採用代行のメリットデメリット？依頼可能な業務や業者選定ポイントを紹介

売り手市場が続くなか、優秀な人材を確保するために実践していることはありますか？

企業が人材確保を成功させるためには、さまざまな取り組みや戦略が必要です。

とはいえ、限られたリソースの中で最大限の成果をあげるために、日々頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

そこで、有効的なサービスが採用代行（RPO）です。

本記事では、採用代行（RPO）を導入するメリットやデメリットを中心に、依頼可能な業務や代行業者の選定ポイントなど、具体例を含めてご紹介します。

採用代行を導入すれば、社員の負担軽減と同時に、最短距離での採用力アップが期待できます。

採用に課題を抱えている方は是非ご覧ください。

採用代行（RPO）の基礎知識

最近では、多くの企業が採用代行（RPO）を利用しており、市場が大幅に成長しています。

採用代行を上手に活用するために、採用代行の基本について説明いたします。

採用代行（RPO）とは

採用代行（RPO）とは、企業の採用に関するさまざまな業務を外部に委託することです。

RPOはRecruitment Process Outsourcing（リクルートメント・プロセス・アウトソーシン）の略称で、採用アウトソーシングと呼ばれることもあります。

採用業務の一部を委託することも可能ですし、一括して任せることも可能です。

採用代行を検討する企業が増加する理由

採用代行が注目されている理由は、従来通りの画一的な採用活動が通用しなくなっているからです。

優秀な人材を獲得するために、多くの企業が採用力の強化に取り組んでおり、競争が激化しています。

リソースに余裕がない企業にとって、その競争に自力で太刀打ちするのは難しいでしょう。だからこそ、採用代行が注目されています。

採用代行業者は、最新のトレンドや技術を把握しているプロ集団です。

導入によって担当者の事務負担を減らし、質の高い採用活動を目指す企業が増えていると考えられます。

採用代行と人材紹介の違い

採用代行は、採用業務の一部または全てを外部に委託するため、採用業務において幅広い範囲での依頼が可能です。

人材紹介は、企業からの求人依頼を受けて、求職者を紹介するサービスです。

紹介した候補者に関するフォローは行いますが、企業へ直接応募した候補者や他のルートから来た候補者の対応業務は行いません。

採用代行（RPO）のメリット

採用代行（RPO）を導入すると以下のようなメリットがあります。

それでは、それぞれを詳しく説明していきます。

コア業務に集中できる

採用代行を導入する最大のメリットは、担当者の業務負担を減らし、重要度の高いコア業務に集中できる点です。

採用業務は多岐にわたり、多くの時間・人的リソースを消費します。

そのため、全ての業務を完璧にこなすことは難しく、優先順位をつけて対応する必要性があります。

例えば、「候補者との面接に時間をかけたいのに、応募がたくさんありその対応に追われている…」

このような場合、マニュアルに沿った書類選考・応募者とのスケジュール調整・合否連絡といった、形式的な業務をアウトソーシングするのがよいでしょう。面接に注力することで、より適した人材を発掘できます。

