測しておく

BPOを導入することで、どの程度の費用対効果があるかを予測しておくことも大切です。

業務を依頼することでどの程度時間が空くのか、その空いた時間で新しい業務に挑戦したり、残業時間が減ったりなど、効果を予測しておきましょう。

また、BPO導入後も定期的に見直しを行い、自社にとってプラスになっているかを確認することが大切です。

依頼に必要な資料やマニュアルを用意する

BPOを導入する際に必要な資料やマニュアルを用意しておくと、スムーズにBPO導入を進められます。

例えば、資料作成を依頼する場合は、社内のフォーマットやサンプルを渡しておくと、想定した成果物に近づけられます。業務の中には、社員がそれぞれ個人的にメモをしているだけで、マニュアルを作成していない業務もあるかもしれません。

マニュアル作成は手順の見直しも同時に行えるため、BPO導入を機にマニュアルを作成することもおすすめです。マニュアルを作成する時間がない場合は、作業手順を簡単にメモするだけでも、何も用意しないよりはスムーズに進められます。

また、ミーティングや動画などで手順を共有し、マニュアル作成自体を依頼する方法もあります。

バックオフィスにBPOを導入するならオンラインアシスタント「フジ子さん」

バックオフィスにBPO導入をしたい方には、オンラインアシスタント「フジ子さん」がおすすめです。

フジ子さんは下記のような業務を依頼できます。

• 経理
• 人事・労務
• 総務・秘書業務
• Webサイト運用
• 翻訳

リサーチや資料作成などの一般的な事務から、経理、人事・労務など専門的な知識や経験が必要な業務まで幅広く依頼できます。

1ヶ月10時間から契約可能で、無料トライアルも用意されているため、試しに利用してみるのもおすすめです。また、フジ子さんはプライバシーマークを取得しているため、セキュリティ面でも安心です。

「依頼したい業務は対応してもらえる？」「無料で試してみたい」など気になった方は、お問い合わせからお気軽にご相談ください。

まとめ

今回はバックオフィスにBPOを導入するメリットやデメリット、導入を成功させるコツなどをご紹介しました。

BPOを導入することによって、業務の属人化を防ぐことや、採用、教育などのコスト削減、コア業務に集中できるなどの効果が期待できます。BPO企業によって、得意な分野や契約期間などがあるため、参考に自社に合ったサービスを探してみましょう。

「広い分野の業務を依頼したい」、「はじめは短時間で試してみたい」という場合は、オンラインアシスタント「フジ子さん」がおすすめです。

ぜひ一度、お問い合わせください。

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