勤怠管理代行とは？費用、内容、外注業者選びのポイントも全て網羅的に解説

「勤怠管理にかかっている時間が多い」
「コストを削減するだけでなく、効果的な勤怠管理をしたい」

などと悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

勤怠管理で上記のようなお悩みがある人事部のあなたには、勤怠管理を代行する選択肢がおすすめです。

勤怠管理を代行業者に依頼すると

• 業務効率化できる
• 重要な業務に時間が割ける
• 勤怠管理の漏れがなくなる

というメリットがあります。

一方で、外注するとノウハウが自社に残らないことや外注費としてランニングコストの発生が懸念されます。しかしこのようなデメリット以上にメリットを持つのが勤怠管理代行です。

この記事では、勤怠管理代行のサービス内容や、外注するメリット、またどのように業者を選ぶべきなのか解説します。

勤怠管理代行とは？

勤怠管理代行というのは、従業員の出退勤を管理したり、勤務予定を管理します。また、不正打刻がないのか、勤務時間が適切かどうかもチェックしてくれます。
勤怠管理代行が管理してくれるのは主に以下のポイントです。

• 労働量
• 賃金
• 労働基準法

予算に合わせて従業員の賃金と勤務時間を考慮することは、会社全体の効率化やコスト意識の向上などにつながります。

勤怠管理を代行することで、「会社全体の健全な運営を効率的に支えることができる」というわけですね。

勤怠管理代行が行う業務・仕事内容

勤怠管理代行が行う業務内容を紹介します。結論から申しますと、従業員の出退勤を管理し、業務の効率化を提案してくれるのです。

• オンラインアシスタント
• 勤怠管理ソフト

勤怠管理代行には、上記の2つのパターンに分けられます。

一つ目は、オンラインアシスタントです。
オンラインアシスタントは、人事部が行う勤怠管理などの業務をオンラインで代行してくれます。

具体的にオンラインアシスタントは、企業から提供されたデータを元に、給与計算をしたり勤務状況の管理をします。

シフトの管理をしたり、必要とする資料を作成したりすることも含まれます。人事部が行う必要のある「ちょっと面倒だな」と感じるオペレーション業務を、アシストするのです。

次に、クラウド型のサービスを導入し、勤怠管理をクラウド上で管理するケースです。複雑化する勤怠管理のデータを一元管理し、データの自動集計も行います。ニーズに合わせて打刻方法を選択し、入力されたデータを管理することも可能です。

それでは、2つのパターンに共通している業務内容をさらに詳しく見ます。

従業員の出退勤を管理

勤怠管理をする上で勤怠を記録するのはあたり前の業務ですが、加えて従業員の労働時間が労務コンプライアンスに沿っているのかを厳重にチェックすることも大切です。

ちなみに以下の労働基準法をよると、

第三十二条　使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
○２　使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。
第三十二条の二　使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定により、又は就業規則その他これに準ずるものにより、一箇月以内の一定の期間を平均し一週間あたりの労働時間が前条第一項の労働時間を超えない定めをしたときは、同条の規定にかかわらず、その定めにより、特定された週において同項の労働時間又は特定された日において同条第二項の労働時間を超えて、労働させることができる。引用元：https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=322AC0000000049#D

このように上記の労働基準法にしたがって、基本的に勤務時間は1週間で40時間を超えてはいけません。

労務コンプライアンスが重視され、世間の目も厳しくなっているので、従業員の出退勤管理はさらに重要になってきています。

従業員の数が多くなればなるほど、従業員の出退勤を適切に管理するのが難しくなります。守りの経営を万全にしつつ、効率化するためにも勤怠管理代行を要所で使い分けていきましょう！

既存の従業員に関する手続き

人事部は採用業務だけでなく、給与関係や福利厚生に関する業務も行います。
具体的には、

• 人材開発
• 給与計算
• 異動や配置転換
• 社員の手続き業務の4つがあり、これらも全て勤怠管理代行業者に依頼することができます。

給与計算や社会保険の控除の計算などは専門知識が求められます。

そのため勤怠管理代行会社に在籍している社労士が対応してくれるサービスもあり、労務の専門性を持ったスタッフが社内にいない状況でも専門知識が必要な勤怠管理業務を行うことができます。

