経理や庶務などをアウトソーシングできるバックオフィス代行。売上に直接関与しない業務を外注することで依頼主はコア業務に専念できるため、「生産性を上げたい」と考える企業からの需要は年々伸びています。
ただ、需要が増えれば供給も増えるもの。今やバックオフィスを行ってくれる業者が全国各地にあるため、どこに外注すれば良いか分からないという方も多いでしょう。
そこで今回は、バックオフィス代行を外注するメリット・デメリット・費用相場を解説したうえでおすすめの業者をニーズ別に紹介します。これからバックオフィスをアウトソーシングしようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
目次
バックオフィス代行とは
バックオフィス代行とは、企業が自社業務の一部を外部企業に委託することです。一般的に、企業の業務内容は大きく分けて以下の2つがあります。
企画、製造など売上に直結する業務で、専門性や難易度が高いため社内の人間にしか務まらない。
庶務や経理など売上に関与しない業務で、高度な判断が不要なため作業をマニュアル化することも可能。
バックオフィス代行が行ってくれるのは、主にノンコア業務の部分です。おかげで企業はコア業務に専念できるため、効率よく生産性が上がり企業の売上アップも期待できます。
つまり、バックオフィス代行は企業の成長に欠かせない支援役と言えるでしょう。
バックオフィス代行に外注するメリット
「自社の業務は自社内で完結すべき！」
「外注するとお金がかかるから嫌！」
そんな考えの企業もまだまだ多いですが、業務の一部をバックオフィス代行に外注することには多くのメリットがあります。特に注目してもらいたいメリットを2点解説するので、バックオフィス代行の依頼を検討中の方は必見です。
求人募集にかけるコストが省ける
一般的に、求人募集をかけて1人採用するのに大体50万円前後必要と言われているため、人員補充はとにかくお金がかかります。しかし、バックオフィス代行であれば月10万円以内で依頼できるところが多いため、圧倒的なコストカットが可能です。
実際に人を雇う際にかかるお金には以下のようなものがあります。
- 求人広告費
- 会社説明会や面接の会場費
- 研修やセミナー開催費
- 応募者用の資料作成費
- 内定者の入社準備費（デスク、制服など）
この他にも人材紹介会社を挟めば紹介料が必要だったり、内定者が辞退すれば新たな人材を探すためにお金がかかったりするため、場合によっては50万円以上になることもしばしば。
たった1人を雇うだけでもこれだけお金がかかるのに、さらに複数人雇うとなるとかなり大きな出費となります。だからこそ、低コストなバックオフィス代行はお得と言えるのです。
既存業務の改善が見込める
バックオフィス代行ではスキルを持った人間が業務を担ってくれるため、「もっとこうした方が効率的ですよ」という改善アドバイスをもらえることがあります。
すべての業務を社内で完結してきた企業は、長年やってきたノウハウを「最善」と考えていることが多いです。しかし、実際は非効率的だったりやり方が古くて時代のニーズに合わせにくかったりなどの問題点も潜んでいる可能性があります。
その問題点に気づけるチャンスの1つがバックオフィス代行です。外注先のアシスタントが客観的な視点から企業のために助言をしてくれるため、より作業を効率化させられると期待できます。
バックオフィス代行に外注するデメリット
コスト面・作業面ともにメリットが多いバックオフィス代行ですが、利用時には気をつけなければならないデメリットもあります。デメリットを無視して依頼してしまうと、後々トラブルが発生した時に対処が難しくなってしまうため、事前に気をつけるべき点を抑え押えておきましょう。
情報漏洩の心配がある
業務内容によっては、社内情報や個人情報を外注先に開示しなければならない場合があります。そのため、情報漏洩のリスクには十分注意が必要です。
万が一情報漏洩してしまったというトラブルが発生すれば、企業の信用を失ってしまう恐れがあります。業務を安心して任せるためにも、代行業者がどのような情報管理を行っているかを必ず確認しておきましょう。
社内に業務のノウハウが残らない
バックオフィス代行が業務を担ってくれるのであれば、その業務を社内でやる必要がなくなるため社内にノウハウが残らないというデメリットがあります。
つまり、企業はずっとバックオフィス代行の利用を続けることになるのです。ずっと利用していくことを視野に入れている場合は良いですが、一定期間の利用しか考えていない場合だとちょっと不安ですよね。
また、いずれ代行業者がサービスを停止する可能性もゼロではありません。突然バックオフィス業務を依頼できなくなったとなると、社内で対応できなくなって困るケースも想定できます。
このような事態を避けるためにも、業務のノウハウを残しておくようマニュアル作成を依頼しておくと安心ですよ。
既存社員の処遇を考えなければならない
バックオフィス代行を導入するのであれば、今まで社内でノンコア業務に従事していた社員の処遇を検討しなければなりません。
