メール代行サービスおすすめ5選｜料金・費用相場、選び方や依頼できる業務を解説

メール対応は、問い合わせへの返信や受信メールの整理、営業メールの送信、メルマガ配信など、日々の業務のなかで継続的に発生します。

件数が増えるほど担当者の負担も大きくなり、対応の遅れやコア業務への影響が課題になりやすいですよね。

こうしたメール業務を外部へ任せられるのが、メール代行サービスです。問い合わせ対応を中心に任せるサービスのほか、メール配信や営業メールの作成まで対応するサービスもあり、依頼できる範囲や料金体系はそれぞれ異なります。

本記事では、メール代行サービスに依頼できる業務や費用相場、選び方を解説します。あわせて、おすすめのメール代行サービス5社をタイプ別にご紹介するため、自社にあう依頼先を検討する際の参考にしてください。

メール代行サービスとは

メール代行サービスとは、問い合わせメールへの返信や受信メールの振り分け、メールマガジンの作成・配信など、メールに関する業務を外部へ委託できるサービスです。社内で対応しているメール業務を任せることで、担当者の負担軽減や業務効率化につながります。

ここでは、メール代行サービスの基本的な仕組みと、「メール対応代行」「メール配信代行」の違い、人による代行とシステムによる効率化の違いを解説します。

メール業務を外部に委託できるサービス

メール代行サービスとは、企業で発生するメール関連業務を外部の事業者やスタッフへ委託できるサービスです。

例えば、問い合わせメールの確認や返信など、日常的に発生する対応を任せられます。サービスによっては、受信メールの振り分け、営業メールの作成・送信、メルマガの原稿作成や配信まで対応可能です。

こうした業務を社内だけで処理していると、メールの件数が増えるほど担当者の負担も大きくなり、コア業務に十分な時間を割けなくなるかもしれません。定型的なメール業務を外部へ任せることで、社内リソースをより重要な業務へ振り分けやすくなります。

ただし、依頼できる範囲はサービスによって異なります。自社が任せたい業務を明確にせず契約すると、「依頼したかった業務に対応していなかった」といったミスマッチにつながりかねません。

「メール対応代行」と「メール配信代行」の違い

メール代行は、大きく「メール対応代行」と「メール配信代行」に分けて考えると違いがわかりやすいでしょう。

メール対応代行は、顧客や取引先などから届いたメールを確認し、内容に応じて返信する業務が中心です。問い合わせ対応や受信メールの分類、定型文を用いた返信など、受信後の対応を外部へ任せたい企業に向いています。

一方のメール配信代行は、自社から顧客や見込み客へ送るメールの制作・配信を支援するサービスです。メルマガの原稿作成、HTMLメールの制作、配信設定、配信結果の分析などが主な業務です。

問い合わせ対応の負担を減らしたい企業と、メール配信を継続的に運用したい企業とでは、選ぶべきサービスも変わってきます。名称だけで判断せず、具体的な対応範囲まで確認することが大切です。

メール業務を人に代行してもらうかシステムで効率化するかの違い

メール業務の負担を軽減する方法には、人へ業務を委託する方法と、メール管理システムなどを利用して自社対応を効率化する方法があります。

人による代行では、メールの確認や返信、文章作成といった実作業そのものを外部スタッフへ任せられる点が特徴です。相手や状況に応じた対応が必要なメールにも柔軟に対応しやすいため、社内の作業量そのものを減らしたい場合に適しています。

一方、システムを利用する場合は、メールの一元管理や自動振り分け、テンプレートなどを活用して業務効率を高めます。社内で対応を続けながら作業を効率化したい企業には有効ですが、基本的に担当者がメールを確認・返信する点は変わりません。

そのため、メール対応そのものを外部へ任せたい場合は代行サービス、社内対応を維持しながら管理負担を軽減したい場合はシステムが適しています。両者の違いを把握せずに導入すると、期待していた業務負担の削減につながらない可能性もあるため、自社の課題を基準に選ぶ必要があります。

メール代行で依頼できる主な業務

メール代行サービスでは、問い合わせへの返信だけでなく、受信メールの整理や文章作成、メルマガ配信など、さまざまな業務を任せられます。対応範囲はサービスによって異なるため、自社が依頼したい業務をあらかじめ明確にしておくことが大切です。

