営業事務代行おすすめ5選！依頼できる業務・料金相場・選び方を解説

営業担当者が受発注管理や書類作成などの事務作業まで担当していると、本来注力すべき商談や顧客対応に十分な時間を確保できないことがあります。

こうした課題の解決に役立つのが、営業活動を支える事務業務を外部に委託できる「営業事務代行」です。必要な業務を外注することで、営業担当者の負担を軽減し、営業活動の効率化を図れます。

本記事では、営業事務代行に依頼できる業務や料金相場、メリット・デメリット、業者の選び方を解説します。おすすめのサービス5つもご紹介するので、営業事務の外注を検討している方はぜひ参考にしてください。

営業事務代行とは？営業代行・オンライン秘書・BPOとの違い

営業事務代行とは、営業活動に付随する事務業務を外部に委託できるサービスです。営業代行やオンライン秘書、BPOとは対応業務や委託範囲に違いがあるため、それぞれの特徴を解説します。

営業代行とは？営業事務代行との業務範囲の違い

営業代行とは、企業に代わって新規顧客の開拓やアポイントの獲得、商談などの営業活動を行うサービスです。営業担当者の業務を外部の専門スタッフが担い、売上拡大や新規顧客の獲得を支援します。

一方、営業事務代行は、受発注管理や見積書・請求書の作成、顧客情報の入力など、営業活動を支える事務業務が中心です。商談の日程調整や営業資料の準備なども依頼できますが、基本的に商談や営業活動そのものは担当しません。

新規顧客の獲得や商談を外注したい場合は営業代行、営業担当者の事務負担を軽減したい場合は営業事務代行が適しています。

オンライン秘書とは？営業事務代行との対応業務の違い

オンライン秘書とは、インターネットを通じて企業の事務業務を支援するサービスです。スケジュール管理やメール対応などの秘書業務に加え、経理・人事・営業事務といった幅広いバックオフィス業務を依頼できます。

営業事務代行との主な違いは、対応する業務の範囲です。営業事務代行は営業部門に関連する事務作業を中心に扱いますが、オンライン秘書は営業事務以外の業務にも対応できるサービスがあります。

そのため、営業事務だけを専門的に任せたい場合は営業事務代行、経理や秘書業務などもまとめて外注したい場合はオンライン秘書が選択肢となるでしょう。ただし、対応範囲はサービスごとに異なるため、事前の確認が必要です。

BPOとは？営業事務代行との委託範囲の違い

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業の業務プロセスの一部または全体を外部に委託することです。単純な作業の代行にとどまらず、業務フローの設計や運用管理、業務改善なども委託範囲に含まれる場合があります。

営業事務代行はBPOとして提供される場合もありますが、受発注処理やデータ入力などの個別業務を中心に請け負うサービスもあります。一方、BPO型のサービスでは、営業事務部門の業務プロセスをまとめて委託できるケースがあります。

例えば、受注から請求までの一連の事務処理を外注し、業務フローの見直しや管理体制の整備まで任せるといった活用方法です。

個別の事務作業を外注したいのか、業務プロセス全体の効率化を図りたいのかによって、適した委託先は異なります。

営業事務代行に依頼できる主な業務

営業事務代行では、受発注に関する事務処理から顧客対応、営業資料の作成まで、幅広い業務を委託できます。ここでは、依頼できる主な業務を4つに分けてご紹介します。

受発注管理・見積書や請求書の作成などの取引事務

営業事務代行では、商品やサービスの受発注管理、見積書・請求書の作成など、取引に関する事務業務を依頼できます。

例えば、顧客からの注文内容を確認して受注データを登録したり、発注書を作成して取引先に送付したりする業務です。納品状況の確認や請求書の発行、契約書類の管理などにも対応できるサービスがあります。

こうした業務は正確性が求められるうえ、取引件数が増えるほど作業負担も大きくなります。外注によって定型的な処理を任せることで、営業担当者の負担を減らし、取引業務を円滑に進めやすくなるでしょう。

