ビジネスシーンでよく使われる「ルーチンワーク」という言葉。いわゆる日常業務や定型業務のことを指します。
日頃から慣れている業務のため気づきにくいのですが、中にはムダな部分もあるかもしれません。効率化できればコア業務に割くリソースが増え、生産性をアップさせられるでしょう。
本記事ではそんなルーチンワークについて、意味や定義、よくある業務、効率化のポイントなどを解説していきます。
ルーチンワークの意味・定義とは？
冒頭で述べたとおり、ルーチンワークとは、仕事における日常的かつ定型的な業務です。ルーティンワークともいわれています。
ルーチンの語源はフランス語の「routine」で「習慣的な行動」という意味です。英語でも同じ綴り、同じ意味で使われています。
また、特定の業務を日常化することを「ルーチン化する」という場合もあります。
よくあるルーチンワークの例
ルーチンワークには、個人単位の作業もあれば、部署全体で行う作業もあります。よくある例としては、以下のようなものが挙げられます。
・メールチェック
・書類作成
・ルート営業
・受付業務
・経費精算
・清掃
・工場のライン作業
ルーチンワークのほとんどは、パターン化されていたりマニュアル化されたりしています。ルーチンワークが多い業種は、製造業の工場、運輸業、事務などです。
ルーチンワークのメリット
次に、ルーチンワークのメリットを3つ解説します。ルーチン化するメリットともいえるので、今ある業務を見直すきっかけにしてみてください。
スケジュールを管理しやすい
1つめはスケジュールを管理しやすいこと。ルーチンワークは、業務内容や所要時間を把握しやすいという特徴があります。これにより、いつ何をすべきか事前に分かるのが利点です。
また、ほかの作業の重要度や緊急度と簡単に比較でき、業務の優先順位を付けやすくなります。
集中して取り組みやすい
2つめは、業務に集中して取り組みやすいこと。なぜなら定型化されている分、細かい点まで考える必要がほとんどないからです。
とある業務において、Aさんには◯◯の仕事・Bさんには△△の仕事などと振り分けてルーチン化すれば、各々が特定の作業にだけじっくりと取り組めるため、効率アップを目指しやすくなります。
別の人へ引き継ぎやすい
3つめは、別の人へ引き継ぎやすいこと。
不確定要素のからむケースが少なく、マニュアル化もされている点から、担当者が変わってもスムーズに業務を継続できます。ただし専門性の高いルーチンワークについては、誰に引き継ぐかをよく吟味しなければなりません。
ルーチンワークにありがちな課題
決まり決まった作業だからこそ、ルーチンワークには以下のような課題も存在します。
不必要な作業が定型化されている可能性
1つめは、不必要な作業が定型化されている可能性です。
「そういうものだから」と、無意識のうちにムダなことまでしているかもしれません。「灯台下暗し」ということわざがあるように、日頃から行っているからこそ、このような点は見えにくいのです。
会社内に昔からある風習が効率を下げている場合もありますね。定期的に業務フローを洗い直し、ルーチンワークをブラッシュアップていきましょう。
単純作業に飽きてしまうことがある
2つめは、単純作業に飽きてしまうことです。
単純作業が好きな人なら問題ありませんが、自発的に行動したい人や変化を求める人にとっては辛いでしょう。社員ひとりひとりの特性や状況をみながら、ルーチンワークの配分が偏り過ぎないように配慮するのが重要です。
ルーチンワークを効率化する方法
ルーチンワークを効率化できれば、余裕のできたリソースをコア業務へ向けられます。そのぶん生産性がアップするわけですから、積極的に取り組んでおきたいところです。
以下に方法の例を紹介します。
定期的に業務フローを見直す
業務フローは定期的に見直すようにしましょう。
定型化されていると、ついつい現状で放置してしまいがちです。しかし実際には、人員配置が変わったり、プロジェクトが進んだりするにつれて、最適なルーチンワークの方法も変わります。
見直しのタイミングとしては、事業のフェースが変わった時、人事異動や決算の時期などがよいでしょう。いつ・何を・何のために・どうしているのか、一つ一つのルーチンワークを洗い出し、ムダがないかチェックしてみてください。
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作業のマニュアルを作る
誰でも作業内容を理解できるよう、マニュアルを作るのも大切です。作業スピードが上がり、クオリティのバラつきが少なくなります。
まず業務フローを洗い出し、必要なプロセスだけを抜き出しましょう。その上で、統一された手順をマニュアルに記します。マニュアル作成者は、その業務を熟知している人が適任です。
書類のテンプレートを作る
日常的に使う書類は、テンプレート化しておくと作業効率がアップします。
具体的な書類は、報告書、日報、議事録、経費精算書、備品管理台帳など。テンプレートは、WordやExcelで作成できる簡易的なものでも、十分効率化が期待できます。
ITツールを導入する
ITツールの導入によって、各部署はもちろん社内全体の効率化が期待できます。
例えばクラウド型の名刺管理ソフト。名刺の情報をいちいち入力することなく、スマホのカメラ等でスキャンするだけでデータ化が可能です。クラウド型ならデータの共有も容易で、出先でもすぐ確認できます。
ほかの例としては、経費精算システムも。経費精算の申請から処理までを一元化でき、交通費の自動算出やクレジットカード連携、自動仕訳といった機能も付いています。業務のスピードと正確性を、大幅に向上させられるでしょう。
Excelのマクロを活用し、データ入力や計算を自動化するのも良いですね。
ただし、従業員にツールの目的や使い方を周知した上で、全員に利用してもらう必要があります。その際に発生する教育コストには注意しましょう。
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ノンコア業務は外注する
ルーチンワークの手間や時間が大きな負担となっている場合は、外注を検討してみましょう。雇用や教育のコストを抑えられますし、プロの手による高クオリティな業務が期待できます。
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まとめ
今回はルーチンワークについて、その意味やメリット、課題、効率化のポイントなどを解説しました。
ルーチンワークには、改善点が隠れていることも少なくありません。日常的に行うからこそ小さな効率化が積もり積もって、大きな成果につながります。
ぜひ一度、自分や自社のルーチンワークを見直し、より良い仕事ができないか検討してみてください。