ここでは、メール代行で依頼できる主な業務をご紹介します。

問い合わせメールの確認・返信

顧客や取引先から届く問い合わせメールの確認・返信を任せられます。

よくある質問への回答や、あらかじめ用意したテンプレートに沿った返信などは、外注しやすい業務です。問い合わせ件数が多い企業では、担当者の負担軽減だけでなく、返信の遅れを防ぐ効果も期待できます。

ただし、クレームや契約条件など、社内で判断が必要な問い合わせもあります。対応範囲を決めずに任せると判断に時間がかかるおそれがあるため、担当者へ引き継ぐ基準を事前に設定しておくことが重要です。

受信メールの分類・振り分け

届いたメールを内容や重要度に応じて分類し、適切な担当者や部署へ振り分ける業務も依頼できます。

例えば、「問い合わせ」「注文関連」「営業」「採用」などに分類しておけば、担当者が必要なメールを探す手間を減らせます。大量のメールを受信する企業では、重要な連絡が埋もれるリスクの軽減にもつながります。

一方、分類基準が曖昧なまま運用すると、確認すべきメールが別の担当者へ振り分けられかねません。優先順位や振り分けルールを事前に共有しておく必要があります。

ビジネスメールの作成・文章チェック

取引先への連絡や顧客への案内など、ビジネスメールの文章作成を任せることも可能です。

伝えたい内容を共有して文章を作成してもらうほか、自社で用意したメールの敬語や表現、誤字脱字などを確認してもらう方法もあります。文面を考える時間を減らしたい場合にも活用しやすいです。

同じ種類のメールを繰り返し送る場合は、テンプレートを作成しておくと効率的です。文章のトーンや使用を避けたい表現まで共有しておけば、自社との認識のずれも抑えやすくなります。

メルマガの原稿作成・配信

顧客や見込み客へ送るメルマガの原稿作成や配信作業も、メール代行サービスへ依頼できる業務です。

配信テーマや伝えたい内容を共有し、原稿の作成から配信設定まで任せられるサービスがあります。メルマガを定期的に配信している企業であれば、文章作成や配信準備にかかる工数を削減できます。

ただし、原稿作成のみ、配信作業のみなど、対応範囲はサービスごとに異なります。企画から配信まで任せたいのか、一部の作業だけ外注したいのかを明確にしておくことが大切です。

HTMLメールの制作・配信

画像やボタンなどを組み込んだHTMLメールの制作・配信に対応するサービスもあります。

HTMLメールは、テキストだけのメールより視覚的に情報を伝えやすく、商品紹介やキャンペーンの案内にも活用しやすい形式です。社内に制作担当者がいない場合でも、外部へ任せることで継続的な配信体制を整えやすくなります。

一方、すべてのメール代行サービスがHTMLメールの制作に対応しているわけではありません。デザインやコーディングまで必要な場合は、依頼できる範囲を事前に確認しておく必要があります。

営業メールの作成・送信

見込み顧客へ送る営業メールの文章作成や送信業務を任せられるサービスもあります。

ターゲットや訴求内容を共有し、営業先にあわせたメールを作成・送信してもらうことで、担当者の作業負担を軽減できます。空いた時間を商談や既存顧客への対応に充てやすくなる点もメリットです。

ただし、営業メールは送り先や文面によって反応が大きく変わります。ターゲットや商材の強みを十分に共有しないまま外注すると、期待する成果につながらない可能性もあります。

配信結果の分析・改善

メール配信後の開封率やクリック率などを分析し、次回の配信改善まで支援するサービスもあります。

配信結果を確認することで、件名や配信時間、メールの内容など、改善すべきポイントがわかります。継続的にメールを配信する場合は、送信して終わりにせず、結果を次回へ反映することが重要です。

分析や改善提案まで依頼できるかは、サービスによって異なります。メールマーケティングまで外注したい場合は、レポート作成や改善提案の有無も確認するとよいでしょう。

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メール代行の費用相場

メール代行の料金は、一定の金額で依頼する月額固定制と、対応件数に応じて費用が加算される従量課金制が中心です。さらに、文章作成やHTMLメール制作、分析などを依頼すると、基本料金とは別に費用が発生する場合もあります。