顧客リスト作成・データ入力などの社内業務

顧客リストの作成やデータ入力など、営業活動に必要な社内業務も営業事務代行に依頼できます。

具体的には、顧客の企業名や連絡先を一覧にまとめる作業、顧客管理システム（CRM）への情報登録、営業活動の履歴更新などです。また、既存の営業資料の修正や、指定されたフォーマットに沿った書類作成にも対応できます。

これらの業務は日常的に発生しやすく、営業担当者が兼任すると、本来の営業活動に使える時間が減ってしまいます。

外注先に定型業務を任せれば、営業担当者は顧客への提案や商談準備などに集中しやすくなります。ただし、システムへの入力や更新を依頼する場合は、利用中のツールに対応しているか確認しておくことが大切です。

顧客からの問い合わせ対応・日程調整などの営業サポート

営業事務代行には、顧客からの問い合わせ対応や商談の日程調整など、営業担当者を支援する業務も任せられます。

例えば、メールで届いた問い合わせへの一次対応、営業担当者への取り次ぎ、商談候補日の調整、打ち合わせ前のリマインド連絡などです。サービスによっては、電話対応や問い合わせ内容の記録にも対応しています。

こうした業務を外注することで、営業担当者が商談中や外出中でも、顧客への連絡やスケジュール調整を進めやすくなります。

一方、商品に関する専門的な質問や契約条件の交渉などは、社内での判断が必要な場合もあります。そのため、外注先が対応できる範囲や、営業担当者へ引き継ぐ際のルールを事前に決めておくことが重要です。

営業資料の作成・売上集計・案件進捗のレポート作成

営業活動に使用する資料の作成や、売上・案件情報の集計といった業務も依頼できます。

例えば、商談用の提案資料やプレゼンテーション資料の作成、売上データの集計、営業案件の進捗状況をまとめたレポートの作成などです。営業担当者から提供された情報を整理し、グラフや表を使ってわかりやすい資料にまとめる業務も含まれます。

売上集計や進捗レポートの作成は、営業会議や業績管理のために定期的に発生する業務です。これらを外注することで、営業担当者や管理職が集計作業に費やす時間を減らし、営業戦略の検討や案件への対応に注力しやすくなります。

なお、資料作成やデータ分析の対応範囲はサービスによって異なります。単純な集計だけでなく、資料の構成やグラフ作成まで任せたい場合は、対応可能な作業を確認しておきましょう。

営業事務代行の料金相場と料金体系

営業事務代行の費用は依頼する業務や契約形態によって異なるため、月額固定制については、比較対象の5社のうち月額料金を公開している3社の税込料金を契約時間別に比較し、金額の幅を相場の目安として整理しました。従量課金制とBPO型は、受注対応やデータ入力などの公開料金を参考に、それぞれの費用の目安と特徴をご紹介します。

※月額固定制は異なる稼働時間のプランを比較した金額です。従量課金制・BPO型は個別サービスの料金例であり、依頼内容や契約条件によって費用が異なります。

営業事務代行の月額料金の相場

営業事務代行の月額固定制では、月10～60時間のプランを比較すると、月3万円台～20万円台の料金設定が見られます。ただし、契約する稼働時間によって金額が大きく異なります。

例えば、月10時間のプランは3万円台、月20時間では6万円台、月30時間では10万円前後の料金設定が見られます。月45～60時間程度まで稼働時間を増やすと、15万～22万円程度になるプランもあります。

そのため、月額料金だけで比較するのではなく、必要な稼働時間と依頼できる業務の範囲を確認することが重要です。

また、同じ稼働時間でも、担当者のスキルやサポート体制、契約期間によって料金が異なる場合があります。まずは社内で発生している営業事務の作業時間を把握し、必要な業務量に合ったプランを選びましょう。

