【タイプ別】電話代行サービスおすすめ5選を比較！料金や対応内容の違いをわかりやすく解説

電話対応は、顧客や取引先との接点として重要な一方、担当者の業務を中断させやすい業務です。受電対応に時間を取られ、本来の業務に集中しにくいと感じている企業もあるでしょう。

電話代行サービスを利用すれば、電話対応を外部に任せ、必要な内容だけを社内で確認できます。本記事では、電話代行サービスの業務内容やおすすめサービス、料金相場、比較ポイントをご紹介します。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、企業や個人事業主に代わって外部スタッフが電話対応を行うサービスです。問い合わせ対応、担当者への取り次ぎ、用件の聞き取り、折り返し案内などを任せられ、社内の電話対応にかかる時間を減らせます。

電話代行サービスで依頼できる業務

電話代行サービスの主な業務は受電対応です。顧客や取引先からの電話を受け、会社名、担当者名、用件、折り返し先などを確認し、メールやチャットツールなどで社内へ共有します。

 サービスによっては、問い合わせの一次対応、予約受付、資料請求の受付、営業電話の振り分け、クレームの一次受けなどに対応している場合もあります。依頼前に、対応範囲を確認しておきましょう。

秘書代行・コールセンター代行との違い

電話代行は、受電対応や用件の聞き取り、担当者への連絡など、電話対応を中心に依頼するサービスです。

 秘書代行は、電話対応に加えて、スケジュール調整やメール対応、資料作成などを依頼できます。コールセンター代行は、問い合わせ対応や受注受付など、まとまった件数の電話対応を委託するサービスです。

電話代行サービスの利用の仕組み・流れ

電話代行サービスを利用する際は、まず対応してほしい電話の種類、件数、対応時間、共有方法を整理します。そのうえでサービス提供会社に相談し、プランや対応範囲を確認します。

契約後は、応対マニュアルやFAQ、担当者情報、折り返し時のルールなどを共有します。運用開始後は、電話内容がメールやチャットツールで通知され、担当者が必要に応じて対応します。

AI電話代行との違い

AI電話代行は、AI音声や自動応答システムで電話対応を行うサービスです。営業時間外の一次受付や、定型的な問い合わせ対応、予約受付などに活用されています。

 有人の電話代行サービスは、オペレーターが相手の話を聞き取り、内容に応じて対応できる点が特徴です。複雑な問い合わせや丁寧な応対を重視する場合は、有人対応が向いています。

 AI電話代行は効率化しやすい一方、細かなニュアンスの聞き取りや臨機応変な対応には限界があります。対応品質や業務内容に合わせて、有人対応とAI対応を比較しましょう。

【タイプ別】電話代行サービスのおすすめ5選を比較

電話代行サービスは、一次取次に特化したものから、受電後の事務作業まで依頼できるものまであります。料金だけでなく、対応範囲や通知方法、対応時間なども比較し、自社に合うサービスを選びましょう。

※料金は公式サイトの情報をもとに、税込にそろえて記載しています。渋谷オフィスは事業者向けサービスで総額表示価格の対象外と明記されているため、公式表記どおりに記載しています。

※「オンラインアシスタント」はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。

オンラインアシスタント®「フジ子さん」

出典：オンラインアシスタント®「フジ子さん」

オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、経理・秘書／総務・人事・Webサイト運用など、幅広いバックオフィス業務を依頼できるオンライン秘書サービスです。

架電業務・受電業務経験が豊富なスタッフが在籍しているため、電話代行の相談も可能です。電話ツールや電話番号の用意が必要な場合があるため事前にご確認ください。

電話対応だけでなく、受電後に発生するメール送付やデータ入力、資料作成などのタスクまでまとめて依頼しやすい点が特徴です。電話を受けて終わりではなく、その後の事務処理までワンストップで任せたい企業に向いています。

また、フジ子さんはPマーク・ISMSを取得しており、顧客情報や取引先情報を扱う業務も相談しやすい体制が整っています。電話対応とあわせて、セキュリティ面を確認しながらバックオフィス業務を依頼したい企業にも適しています。

fondesk

出典：fondesk

fondeskは、電話の一次取次に特化した電話代行サービスです。オペレーターが電話を受け、発信者名・折り返し先・簡単な用件を聞き取り、チャットやメールで通知します。Chatwork、Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS、Google Chat、Eメールなどの通知に対応しています。

月額基本料金に50件までの受電が含まれており、51件目以降は1件ごとに従量料金が発生します。社内で使っているチャットツールに受電内容を集約したい企業に向いています。

料金表

CUBE電話代行サービス

出典：CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービスは、応対品質を重視したい企業向けの電話代行サービスです。電話の一次対応だけでなく、必要に応じて担当者へ取り次ぐ運用も可能です。顧客や取引先からの電話対応の印象を重視したい企業に向いています。