このように、ノンコア業務をアウトソーシングすることで、コア業務の質の向上が期待できるでしょう。

採用業務におけるコア業務・ノンコア業務は後半で解説いたします。

コスト削減につながる

コストを理由に導入をためらっている方もいるかもしれませんが、採用代行はコスト削減にも効果的です。

自社に採用スキルがない場合、採用担当者を増員したところで業務はスムーズに進まず、コストも時間も無駄になります。

採用代行を導入すれば、プロ集団の即戦力を確保できるため、新たな人材を雇うよりコスパがいいかもしれません。

また、波のある採用活動において、業務量が増加する時期は、通常業務がひっ迫することになります。

それにより、残業代も発生しますし、ストレスや疲れがミスを招く要因にもなります。

必要な時期にだけ採用代行を導入することで、不要な費用や時間を抑え、コスト削減につながるでしょう。

プロの採用スキルが得られる

採用代行業者は、採用の専門知識と豊富な経験を持ったプロフェッショナルです。

採用代行を導入し、細かなフォローや客観的な提案を受けることで、プロの採用スキルや成功率の高い採用プロセスを間近で学べるでしょう。

対応実績の多い代行業者を選定することで、より多くの企業から蓄積されたスキルを自社に取り入れることができます。

また、採用活動において行き詰まりを感じた場合にも、打開策を見出すきっかけとなるでしょう。

レベルの高い採用業務の遂行が可能

採用のプロに業務を依頼することで、レベルの高い採用業務の遂行が可能になります。

採用手法やトレンドは、時代とともに常に変化しています。

最新の情報を把握している採用代行であれば、最新・最適な手法での採用業務が可能です。

競合他社より一歩抜け出すことで、企業が求める人材の獲得確率は高くなるでしょう。

採用代行（RPO）のデメリット

採用代行（RPO）には、前述したメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあります。

採用代行を有効的に活用するために、デメリットもしっかりチェックしましょう。

認識の齟齬による採用のミスマッチ

採用業務を外部に委託することで、認識の齟齬による採用のミスマッチが生じる可能性があります。

その原因のひとつは、代行業者とのコミュニケーション不足です。定期的なコミュニケーションを実施し認識のすり合わせを行わないと、企業が求める人物像の共有が不十分になります。