ここでは、公開されている料金をもとに、メール代行の費用相場を料金体系別に解説します。

月額固定制の費用相場

月額固定制の費用相場は、月34,000円～110,000円程度が目安です。この金額は、メール対応を含む複数の業務を依頼できる月額固定制サービスの最低料金をもとに算出しています。メール対応を含む複数の業務を一定時間まとめて依頼するサービスでは、契約時間や対応範囲によって月額料金が異なります。

料金の差が大きいのは、契約時間や対応範囲、担当体制などが異なるためです。メールの一次対応だけを任せる場合と、文章作成や顧客対応までまとめて外注する場合では、必要な工数にも差が生じます。

そのため、月額料金だけを比較するのではなく、「何時間利用できるか」「どこまで業務を任せられるか」まで確認することが大切です。従量課金制の費用相場

従量課金制の費用相場は、メール1件あたり100円～500円程度が目安です。サービスによっては、従量料金とは別に月額5,000円～20,000円程度の基本料金が設定されています。対応した件数に応じて費用が変わるため、問い合わせ件数が少ない企業や、繁忙期など必要な時期にメール対応を外注したい場合に利用しやすい料金体系といえます。  

なお、料金のカウント方法はサービスによって異なります。「受信」「返信」「担当者へのエスカレーション」をそれぞれ1件として扱う場合もあるため、単価だけでなく課金対象となる作業まで確認することが大切です。

また、問い合わせが増えるほど総額も膨らむため、件数が多い企業では月額固定制のほうが費用を把握しやすいでしょう。月間のメール件数を確認したうえで、適した料金体系を選ぶ必要があります。

メール代行の業務内容によって料金が変わるケース

メール代行の料金は、単純な確認・返信だけでなく、任せる業務の難易度や範囲によっても変わります。

例えば、あらかじめ用意したテンプレートを使う一次返信であれば、比較的シンプルな対応で済むみます。

一方、問い合わせ内容にあわせた個別回答の作成、営業メールの文章作成、HTMLメールの制作、配信設定、効果分析などまで依頼すると、追加料金や個別見積もりとなる場合があります。メール配信についても、テスト配信や表示確認、リンクチェック、コンテンツ制作まで任せられるサービスがあり、依頼範囲によって料金が変わります。

夜間・土日祝日の対応や、通常のテンプレートでは処理できない問い合わせへの回答なども、オプション料金が発生するケースがあります。依頼範囲を曖昧にしたまま契約すると、想定していた予算を超えかねません。見積もりを取る際は、対応件数だけでなく、必要な業務と対応時間まで具体的に伝えておくとよいでしょう。

メール代行サービスの選び方

メール代行サービスは、対応できる業務や料金体系、運用体制などがそれぞれ異なります。料金だけで決めると、必要な業務を任せられなかったり、社内確認が増えて十分な効果を得られなかったりする可能性もあります。

自社にあうサービスを選ぶためには、業務範囲だけでなく、セキュリティや実績、エスカレーション体制なども含めて比較することが大切です。ここでは、メール代行サービスを選ぶ際に確認したいポイントを解説します。

依頼したいメール業務に対応しているか

最初に、自社が依頼したいメール業務に対応しているか確認しましょう。

メール代行といっても、問い合わせへの返信を中心とするサービスもあれば、受信メールの振り分け、営業メールの作成、メルマガ配信、HTMLメール制作などまで任せられるサービスもあります。対応範囲を確認せずに契約すると、必要な業務が対象外だったという事態になりかねません。

まずは「問い合わせへの一次返信を任せたい」「メルマガの制作から配信まで依頼したい」など、自社で外注したい業務を明確にしておくことが重要です。そのうえで各サービスの対応範囲を比較すると、候補を絞り込みやすくなります。

料金体系が自社の依頼量にあっているか

メール代行には、月額固定制や従量課金制など、さまざまな料金体系があります。どちらが適しているかは、月間のメール件数や依頼する業務量によって変わります。

一定量のメール業務が継続して発生する場合は、月額固定制のほうが毎月の費用を把握しやすい傾向があります。一方、問い合わせ件数が少ない場合や必要な時期だけ利用したい場合は、対応件数に応じて料金が決まる従量課金制が候補となるでしょう。