採用面接の日程調整

面接希望者が増えれば増えるほど、日程調整に割く時間が増えます。もし勤怠管理代行に外注してしまえば、面倒な日程調整もスムーズに行えますよね。

例えば、面接希望者の日程調整に1日2時間働いたとして、1週間分の10時間かかっていた人事部のAさんがいたとしましょう。面接の日程調整にかかる10時間分の仕事を外注すると、浮いた10時間で社内制度を整える企画書を作成したり、部下への育成といった会社的にもインパクトが大きい業務に時間を割くことができます。

事務作業は外注し、優秀な人材を選考することに力を注げるのは、人事担当者にとって大きな助けになるでしょう。

勤怠管理代行に委託、外注するメリット

勤怠管理代行に業務を外注するメリットを紹介いたします。

• 業務効率化できる
• 法令改正にも対応しやすい
• コスト削減につながる

項目別に詳しく見ていきます。

業務効率化できる

勤怠管理を代行依頼することで、コアな業務に集中できます。毎月の勤怠を集計し、従業員の労働時間が適切かを計算するには、多くの時間がかかるものです。

業務効率化を行うことができれば、以下のストレスを軽減することも可能です。

• 終わらせるべき業務が時間内に終わらない
• 目標が複雑化している
• 優先順位が付けにくい
• サービス残業がある

このように業務効率化を行うことで業務が減って、割くべき業務に時間を割くことができる以外にも相乗効果として業務全体のストレス軽減につながることも覚えておきましょう。

法令改正に対応できる

自社でサーバーを保有しシステムを導入していると、法改正がある度にシステムをアップデートさせる必要があり、追加の運用コストがかかる場合もあります。

勤怠管理代行なら、法改正があっても無償で対応できます。アシスタントやソフトがシステムの変更や計算方法の変更もすぐに行うので、法改正の際に悩まされることもないのです。

コスト削減につながる

勤怠管理を代行することは、コスト削減にもつながります。不正打刻があったり、従業員の労働時間が適切かを判断できなかったりした可能性があります。また勤怠管理を行う人員を導入していたので、ここにもコストがかかります。

例えば、勤怠管理をするために派遣社員を雇っていたとしましょう。東京で派遣社員を雇うと、平均時給は1300円から1500円です。(*1)

派遣社員を雇う際にかかる費用は、契約社員に支払う額の1.3倍から1.5倍とされているので、時給1300円でも1時間あたり1690円から1950円支払う必要があり、フルタイム稼働の場合は月に「約27万円」がかかってしまいます。。

勤怠管理代行を利用すると、月に必要な作業量分だけを依頼できるので、コストを抑えることができます。フジ子さんなら月の20時間稼働するプランは6.27万円から利用できるので、コストの差が歴然です。※2023/11/1より新価格。

*1https://www.staffservice.co.jp/job/column/detail_045.html

勤怠管理代行に委託、外注するデメリット

もちろんメリットだけではなく、デメリットも存在します。

• ノウハウが自社に残らない
• 外注費用がかかる

それぞれ詳しく説明いたします。

ノウハウが自社に残らない

業務を代行してもらうので、自社に勤怠管理をするノウハウを残すことができません。

企業は勤務状況を提供し、業者が勤務状況を精査・分析するからです。改善までのノウハウは、実際に勤怠管理していないので自社には残らないでしょう。

例えば、法改正が予定されていたり、勤務状況の改善が求められているとしましょう。新しい法改正に沿った新しい計算をした給与計算や勤怠状況の改善のノウハウなどは、代行業者に依頼していると社内には残りません。

しかし自社で給与計算をしたり勤怠管理する場合には、新しい給与計算のノウハウや改善すべき点と改善した結果がデータとして手元に残ります。次に問題が発生したときには、これまでのデータを元に分析できます。