月額固定制は契約時間や稼働時間に応じて料金が決まる

月額固定制は、あらかじめ決められた稼働時間に対して毎月一定の料金を支払う方式です。月10時間や30時間など、複数のプランから業務量に合ったものを選べます。

毎月の費用を把握しやすく、受発注管理や顧客情報の更新など、継続的に発生する営業事務を委託したい企業に向いています。

一方、契約時間を超えて作業を依頼すると、追加料金が発生する場合があります。また、稼働時間を使い切れなかった場合の取り扱いもサービスによって異なります。

業務量に変動がある企業は、プランの変更や未使用時間の繰り越しが可能かどうかも確認しておきましょう。

従量課金制・個別見積もり制は依頼内容や業務量によって料金が変わる

従量課金制は、依頼した作業の件数や処理量などに応じて料金が発生する方式です。例えば、データ入力やリスト作成など、作業量を数値で把握しやすい業務に適しています。

毎月の依頼件数が少ない場合や、特定の業務だけを外注したい場合に利用しやすい一方、作業量が増えるほど費用も高くなる点には注意が必要です。

また、新規顧客の開拓まで対応するサービスでは、顧客獲得などの成果に応じて報酬が発生する成果報酬型が採用される場合もあります。こちらは作業件数に応じた従量課金制とは異なる仕組みです。

個別見積もり制では、依頼する業務の内容や難易度、作業量などをもとに料金が決まります。いずれも事前に単価や料金の算定条件を確認し、想定外の費用が発生しないようにすることが大切です。

BPO型は業務範囲や運用体制に応じた見積もり

BPO型は、営業事務の個別作業だけでなく、業務プロセスの運用や管理までまとめて委託する形態です。

例えば、受注処理から請求書発行までの一連の業務を外注したり、営業事務の業務フローを見直して運用体制を整えたりする場合に活用できます。

料金は委託する業務範囲や必要な人員、システムの利用状況などによって異なり、個別見積もりとなるケースが一般的です。なお、BPOは委託形態を指すため、料金の支払い方式自体は月額固定制などになる場合もあります。

単純な事務作業の外注と比べて、業務設計や運用管理まで依頼できる点が特徴です。費用を比較する際は、作業の代行だけでなく、どこまでの管理業務が料金に含まれているか確認しましょう。

初期費用・最低契約期間・追加料金も確認する

営業事務代行を利用する際は、月額料金だけでなく、初期費用や最低契約期間、追加料金の有無も確認する必要があります。

特に、以下の項目は契約前に確認しておきたいポイントです。

例えば、月額料金が希望する予算内でも、最低契約期間が長ければ、契約期間全体の支払額は大きくなります。

短期間だけ利用したい場合や、繁忙期に合わせて依頼量を調整したい場合は、契約期間やプラン変更の柔軟性も重視しましょう。

押さえておきたい営業事務代行業者の選定ポイント

営業事務代行業者を選ぶ際は、料金だけでなく、対応業務やセキュリティ体制、実績などを総合的に比較することが大切です。自社に合った依頼先を見極めるために、押さえておきたい5つのポイントを解説します。

受発注管理や顧客対応など自社が依頼したい業務に対応しているか

営業事務代行業者を選ぶ際は、まず自社が外注したい業務に対応しているか確認しましょう。

営業事務代行といっても、受発注管理や請求書作成などの定型業務を中心に扱う業者もあれば、顧客対応や営業資料の作成まで幅広く対応する業者もあります。

例えば、受注処理から請求書発行までを一括で依頼したい場合は、それぞれの作業だけでなく、一連の業務を継続して任せられるかが重要です。また、顧客からの問い合わせ対応を外注するなら、メールや電話などの対応手段も確認する必要があります。

依頼したい業務を事前にリストアップし、対応可能な範囲と社内で引き続き担当する範囲を明確にしておくと、導入後の認識のズレを防ぎやすくなります。

顧客情報や契約書を適切に管理できるセキュリティ体制があるか

営業事務では、顧客の連絡先や取引条件、契約書など、機密性の高い情報を扱う機会が多くあります。そのため、外注先のセキュリティ体制も重要な判断基準です。

確認したいのは、情報管理に関する社内ルールや従業員への教育、アクセス権限の管理、秘密保持契約の締結状況などです。業務終了後のデータの取り扱いや、情報漏洩が発生した際の対応体制についても確認しておくと安心でしょう。