その結果、要件を満たしていない人材が採用されるリスクが高くなるでしょう。

そのため、自社の希望を細かく伝え、企業と代行業者の認識に相違がない状態で採用業務を進めることが肝心です。

また、採用代行の導入後も、定期的な進捗確認とフィードバックを行う必要があるでしょう。

採用のノウハウが蓄積されにくい

採用業務を代行業者に任せきりにしてしまうと、担当者のスキルアップの機会が減り、採用のノウハウが自社に残らない可能性があります。

採用代行を導入する際は、定期的な情報共有や進捗管理などを通し、スキルアップの機会を積極的に設けることも大切です。

また、採用における全体的な方針は、自社で決めるよう心がけることも必要でしょう。

選ぶ代行業者によっては費用対効果が低い

採用代行業者の数は増えており、各代行業者で行える業務もさまざまです。

採用代行を導入しても、自社が希望する業務を得意としていない場合、、無駄な工数がかかり費用対効果が低いと感じてしまうでしょう。

だからこそ、契約前は複数の代行業者を比較することが大事です。

自社が必要とする業務の遂行が可能か、採用実績や成功事例が豊富であるかなどを確認し、費用に見合った成果が期待できる業者を選びましょう。

内定者との信頼関係が希薄になる

採用代行を利用することにより、自社の社員と内定者の信頼関係が希薄になるということもデメリットとして挙げられます。

委託する業務内容によっては、内定者との連絡を採用代行業者が行うことになります。

その際、内定者からの相談や質問を受け付けることもあるでしょう。

そのようなコミュニケーションを代行業者に一任してしまうと、内定者の入社後、信頼関係を築いた担当者がいないことに不安を感じるかもしれません。

内定者のフォローを代行業者任せにするのではなく、信頼関係を構築するためにも、自社の担当者が一部を担うなどの判断が必要です。

採用代行（RPO）に依頼可能な業務とは？

採用代行に依頼可能な業務とは、一体どんな業務が挙げられるのでしょうか。

採用代行におけるコア業務とノンコア業務に分けて、それぞれ依頼可能な業務を説明していきます。

採用代行におけるコア業務

採用代行におけるコア業務とは、採用方針の策定や採用に直結するような業務のことです。

具体的には以下の業務が挙げられます。

• 採用計画立案
• 採用基準設定
• 面接
• 採用の可否決定

コア業務を採用代行に依頼するケースとしては、プロの採用スキルを取り入れたい場合や、採用活動において行き詰まりを感じた場合などが多いようです。

採用代行におけるノンコア業務

採用代行におけるノンコア業務とは、専門的な知識やスキルがなくても行え、合否や採用に直結しない業務のことです。

具体的には以下の業務が含まれます。

• 求人票の作成、スカウトメール配信
• 会社説明会の準備
• 応募者の管理
• 面接日程の調整や問合せ対応

ついつい後回しになりがちなノンコア業務ですが、ノンコア業務が滞るとコア業務にも支障をきたします。

採用代行に依頼すれば高いレベルで計画的に遂行してもらえるため、競合他社との差別化を図れるでしょう。

採用代行（RPO）に依頼できる具体的な業務例

それでは、採用代行（RPO）に依頼できる業務について、具体的な業務例をご紹介していきます。

導入をお考えの方は、業務例を参考に検討してください。

採用計画

採用計画とは、採用活動のロードマップのようなものです。企業の事業計画を実行するために、採用者に求める要件や採用人数、いつまでに採用するかといった計画を立てます。採用計画を立てずに採用活動を行うと、必要な人材を最適な時期に採用できないといったことになりかねません。