料金表

e秘書

出典：e秘書

e秘書は、ベルシステム24が提供する電話代行・秘書代行サービスです。高度な研修を受けたオペレーターが対応し、一次対応に加えて、問い合わせへの回答やQ＆Aを用いた顧客対応にも対応しています。

曜日や時間帯に応じたプランもあり、電話対応の品質や対応時間の幅を重視する企業に向いています。

渋谷オフィス

出典：渋谷オフィス

渋谷オフィスは、月額3,000円から利用できる電話代行サービスです。スターター、シンプル、アドバンス、プレミア、プレステージの5つのプランがあり、受電件数や必要な機能に合わせて選べます。

月～金9：00～18：00の電話応対に対応しており、メール連絡やチャット連絡、通話録音サービスなども利用できます。低価格で始めたい個人事業主や、受電件数が少ない小規模事業者に向いています。

電話代行サービスの料金相場

電話代行サービスの料金は、月額料金に含まれるコール数や対応範囲、時間外対応の有無によって変わります。

料金を比較する際は、月額料金だけでなく、基本コール数、超過料金、初期費用、オプション費用まで確認することが大切です。ここでは、本記事でご紹介したサービスの料金をもとに、電話代行サービスの相場を整理します。

月額料金の相場

電話代行サービスの月額料金は、月額3,000円～65,560円程度と幅があります。

低価格帯のサービスは、月20～50件程度の受電に対応するシンプルなプランが中心です。月額10,000円前後のプランでは、50～80件程度の受電が含まれるケースがあります。

一方、電話対応だけでなく、メール送付やデータ入力など受電後の業務まで依頼する場合は、月額60,000円以上かかる場合があります。自社が依頼したい範囲に合わせて、電話対応のみのサービスか、周辺業務まで任せられるサービスかを比較することが大切です。

コール数ごとの料金相場

電話代行サービスでは、月額料金に一定のコール数が含まれているプランが多く見られます。本記事でご紹介したサービスでは、月20件、50件、80件など、プランごとに基本コール数が設定されていました。

受電件数が少ない場合は、月20件程度の低価格プランでも対応しやすいです。月50件以上の電話がある場合は、月額10,000円前後から検討する形になります。月80件以上の受電や、問い合わせ対応の幅を広げたい場合は、月額12,000円以上のプランも比較対象です。

受電件数が毎月変動する場合は、基本コール数と超過料金を確認しておく必要があります。

初期費用・時間外対応・超過コール時の料金相場

初期費用は、無料のサービスもあれば、別途発生するサービスもあります。入会金や保証金が不要なサービスもあるため、月額料金だけでなく、導入時にかかる費用も確認しましょう。

時間外対応や土日祝日の対応は、標準プランに含まれない場合があります。平日の日中のみ対応するプランと、土日祝日や夜間まで対応できるプランでは、料金に差が出やすいです。

超過コールは、基本コール数を超えた分だけ追加料金が発生します。受電件数が多い企業は、月額料金だけでなく、超過時の費用も含めて総額を比較しましょう。

電話代行サービスを利用するメリット・注意点

電話代行サービスを利用すると、社内の電話対応にかかる負担を減らし、本来の業務に集中しやすくなります。一方で、対応範囲や情報共有の方法を事前に確認しておかないと、導入後にミスマッチが生じる場合もあります。

ここでは、電話代行サービスを利用するメリットと注意点を解説します。

【メリット】電話対応の負担を減らせる

電話代行サービスを利用すると、社内で電話を受ける回数を減らせます。問い合わせや営業電話、担当者への取り次ぎなどを外部に任せられるため、電話のたびに作業を中断する負担を軽減できます。

少人数で業務を回している企業や、担当者が外出・商談・作業に集中する時間が多い企業では、電話対応を外部化することで業務の進行を妨げにくくなります。

【メリット】本来の業務に集中しやすくなる

電話対応に追われる時間が減ると、営業活動、顧客対応、資料作成、経理処理など、本来注力したい業務に時間を使いやすくなります。

また、受電内容をメールやチャットツールで共有してもらえるサービスであれば、必要な連絡だけを確認できます。急ぎの電話と後で対応できる電話を分けやすくなり、業務の優先順位も整理しやすくなります。

【デメリット】対応範囲はサービスによって異なる

電話代行サービスの対応範囲は、サービスによって異なります。一次取次のみ対応するサービスもあれば、予約受付、問い合わせ対応、受電後の事務作業まで依頼できるサービスもあります。

料金だけで選ぶと、依頼したい業務に対応していない場合があります。導入前に、電話の取り次ぎだけで十分なのか、メール送付やデータ入力などの関連業務まで任せたいのかを整理しておきましょう。

【デメリット】情報共有のルールを整える必要がある

電話代行サービスをスムーズに利用するには、社内との情報共有ルールを整える必要があります。誰に通知するのか、どの内容を急ぎで共有するのか、折り返し対応は誰が行うのかを決めておくことが大切です。