また、第三者認証の取得状況も判断材料の1つです。例えば、オンラインアシスタント® フジ子さんを運営するBPOテクノロジー株式会社は、個人情報保護に関するPマークと、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISMS認証を取得しています。

ただし、認証の取得だけで安全性が保証されるわけではありません。実際の運用ルールや情報管理の方法も含めて確認することが大切です。

業務量に合った料金プランと契約条件を選べるか

営業事務代行の料金プランは、月額固定制や従量課金制など、業者によって異なります。自社の業務量に合ったプランを選べるかどうかも確認しましょう。

例えば、毎月一定量の受発注処理やデータ入力が発生する企業には、月額固定制が適しています。一方、繁忙期と閑散期で業務量に差がある場合は、必要に応じて契約時間を変更できるサービスが便利です。

契約時には、以下の項目を確認しておくとよいでしょう。

料金の安さだけで判断せず、必要なときに必要な業務量を依頼できる柔軟性にも注目することが重要です。

自社と同じ業務領域での代行実績があるか

営業事務代行業者の実績を確認する際は、利用企業数だけでなく、どのような業務を請け負ってきたかにも注目しましょう。

例えば、受発注管理を依頼したい場合は、注文データの処理や納期管理などの実績がある業者が候補となります。また、営業資料の作成を依頼するなら、資料作成やデータ集計に関する経験も判断材料です。

業者によって得意な業務領域は異なるため、導入事例や対応実績を確認し、自社の課題に近い事例があるか比較しましょう。

さらに、業務の正確性を維持するためのチェック体制や、担当者が不在になった場合の対応方法なども確認しておくと、継続的に業務を任せられるか判断しやすくなります。

利用中のCRM・SFAや受発注システムに対応しているか

営業事務代行を円滑に導入するためには、自社で利用しているシステムやツールに対応しているかも確認が必要です。

例えば、顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）を利用している場合、外注先が直接データを入力・更新できれば、社内での転記作業を減らせます。また、受発注システムへの登録や注文情報の確認なども、既存の業務フローに沿って対応できるかが重要です。

ただし、対応可能なツールは業者によって異なります。利用経験があるかだけでなく、自社の運用方法に合わせた作業が可能か、アカウントの発行やアクセス権限の設定が必要かについても確認しましょう。

既存システムとの連携が難しい場合、データの受け渡しや入力作業が新たに発生することもあります。導入前に作業手順をすり合わせ、社内の負担が増えない運用方法を検討することが大切です。

営業事務代行のおすすめサービスを5つご紹介

営業事務代行には、幅広いバックオフィス業務に対応するオンライン秘書から、営業事務の運用を一括で支援するBPO型まで、さまざまなサービスがあります。ここでは、おすすめの5社を特徴や料金とともに比較します。

【オンライン秘書型】オンラインアシスタント® 「フジ子さん」

出典：オンラインアシスタント®「 フジ子さん」

※「オンラインアシスタント」はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。

オンラインアシスタント® フジ子さんは、受発注管理や資料作成などの営業事務に加え、経理・秘書・人事など幅広い業務を依頼できるサービスです。月10時間から利用でき、業務量に応じて毎月プランを変更できるほか、1カ月から契約できます。運営会社のBPOテクノロジー株式会社は、PマークとISMS認証を取得しており、情報管理体制の整備に取り組んでいます。

【オンライン秘書型】HELP YOU

出典：HELP YOU

HELP YOUは、営業事務や経理、人事など幅広いバックオフィス業務をオンラインで代行するサービスです。営業先リストの作成や見積書・請求書の作成、データ入力、問い合わせ対応などに対応しています。複数のアシスタントが対応するチームプランと、専属スタッフに依頼できる1名専属プランがあり、いずれも契約期間は6カ月です。