採用代行に採用計画の立案を依頼することもできますし、作成済みの採用計画に対してプロの目線からアドバイスをもらうことも可能です。

母集団形成

採用活動における母集団形成とは、自社に応募してくれる求職者を集める活動のことです。

採用活動の根幹ともいえますが、単に応募者を増やすのではなく、募集の段階から求める人材にターゲットを定めることが重要になります。

採用代行に依頼することで、自社が求める人材に、直接アプローチ可能な母集団形成の方法を助言してもらえます。

応募者の管理・問合せ対応

応募者の管理や問合せ対応は、必ずしも採用担当者が対応しなければならない業務ではありません。

マニュアル化すれば採用担当者以外でも対応可能であるため、採用代行に依頼しやすい業務ではないでしょうか。

応募者管理や問合せ対応は、企業の印象にも繋がります。

採用代行であれば、丁寧でスピーディーな対応が期待できるでしょう。

面接や選考の代行業務

面接や選考業務などは採用業務のコア業務にあたります。

認識のズレによる採用のミスマッチを防ぐためにも、採用代行に一任するのではなく、自社が主導となり進める方がよいでしょう。

内定者へのフォロー

内定後の辞退を防ぎ、優秀な人材を確保するためには、内定者へのフォローは必要不可欠です。

採用代行に定期的かつ継続的な連絡を依頼することで、内定者とのコミュニケーションが円滑に進むでしょう。

ただし、採用代行との信頼関係が強くなりすぎると、入社後、関係の浅い担当者へ相談することに不安を感じる可能性があります。

担当者と代行業者の密な情報共有や、担当者による直接的なフォローも必要です。

採用代行業者の種類別のメリット・デメリット

採用代行業者と一口に言っても、その形態はさまざまです。

自社に合った採用代行業者を選ぶためには、各代行業者のメリット・デメリットを理解したうえで選択する必要があります。

ここでは、

• 大手採用業者
• 業務委託中心の業者
• フリーランス
• オンラインアシスタント

に分けて、それぞれのメリット・デメリットを見ていきます。

大手採用代行業者

大手採用代行業者の場合、長きにわたり採用業界で培ってきたノウハウがあります。

そのため、安定した業務品質や幅広いサービスの提供がメリットと言えるでしょう。

しかし、安定した業務の提供には、一定の枠組みが存在します。

依頼の内容によっては、社内の仕組み上難しいと断られることもあるため、柔軟な対応を求める企業はデメリットを感じるでしょう。

業務委託中心の業者

社員中心の代行業者もあれば、業務委託契約をしているスタッフが中心の代行業者もあります。

業務委託中心の業者では、採用課題に応じてスタッフでのチーム編成が可能です。

よって、企業が持つ課題にピンポイントでアプローチできるでしょう。

また、在籍スタッフも多く、大型案件に対応できるといったメリットがあります。

デメリットとしては、委託の手数料分契約金額が高くなることや、アサインに時間を要する可能性があることが挙げられます。

また、業務内容に変更が生じる度に、チームの再編成が必要になる場合もあるため、細かな条件の事前確認が必要です。

フリーランス

フリーランスに依頼する場合、比較的費用が抑えられ、かつ導入まで時間がかからないといったメリットがあります。

また、柔軟な対応が期待できるため、大手採用代行業者で断られるような細かい要望にも寄り添った対応をしてくれる可能性が高いです。

しかし、個人で対応するため、対応者のスキルによっては期待した成果がでない場合もあります。

依頼する前に、可能な限り経歴やスキルを直接確認することをおすすめします。

オンラインアシスタント

オンラインアシスタントとは、オンラインを通じてさまざまなバックオフィス業務を代行するサービスです。

採用業務だけではなく、幅広い範囲の業務に対応可能です。

採用業務以外の業務もカバーしてもらいたい場合は、同じ窓口からまとめて相談・依頼できるため、時間やコストの削減に繋がります。

ただし、担当者によっては得手不得手があるため、個々のスキルにバラツキを感じる可能性があります。

その場合は、採用業務専門のチームを有するオンラインアシスタント業者に依頼することで、専門性の高いサポートが期待できるでしょう。

採用代行業者の選定ポイント

採用代行について理解は深まってきたと思いますが、何を基準に選ぶとよいのでしょうか。

採用代行業者の選定には、以下の4つのポイントをチェックしましょう。

• 対応実績
• 業務を遂行するための社内体制
• 依頼可能な業務範囲
• スムーズなコミュニケーションが可能か

対応実績

採用代行業者を選ぶ際、成果を得るためのノウハウがあるかを見極めることが必要です。対応実績が多いほどノウハウの蓄積量が豊富で、期待した成果を得やすいと考えられます。

また、自社と似たような規模や業界の案件を扱っているかどうかも、対応実績からチェックが可能です。

各代行業者が公表している実績を見て、検討を進めるとよいでしょう。

業務を遂行するための社内体制

採用代行は、担当者のスキルが成果に影響を与える可能性があります。

担当者が派遣やアルバイト、インターンの場合、頻繁に担当者の交代が発生することや、経験や知識、スキル不足が感じられることが懸念されます。

どのような形態でチームが構成されるのか確認しましょう。

直接雇用者中心のチーム構成やアウトソーシングセンターを有する代行業者であれば、より安心して依頼できるでしょう。

またスキル向上のための研修など、社内体制が整っているのかも判断材料になります。

依頼可能な業務範囲

依頼可能な業務範囲は、採用代行業者によって異なります。

業者によっては依頼ができない業務もあるでしょう。

契約する前に、自社が依頼したい業務を明確にし、その業務が対応範囲であるかどうかの確認が必要です。

採用業務は多岐にわたるため、自社の採用課題をクリアにできる代行業者かどうかがポイントとなります。

スムーズなコミュニケーションが可能か

進捗や情報共有は必須事項です。

コミュニケーションがスムーズに行われないと、業務の滞りにつながります。

スピード感が必要な業務の場合は、特に影響を受けてしまうでしょう。

スムーズな業務遂行のために、コミュニケーションツールや頻度、緊急時の対応などをチェックするとよいかと思います。

大手採用代行業者の費用相場は？サービス・費用を比較

これまでは採用代行の業務について触れてきましたが、ここでは大手採用代行業者の費用相場を一覧でご紹介します。

サービスや費用の違いがどの程度なのか、これから採用代行業者を導入する上での参考にしてください。

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無料トライアルもご用意しておりますので、採用代行の検討入口として、ぜひフジ子さんにご相談ください。

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まとめ

今回は採用代行について、基礎知識やメリットデメリット、具体的な業務内容などをご紹介いたしました。

多岐にわたる採用業務において、限られた時間とリソースの中、全てを高い水準で完璧にこなすことは困難かと思われます。

採用代行を導入し、ウイークポイントをプロにカバーしてもらうことで、理想とする採用業務のレベルを維持し続けることが可能になるでしょう。

売り手市場が見込まれている今、採用代行の検討は決して重要度が低いものではありません。

こちらの記事が検討の一助になれば幸いです。