しかし勤怠管理を代行業者に依頼することでコア業務に時間を使って全体の効率を向上させることは大きな利点があります。

外注費用がかかる

無料で依頼することはできないので代行業者に外注すると、当然ですが外注費用がかかります。。

しかし新しい社員を雇ったり、残業費用を払ったりするよりも、経理の経験が豊富な勤怠管理代行業者に外注をする方がコスト削減につながる場合があります。

社員を雇う場合、育成コストも毎月のお給料も発生してきますし、「勤怠管理だけをお願いしたい」という場合の「社員を雇う」という選択肢は無駄が多すぎると考えるためです。

勤怠管理の他に、社内文化の構築や採用活動の活性化などのメイン業務が用意されているのであれば「新しい社員を雇う」という選択肢も加えて検討してみても良いかもしれません。

勤怠管理代行の料金相場

では、勤怠管理を外注した場合の料金相場を見ていきます。勤怠管理を外注するには、2つのパターンがあります。

• オンラインアシスタント
• クラウドサービス

別々に料金相場をお伝えします。

オンラインアシスタント

オンラインアシスタントは、オンラインでアシスタントが業務を担当します。もちろん勤怠管理などの人事業務も含まれています。

企業はディレクターに勤務状況をデータとして渡します。その後、ディレクターが経理などの経験があるアシスタントに作業を割り振ります。ハイレベルなアシスタントが、オンラインで業務のサポートをするのです。

いくつかの業者の料金を見ていきましょう。

契約プランや企業の規模によって、多種多様なプランがあります。従業員の規模で計算するプランや時間契約でアシスタントが稼働するプランがあるのです。

クラウドサービス

クラウドサービスは、勤怠管理をインターネット上で完結させます。Web上で動くソフトを使って、勤怠状況を入力しデータ化していくのです。

従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認したり集計したりできます。勤怠管理を自動化させることにも対応しているのも特徴です。

クラウド型では、1人あたりいくらで料金を計算します。月額1ユーザーあたり300円で固定されているシステムが多いので、従業員数が少ない企業の場合にコストを抑えることができます。

勤怠管理をアウトソーシングできるおすすめの業者

勤怠管理を外注できる業者をピックアップしてみました。

• フジ子さん
• ペイロール
• フルキャストホールディングス

それぞれの業者を詳しく説明します。

フジ子さん

フジ子さんは、オンラインアシスタントです。人事部で勤務経験があるアシスタントが勤怠管理をサポートします。

【特徴】

人事業務だけでなく経理などにも対応可能
無料トライアル「2時間/1週間」で試せる
ユーザーの90％が継続依頼

無料トライアルの期間に、実力を試せるのも魅力です。通常の雇用だと、雇ってしまうと解雇も難しいですよね。フジ子さんなら、どのくらい働いてもらえるのか事前にチェックできますよ。

料金とのバランスも優れており、ユーザーの90％が継続しているというデータもあります。

フジ子さんの公式ホームページはこちら

ペイロール

ペイロールは、給与計算のアウトソーシングです。面倒な業務をまるごと外注できる業者です。

【特徴】

• 業務改善を提案
• 窓口業務を大幅にカットできる
• サポート体制も充実

導入後でも運用担当者がスケジュールやセンターのコントロールを行います。数多くの大手企業が導入しており、サービス継続率が97％になっているのが特徴です。業務が効率化されるだけでなく、業務フローを精査してもらえるのも嬉しい点ですね。

ペイロールの公式ホームページはこちら

フルキャストホールディングス

人材派遣なども行っているフルキャストですが、アウトソーシングにも対応しています。

【特徴】

• 複数の支払いサイクルにも対応
• 労働保険や社会保険の専門知識
• 企業の大きさにも対応可能

人材派遣で培ったノウハウで、複雑な給与計算も対応できる業者です。人事労務に関する専門知識を持ったスタッフが対応するので、法律に関係したきめ細やかな対応が魅力です。

フルキャストホールディングスの公式ホームページはこちら

まとめ

クラウドソーシングなども増加してきており、業務の外注化が自然になっています。手間がかかる工程をまるごと外注してしまうことで、重要な業務に時間を割き、結果として会社全体の効率化につなげることが可能です。

勤怠管理など毎月手間がかかる業務は、勤怠管理代行業者に外注をして、コア業務に集中しましょう。