【新規開拓・顧客管理支援型】TRUSTWORK

出典：TRUSTWORK

TRUSTWORKは、新規クライアントの開拓から取引開始後の事務・管理業務まで対応する営業事務代行サービスです。独自の営業ノウハウや市場リサーチを活用して取引先の開拓を支援し、その後のクライアント管理も代行しています。料金は成果報酬型を採用しており、新規顧客の獲得と管理業務をあわせて外注したい企業に適しています。

【営業事務・クラウド化支援型】VICTORIA PLUS

出典：VICTORIA PLUS

VICTORIA PLUSは、営業事務や秘書業務、Webサイトの運営管理などを手掛ける事務代行サービスです。営業資料や見積書・請求書の作成、問い合わせ対応、顧客管理などに加え、在庫管理システムのクラウド化も支援しています。オンラインツールや電話を通じて業務を依頼でき、日常的な事務作業とシステム運用の効率化をまとめて相談できる点が特徴です。

【営業事務BPO型】TMJ

出典：TMJ

TMJは、営業部門の事務作業をはじめ、さまざまな業務のアウトソーシングを手掛けるBPO企業です。見積書の作成や請求書の発送、資料管理、問い合わせの一次対応などを代行し、営業担当者がコア業務に集中できる環境づくりを支援しています。業務の切り分けや運用設計にも対応しており、RPAやAI-OCRなどの技術を活用した業務効率化も特徴です。

営業事務代行を利用するメリット

営業事務代行を活用すると、事務作業にかかる時間だけでなく、採用や人員配置に関する負担も軽減できます。ここでは、営業部門の業務効率化につながる主なメリットを3つご紹介します。

営業担当者が商談や顧客フォローに集中できる

営業事務代行を利用する大きなメリットは、営業担当者が本来の営業活動に集中できることです。

営業担当者が見積書や請求書の作成、受発注処理、顧客情報の入力などを兼任していると、商談準備や顧客への提案に十分な時間を確保できない場合があります。特に、取引先や案件が増えるほど事務作業の負担も大きくなりがちです。

こうした定型業務を外注すれば、営業担当者は新規顧客の開拓や既存顧客へのフォロー、商談など、売上に直結する業務に時間を使いやすくなります。

営業事務スタッフの採用・教育にかかる負担を軽減できる

営業事務代行を利用すれば、自社で新たにスタッフを採用する際の負担も軽減できます。

営業事務スタッフを雇用する場合、求人広告の掲載や面接、入社後の研修などに時間と費用がかかります。また、給与や社会保険料などの人件費に加え、退職時には再び採用活動が必要になることもあるでしょう。

営業事務代行なら、外部のスタッフに必要な業務を委託できるため、採用活動や人材育成にかかる負担を抑えられます。事務業務の経験を持つスタッフが対応するサービスであれば、専門的な知識やスキルも活用できる点がメリットです。

ただし、自社独自の業務ルールやシステムの操作方法については、外注先への共有が必要です。導入時の引き継ぎを適切に行うことで、その後の業務を円滑に進めやすくなります。

繁忙期や欠員時にも必要な事務リソースを確保できる

営業事務代行は、繁忙期やスタッフの欠員によって一時的に業務量が増えた場合にも役立ちます。

例えば、年度末や決算期などで受発注処理や書類作成が集中すると、通常の人員だけでは対応が追いつかないことがあります。また、営業事務スタッフが急に退職したり、休職したりした場合、ほかの従業員に業務負担が偏ることも少なくありません。

営業事務代行を活用すれば、必要な期間や業務量に応じて外部の人材を確保し、社内の負担を分散できます。業務量に合わせて契約時間を変更できるサービスなら、繁忙期には依頼時間を増やし、閑散期には減らすといった調整も可能です。

営業事務代行を利用するデメリットと対策方法

営業事務代行には多くのメリットがある一方、業務の引き継ぎや情報共有などで注意すべき点もあります。導入後のトラブルを防ぐために、主なデメリットとその対策方法を確認しておきましょう。