例えば、経理を外注するのであれば経理を行っていた事務員が必要なくなります。だからといって社員を簡単には解雇できないため、事務員を他の部署に異動させなくてはなりません。
会社都合もありますが、社員本人の意思も尊重して最善の処遇を考える必要があるので、どのように対処をしていくかを考えたうえでバックオフィス代行の導入を決めましょう。
バックオフィス代行の費用相場
バックオフィス代行を導入するうえで多くの方が気にするのが費用です。「できるだけお金をかけたくない」というのが企業側の本音なので、業者選びにおいて費用面は大きなポイントとなるでしょう。
では、気になるバックオフィス代行の費用相場はどれくらいなのでしょうか。
委託する業務内容や稼働時間によって費用は様々ですが、大体1ヶ月10万円前後でプランが組めるところが多いです。
ここに社会保険料や各種手当などは必要なく、固定費がかかりません。「給料＋福利厚生」で1ヶ月に20万円、30万円とかかる社員のことを考えると、いかにバックオフィス代行が安いかが分かりますね。
また、バックオフィス代行には社員のように昇給やボーナスなどもないため、常に低コストでの運営を実現できます。
おすすめのバックオフィス代行①費用が安い
バックオフィス代行の費用は業者によって異なります。人を雇うより安いとは言っても、毎月の出費なのでできるだけ安く抑えたいですよね。
そこでここからは、費用の安さが魅力のバックオフィス代行を紹介します。外注にあまり予算をかけられないとお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
フジ子さん
引用：フジ子さん | オンラインアシスタント 月額4.7万円～ 1ヶ月利用も可
フジ子さんは、1ヶ月6.27万円からの利用が可能な激安オンラインアシスタントです。※2023/11/1より新価格。バックオフィス代行の相場が1ヶ月10万円程度なことを考えると、その半額以上で依頼できるのは低コスト重視の方にとっては嬉しいですよね。
「それだけ安いとクオリティが心配」という方もいますが、フジ子さんはメインアシスタントを中心にチームで業務に対応してくれるため、安定したクオリティで成果物を提供してくれます。
対応可能な業務は経理や秘書、Webサイト運用などがあり、サービスの充実度も十分。まずはお試しで利用してみたいという方のために1週間のトライアルプランもあるので、ぜひこちらを検討してみてはいかがでしょうか。
DESK YOU
引用：米国生まれのオンラインアシスタントなら「DESK YOU(デスクユー)」
DESK YOUも低コストで人気を集めているオンラインアシスタントの1つで、その安さは業界最安値と謳われるフジ子さんと肩を並べるほど。20時間4.8万円で利用できるため、一般企業だけでなくスタートアップやフリーランスで利用している方も数多くいます。
DESK YOUは専任アシスタントが対応してくれる仕組みとなっており、やり取りを重ねていくうちに依頼主の個性を学習します。出張先のホテル選びやデザイン系の業務など依頼主の好みを業務に反映してくれるため、良いビジネスパートナーとなってくれるでしょう。
おすすめのバックオフィス代行②大手
売上に直接関与しないノンコア業務と言っても、企業にとって大切な業務であることに変わりはありません。そのため、安心して仕事を任せられる大手で探したいという方もいるでしょう。
そこでここからは、バックオフィス代行の中でも特に有名な大手業者を紹介します。
CASTERBIZ
引用：CASTER BIZ – 優秀なオンラインアシスタント
CASTERBIZはオンラインアシスタント業界でも特に名が知れた大手サービスです。在籍アシスタントは採用率1/100の狭き門を突破した優秀な人材ばかりで、高いクオリティの成果物を提供してくれます。
誰もが耳にしたことがあるほど有名な企業も導入しており、その導入企業数は累計1,000社以上。安心して仕事を任せられるバックオフィス代行をお探しの方には最適なサービスと言えますね。
NTTビジネスアソシエ
引用：NTTビジネスアソシエ ～Back office ValuePartner～
言わずと知れたNTTグループのバックオフィス代行サービスです。NTTグループで培ってきたノウハウを活かしたサービスを提供してくれるため、安心感は抜群ですね。
NTTビジネスアソシエでは、経理や秘書など一般的なバックオフィス業務を担ってくれるだけでなく、コンサルティングなども行っています。企業が抱える様々な問題の解決にも尽力してくれるため、長いお付き合いを視野に入れて委託できる代行業者と言っても過言ではありません。
まとめ
企業の生産性を上げるためにも、バックオフィス代行は必要不可欠な存在となりつつあります。そのため、「今まで業務の一部を外注するなんて考えたことがない」という方の中にもは、アウトソーシングを検討し始めているという方もいるでしょう。
しかし、実際に委託するとなると費用や成果物のクオリティ、安全性など気になる点は多々あるもの。どうやって1ヶ所に絞れば良いか悩みますよね。
そんな時は、ぜひ上記で紹介した業者を参考にしてください。多くの導入実績を持つ人気の業者ばかりなので、きっと満足度の高いサービスを提供してくれますよ。