あわせて、応対マニュアルやFAQ、担当者一覧、対応できない内容の判断基準も用意しておくと、電話対応の品質を安定させやすくなります。運用開始後も、問い合わせ内容や対応状況に応じてルールを見直しましょう。

電話代行サービスを比較するポイント

電話代行サービスを選ぶ際は、料金だけでなく、対応できる業務範囲や通知方法、対応時間を確認する必要があります。自社の受電件数や業務フローに合わないサービスを選ぶと、導入後に使いにくさを感じる場合があります。

ここでは、電話代行サービスを比較する際に確認したいポイントをご紹介します。

依頼したい業務に対応しているか

最初に、依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。電話代行サービスの基本業務は、受電対応や担当者への取り次ぎ、用件の聞き取りです。

ただし、サービスによっては、予約受付、問い合わせの一次対応、資料請求の受付、クレームの一次受けなどに対応している場合もあります。受電後のメール送付やデータ入力なども依頼したい場合は、電話対応だけでなく、周辺業務まで任せられるサービスを選ぶ必要があります。

料金体系が受電件数に合っているか

電話代行サービスの料金体系は、月額料金に一定のコール数が含まれるプランや、基本件数を超えると追加料金が発生するプランなどがあります。

受電件数が少ない場合は、月額料金を抑えたプランでも対応できます。一方、毎月の電話件数が多い場合は、基本コール数や超過料金を確認しないと、想定より費用が高くなる可能性があります。

導入前に、自社の月間受電件数を把握し、月額料金と追加料金を含めた総額で比較することが大切です。

自社が日常的に使用しているチャットツール（Slack等）とスムーズに連携できるか

受電内容の共有方法も、比較時に確認したいポイントです。メール通知だけでなく、Slack、Chatwork、Microsoft Teamsなどのチャットツールに対応しているサービスもあります。

普段使っているツールで通知を受け取れると、電話内容を確認しやすく、担当者への共有もスムーズです。複数人で受電内容を確認する場合は、通知先を複数設定できるか、担当者ごとに振り分けられるかも確認しておきましょう。

土日祝日や夜間など、カバーしたい曜日・時間帯に対応しているか

電話代行サービスは、平日の日中のみ対応するプランが一般的です。土日祝日や夜間の電話も受けたい場合は、対応可能な曜日・時間帯を確認する必要があります。

例えば、店舗、士業、医療関連、EC事業などでは、営業時間外の問い合わせや予約連絡が発生することもあります。自社でカバーしたい時間帯とサービスの対応時間が合っているかを確認し、必要に応じて時間外対応の有無や追加料金も比較しましょう。

セキュリティ体制が整っているか

電話代行サービスでは、顧客名、電話番号、問い合わせ内容、取引先情報などを扱うため、セキュリティ体制の確認が必要です。

比較する際は、PマークやISMSの取得状況、情報管理研修の有無、アクセス権限の管理、守秘義務契約の有無などを確認しましょう。受電内容をメールやチャットツールで共有する場合は、通知先や閲覧権限を制限できるかも重要です。

顧客情報や機密性の高い問い合わせを扱う企業は、料金や対応範囲だけでなく、情報管理体制まで含めて比較しましょう。

応対品質・オペレーターの質が高いか

電話対応は、顧客や取引先に与える印象を左右する業務です。そのため、料金や対応時間だけでなく、オペレーターの応対品質も確認しておきましょう。

例えば、電話応対の研修体制が整っているか、マニュアルに沿った対応だけでなく状況に応じた受け答えができるかは重要な比較ポイントです。問い合わせ内容の聞き取りが不十分だと、折り返し時に確認が増えたり、社内対応に手間がかかったりする可能性があります。

サービスを比較する際は、オペレーターの研修内容、応対実績、対応業種、報告内容のわかりやすさなどを確認しましょう。電話対応の印象を重視する場合は、料金の安さだけでなく、応対品質まで含めて判断することが大切です。

まとめ｜電話代行サービスは対応範囲と料金を比較して選ぼう

電話代行サービスを利用すれば、社内の電話対応にかかる負担を減らし、担当者が本来の業務に集中しやすくなります。ただし、対応できる業務や料金体系、通知方法、対応時間はサービスによって異なります。

そのため、月額料金の安さだけで判断せず、自社の受電件数や依頼したい業務範囲に合っているかを確認することが大切です。受電後のメール送付やデータ入力なども任せたい場合は、電話対応だけでなく、周辺業務まで依頼できるサービスを選択肢に入れるとよいでしょう。

オンラインアシスタント®「フジ子さん」では、電話対応に加えて、経理・秘書／総務・人事・Webサイト運用など幅広いバックオフィス業務を依頼できます。電話対応とあわせて社内業務の負担を減らしたい方は、相談してみてください。