依頼前に業務フローや入力ルールを整理する必要がある

営業事務代行を利用する際は、外注する業務の手順や社内ルールを整理する必要があります。

例えば、受発注管理を依頼する場合、注文情報の確認方法やシステムへの入力手順、処理が完了した際の報告方法などを共有しなければなりません。これらが曖昧なままだと、入力ミスや作業のやり直しが発生する可能性があります。

特に、担当者の経験や判断に頼っている業務は、外部スタッフへの引き継ぎに時間がかかることもあるでしょう。

対策としては、業務マニュアルやチェックリストを用意し、作業手順を明確にすることが有効です。また、最初からすべての業務を委託するのではなく、定型的な作業から段階的に任せることで、運用上の課題を把握しやすくなります。

営業担当者との連携が不足すると確認作業や対応の遅れが生じる

営業事務代行では、外部スタッフと社内の営業担当者が連携して業務を進めるため、情報共有が不足すると対応の遅れにつながる場合があります。

例えば、顧客からの問い合わせ内容が営業担当者に正しく伝わらなかったり、商談日程の変更が共有されなかったりすると、顧客対応に支障をきたしかねません。

また、外部スタッフが判断できない事項について、その都度社内に確認する必要があると、かえって営業担当者の負担が増えることも考えられます。

こうした問題を防ぐには、連絡手段や報告頻度、対応できる業務の範囲を事前に決めておくことが大切です。緊急時の連絡先や判断が必要な場合の対応手順も共有しておけば、確認作業を減らし、円滑な業務運用につなげられます。

外注先に任せきりにすると業務の進捗やノウハウを把握しにくい

営業事務を外注すると、社内で日常的に行っていた業務の進捗や処理状況が見えにくくなる場合があります。

例えば、受注処理や顧客情報の更新をすべて外部スタッフに任せていると、作業の進み具合や発生している問題を社内で把握できない可能性があります。また、業務に関する知識やノウハウが外注先に偏ると、契約終了後の引き継ぎが難しくなるおそれもあるでしょう。

対策としては、定期的な進捗報告を受ける仕組みを整え、作業内容や対応状況を社内でも確認できるようにすることが重要です。

業務マニュアルや対応履歴を共有し、社内にも情報を蓄積しておけば、担当者の変更や委託先の切り替えが必要になった際にも対応しやすくなります。

社外への情報共有に伴うセキュリティリスクがある

営業事務代行では、顧客情報や契約内容、取引金額などの機密情報を外部スタッフと共有することがあります。そのため、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクにも注意が必要です。

例えば、外部スタッフに顧客管理システムへのアクセス権限を付与する際、適切に制限していなければ、業務に必要のない情報まで閲覧される可能性があります。また、ファイルの送信先を誤ることで、機密情報が外部に流出するおそれもあります。

こうしたリスクへの対策として、秘密保持契約の締結やアクセス権限の制限、安全なファイル共有方法の採用などが挙げられます。

あわせて、外注先の情報管理体制や従業員へのセキュリティ教育、トラブル発生時の対応手順も確認しておきましょう。必要な情報だけを適切な方法で共有することが、安全に営業事務を委託するうえで重要です。

まとめ｜営業事務代行で事務負担を減らし営業活動に集中できる環境を整えよう

営業事務代行を活用すれば、受発注管理や書類作成、顧客対応などの事務作業を外部に任せ、営業担当者が商談や顧客フォローに集中しやすくなります。

サービスを選ぶ際は、料金だけでなく、対応業務やセキュリティ体制、契約条件などを比較し、自社の課題や業務量に合った依頼先を見極めることが大切です。

オンラインアシスタント® フジ子さんでは、営業事務をはじめ、経理や秘書、人事など幅広いバックオフィス業務に対応しています。月10時間34,320円（税込）から利用でき、業務量に合わせて毎月プランを変更できるほか、1カ月からの契約も可能です。

営業事務の負担軽減や業務効率化を検討している方は、ぜひフジ子さんにご相談ください。