BPOとは?その意味・定義とアウトソーシングとの違い、メリット・デメリットを解説

近年、少子高齢化による人材不足や、それに対処するための働き方改革など、企業を取り巻く環境が大きく変化しています。これからは業務の効率化が必須であり、その有効な手段として注目されているのが「BPO」です。

BPOはアウトソーシングの一形態ではあるものの、従来のアウトソーシングとは取り組み方が異なります。両者の違いは、経営戦略を立てるうえで大切です。

本記事では、BPOの意味・定義、メリットとデメリットや活用例などを紹介します。BPOとは一体どんな手法なのか、この機会に覚えておきましょう。

BPOとは?

BPOとは、業務設計から実行・分析・改善まで、必要なビジネスプロセスのすべてを一括して外部業者に委託する経営手法です。正式には「Business Process Outsourcing」といいます。

対象はマーケティング・営業・システム開発のほか、経理や人事・物流など多岐にわたります。

これらを専門性の高いプロへ外注し、業務効率化や生産性アップにつなげるのが主な目的です。近年では日本でも多くの企業が導入しており、市場での競争力強化に活用しています。

BPOとアウトソーシングの違い

従来のアウトソーシングでは、外部に委託するのは業務の一部でした。対してBPOでは、業務を一括して外注します。特定の部門をまるごと外部へ切り出すイメージですね。

BPOは、経営戦略の一環で行うことになります。業者とは長期的な関係を育みながら、パートナーとして共に課題解決を目指します。

BPOが注目される理由

BPOが注目される背景に、人手不足という大きな課題があります。少子高齢化による労働人口の減少で、満足のいく採用が難しいのが実情です。

日本の生産年齢人口(15~64歳)は、1995年に8,700万人でした。しかし2015年には7,700万人まで減少しています。20年間で1,000万人も生産年齢人口が減れば、当然人手不足に陥ってしまうわけです(*)。

すると従業員一人あたりの仕事量は増加します。それらをどうにか遂行しようとすると、一つ一つの業務の質が低下しかねません。結果、生産性の伸び悩みにつながります。

とはいえ人口は簡単に増えないので、業務効率化が必要です。その有効な手段に、BPOが挙げられます。

*:中小企業庁/2018年度版「中小企業白書」第2部-第1章-第2節

BPOを導入するメリット

ここからは、BPOのメリットを3つ解説していきます。

コア業務に集中できる

委託できる業務をBPOに出すと、自社のリソースに余裕が生まれるので、それをコア業務に集中できます。そうすることで生産性が向上し、売上や利益アップが期待できるのです。

専門スタッフの知見を導入できる

BPO業者の、専門的な知見を導入できるのもメリットです。自社で取り組むよりも、業務の品質・スピードの向上が見込めます。

コスト削減ができる

次はコスト削減です。BPOを利用すると、自社で新たに人材育成をする必要がなくなり、人的・時間的なコストを減らせます。

BPOのデメリット・注意点

メリットばかりではなく、BPOには以下のようなデメリットや注意点があります。
<h3ノウハウを社内に蓄積できない

1つは、業務のノウハウを社内に蓄積できないこと。これにより、契約終了後の業務遂行ができなくなるかもしれません。

一度BPOを活用しだすと軌道修正が難しくなるため、委託する業務の見極めが重要です。

従業員のモチベーション低下リスク

2つめは、従業員のモチベーション低下リスクです。

BPOの導入時は、大規模な組織改革や人員削減を伴うケースもあるでしょう。これにより、従業員から反発が来る可能性があります。

反発をゼロにするのは難しいと思いますが、BPOの目的や方針を社内で共有し、現場の声を吸い上げながら計画するのが大事です。

BPOの活用例

では、どのような業務がBPOに向いているのでしょうか。具体的な活用例を交えて解説します。

マーケティング

専門的な知見と膨大な工数を要するマーケティングは、BPOされやすい分野です。

例えばコンテンツマーケティング。サイト設計からコンテンツ作成、SEO対策、運用後の改善に至るまでを、一気通貫で代行してくれます。

自社単独では、これらのノウハウや人員を確保できない企業は少なくありません。闇雲にやってもリソースをムダにするだけなので、プロに一括依頼して成果を出しやすくするのは有効な手段です。

