BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）とは？概要やメリット・デメリット、導入事例などを解説

昨今、人材不足や働き方改革などにより、企業を取り巻く環境が大きく変化しています。これらに対応していくために業務の効率化が求められており、その有効な手段として注目されているのが「BPO」です。

BPOはアウトソーシングの一形態ではあるものの、従来のアウトソーシングとは考え方や取り組み方が異なります。この両者はどのように違うのでしょうか。

本記事ではBPOについて、概要やメリット・デメリット・導入事例などを紹介します。

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）とは？

BPOは「Business Process Outsourcing」の略称で、読んでそのまま「ビジネスプロセス（＝事業にまつわる一連の工程）をアウトソーシングすること」という意味です。

つまり、業務の設計から実行、そして分析・改善にいたるまでのプロセスすべてを一括して外部業者に委託するということです。

BPOの対象はマーケティング・営業・システム開発の他、経理・総務・人事・物流と多岐にわたります。これらのプロセスを一括してアウトソーシングすることで、事業全体の効率化を図り、生産性アップや市場競争力アップにつなげるのが主な目的です。

BPOとアウトソーシングの違い

従来のアウトソーシングでは、外部に委託するのは業務の一部でした。例えば、経理における経費精算、マーケティングにおけるSNS運用など。

一方で、BPOでは業務を一括で外注します。特定の部門をまるごと外部へ切り出すイメージです。

このように両者には明確な違いがあるものの、日常の会話では区別があいまいです。アウトソーシングといいながら実際にはBPOというケースもありますが、そこは上手く話を合わせていきましょう。

BPOが注目される理由

BPOが注目される背景として、企業活動を取り巻く環境の変化が挙げられます。

例えば人手不足。労働人口の減少や採用形態の多様化などを受け、特に中小企業が満足のいく採用ができなくなっています。また、多様な働き方の実現を目指す、働き方改革のような取り組みも進められるようになりました。

企業は既存のリソースでこれらに対応しなくてはならず、そのためには業務の効率化が喫緊の課題の一つといえます。

そこで注目されるようになったのがBPO。業務プロセス全体を外部へ委託することで、自社のリソースをコア業務へ有効活用でき、生産性がアップし市場における競争力を高められるのです。

BPOを導入するメリット

ここからは、BPOのメリットを3点解説していきます。

コア業務に集中できる

前述の通り、委託できる業務をBPOに出すと自社のリソースに余裕が生まれ、それをコア業務に集中できます。そうすることで生産性が向上し、売上や利益アップが期待できるのです。

専門スタッフの知見を導入できる

BPO業者の専門的な知見を導入できるのもメリットです。自社で取り組むよりも、業務の品質・スピードの向上が見込めます。

コスト削減ができる

さらに、コスト削減ができます。BPOを利用すると、自社で新たに人材育成をする必要がなくなり、人的・時間的なコストを減らせます。

BPOのデメリット・注意点

メリットばかりではなく、BPOには以下のようなデメリットや注意点があります。

ノウハウを社内に蓄積できない

一つは、業務のノウハウを社内に蓄積できないこと。これにより、契約終了後の業務遂行ができなくなるかもしれません。

一度BPOを活用しはじめると軌道修正が難しくなるため、委託する業務の見極めが重要です。

従業員のモチベーション低下リスク

二つめは、従業員のモチベーション低下リスクです。

BPOの導入時は、大規模な組織改革や人員削減を伴うケースもあるでしょう。これにより、従業員から反発が来る可能性があります。

反発をゼロにするのは難しいと思いますが、BPOの目的や方針を社内で共有し、現場の声を吸い上げながら計画することが大事です。

BPOの活用例

それでは、一体どのような業務がBPOに向いているのでしょうか。具体的な活用例を交えて解説します。

マーケティング

専門的な知見と膨大な工数を要するマーケティングは、BPOをしやすい分野です。

例えばコンテンツマーケティング。サイト設計からコンテンツ作成・SEO対策・SNS運用・施策実行後の分析や改善にいたるまで、一気通貫で代行してくれます。

自社単独では、これらのノウハウや人員を確保できない企業は少なくありません。闇雲にやってもリソースを無駄にするだけなので、プロに一括依頼して成果を出しやすくするのは有効な手段です。

経理

経理もBPOがしやすい業務です。お金の管理はどの企業にとっても不可欠な仕事ですが、利益を直接生み出す仕事ではなく、それでいて時間や労力がかかります。

また、経理に関する法制度は毎年のように改正されます。これに対応し続けるとすると、実務以外での負担も大きくなるでしょう。

そこでBPOへ経理をアウトソーシングすれば、上記のような悩みを解決できます。BPOに際して自社でやるのは進捗管理といったマネジメントだけにすれば、自社の業務をスリム化し、限られたリソースを有効活用できるというわけです。

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秘書

スケジュール管理やメール・電話対応・資料作成といった秘書業務も、BPOがしやすい仕事です。

最近人気なのは、オンラインアシスタントという、秘書業務をオンラインで依頼できるサービスです。Web上のやり取りで依頼や納品が完了する、繁閑に合わせてプランを柔軟に変更できるといった便利さにより、大手からベンチャーまで幅広く利用されるようになりました。

オンラインアシスタントについては、下の記事で詳しく解説しています。ぜひお読みください。

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オンライン秘書サービスとは？導入のメリットとおすすめサービス5選

BPOの成功率を高めるポイント

BPOの成功率を高めるには、業者との密な連携が必要不可欠です。業務のブラックボックス化により、丸投げは内容の変更やイレギュラーへの対応がしにくくなります。

自社内で担当者が変わった場合、業務の内容がわからないため、管理できなくなることもあるでしょう。また、先方が改善を提案してきても判断がつきません。

こうした事態を防ぐためには、依頼者とBPO業者の双方が同じ方向を見る必要があります。些細なことでも連絡を取り合い、認識を常に共有しながらパートナーとして業務を進めていきましょう。

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画像：フジ子さん

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まとめ

本記事ではBPOの意味やメリット・デメリット、活用例などを解説してきました。

限られた社内のリソースをどう使うのか？経営戦略を考える際に、BPOへのアウトソーシングは有力な選択になるでしょう。まずは業務の仕組みやプロセスを棚卸し、コア業務とノンコア業務を分けることが重要です。

また、業務全体を委託するわけですから、BPO業者との付き合いは長期にわたります。途中からの軌道修正がしにくいので、業者選びが成否を決めるといっても過言ではありません。

業者の対応範囲や業務体制・クオリティ・料金など、さまざまな情報を検討して自分に合ったところを選びましょう。