経理

経理も、BPOに出しやすい業務です。お金の管理はどの企業にとっても不可欠な仕事ですが、利益を直接生み出すものではなく、それでいて時間や労力がかかります。

また、経理に関する法制度は毎年のように改正されます。これに対応し続けるとなると、実務以外での負担も大きくなるのです。

そこでBPOへ経理をアウトソーシングすれば、上記のような悩みを解決できます。BPOに際して自社でやるのは進捗管理といったマネジメントだけ。自社の業務をスリム化し、限られたリソースを有効活用できるわけですね。

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秘書

スケジュール管理やメール・電話対応、資料作成といった秘書業務も、BPOしやすい仕事です。

最近人気なのは、オンラインアシスタントという、秘書業務をオンラインで依頼できるサービスです。

オンラインアシスタントのスタッフは、実務経験を持つ子育て・介護中の在宅ワーカーが中心。働くには試験と面接をパスしなければならないため、「品質に問題が無いか不安……」といった心配はいりません。

またオンラインと謳う一方で、書類のスキャンや郵送などのオフライン作業にも対応してくれる業者も増えています。

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BPOの成功率を高めるポイント

BPOの成功率を高めるには、業者との密な連携が必要不可欠です。丸投げは業務のブラックボックス化により、内容の変更やイレギュラーへの対応がしにくくなります。

自社内で担当者が変わった場合、業務の内容がわからないため、管理できなくなることも。また、先方が改善を提案してきても判断がつきません。

こうした事態を防ぐためには、依頼者とBPO業者の双方が同じ方向を見る必要があります。些細なことでも連絡を取り合い、認識を常に共有しながらパートナーとして業務を進めていきましょう。

バックオフィス業務のBPOはフジ子さんにお任せを!

画像:フジ子さん

本ブログを運営する「フジ子さん」は、経理・人事・秘書・営業事務・Webサイト運用といったバックオフィス業務を幅広く代行しています。

最大の魅力は、料金が業界水準の半額ほどというリーズナブルさ。例えば月20時間稼働のプランだと、業界水準が10万円前後なのに対し、フジ子さんは4.7万円です。

ほかにも月30〜160時間稼働までのプランがあり、160時間のフルタイムでは時給換算で1,390~2,000円程度になります。

自社で社員採用をすると社保などの負担が25%程度かかるので、1,390円という時間単価は、自社社員を時給1,100円程度で雇うのと同じようなコスト感覚です。

もちろん、ただ安いだけではありません。フジ子さんには専門性の高い優秀なスタッフが揃っており、クライアントの1年以上継続率は90%以上です。必要に応じてチームを編成し、フレキシブルに案件へ対応していきます。

無料トライアルを実施していますので、まずは実務能力の事前チェックをしてみてください。お気軽にお問い合わせいただければと思います。

プラン名 実働時間(/月) 料金(/月)
PLAN 20 20時間 4.7万円
PLAN 30 30時間 6.9万円
PLAN 50 50時間 9.9万円

ほかに80〜160時間実働のプランもあり(料金は要お問い合わせ)

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まとめ

本記事ではBPOの意味やメリット・デメリット、活用例などを解説してきました。

限られた社内のリソースをどう使うのか?経営戦略を考える際に、BPOへのアウトソーシングは有力な選択になるでしょう。まずは業務の仕組みやプロセスを棚卸し、コア業務とノンコア業務を分けることが重要です。

また、業務全体を委託するわけですから、BPO業者との付き合いは長期にわたります。途中からの軌道修正がしにくいので、業者選びが成否を決めるといっても過言ではありません。

業者の対応範囲や業務体制・クオリティ・料金など、さまざまな情報を検討して自分に合ったところを選びましょう。