基本料金だけでなく、初期費用やオプション料金、最低契約期間などもあわせて確認しておく必要があります。自社の月間対応件数を把握したうえで試算すると、実際の運用に近い費用を比較しやすいのでおすすめです。

対応時間や運用体制が自社の希望にあっているか

メールへの対応時間や曜日も、サービスを選ぶ際の重要な確認項目です。

例えば、顧客から土日祝日にも問い合わせが届く企業では、平日の営業時間内だけ対応するサービスでは十分とはいえない場合があります。また、専任担当者が対応するのか、複数のスタッフで情報を共有しながら進めるのかによっても運用方法が異なります。

返信までにどの程度の時間がかかるのか、営業時間外に届いたメールをいつ確認するのかなども確認しておくと安心です。自社が求める対応スピードとサービス側の運用体制に差があると、顧客対応の遅れにつながるおそれがあります。

セキュリティ対策が整っているか

メール業務では、顧客や取引先の氏名、連絡先、取引内容などの情報を扱う場合があります。そのため、委託先のセキュリティ体制は必ず確認したいポイントです。

確認項目としては、アクセス権限の管理、秘密保持契約の有無、従業員へのセキュリティ教育などが挙げられます。あわせて、PマークやISMSを取得しているか確認するのも1つの判断材料です。

例えば、フジ子さんはPマークとISMSを取得しており、情報管理体制の整備に取り組んでいます。メール対応を外部へ任せる場合は、料金や対応範囲だけでなく、情報を安全に取り扱うための仕組みまで比較することが大切です。

自社と同じ業界・業務の実績があるか

自社と同じ業界や、依頼したい業務に近い対応実績があるかも確認しておきましょう。

メール対応では、業界特有の専門用語や顧客から寄せられやすい質問を理解していることが、スムーズな運用につながります。同様の業務経験が豊富なサービスであれば、業務開始までの情報共有にかかる負担を抑えやすいです。

公式サイトの導入事例や対応実績を確認し、自社と近い企業の事例があるかを見る方法も有効です。実績の件数だけではなく、どのようなメール業務を担当してきたのかまで確認すると判断しやすくなります。

エスカレーション体制が整っているか

すべての問い合わせを代行スタッフだけで完結できるとは限りません。クレームや契約条件の確認など、社内担当者の判断が必要なメールも発生します。

こうした問い合わせが届いた際に、誰へ、どのタイミングで引き継ぐのかを明確にしておく必要があります。エスカレーションルールが曖昧だと、対応が止まったり、判断を誤ったりする原因になりかねません。

契約前には、代行側で対応できる範囲と社内へ引き継ぐ条件を確認しておくことが重要です。緊急性の高い問い合わせについても連絡方法を決めておけば、運用開始後の混乱を防ぎやすくなります。

対応品質を確認できるか

メール対応は顧客や取引先との接点になるため、返信内容の品質も重視したいポイントです。

文章が丁寧でも、自社の方針と異なる回答をしてしまえば、顧客との認識のずれにつながる可能性があります。文章のトーンや回答ルール、テンプレートの作成方法などを事前に確認しておくとよいでしょう。

無料トライアルや短期間の契約が用意されている場合は、実際の対応品質を確認してから本格導入を判断する方法もあります。定期的なレポートや対応内容のチェック体制があるサービスであれば、運用開始後も品質を確認しやすいですね。

メール代行の依頼先をタイプ別に5サービスご紹介

メール代行を依頼できるサービスには、メール対応を含むバックオフィス業務を幅広く任せられるものから、問い合わせ対応やメール配信に特化したものまであります。ここでは、対応範囲やサービス形態が異なる5つの依頼先をご紹介します。

【オンライン秘書型】オンラインアシスタント®「フジ子さん」

出典：オンラインアシスタント®「フジ子さん」

※「オンラインアシスタント」はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。

オンラインアシスタント®フジ子さんは、経理・秘書・人事・Web運用など、さまざまなバックオフィス業務をオンラインで依頼できるサービスです。

秘書業務としてメール対応を任せられるほか、取引先や顧客から届いたメールの確認・返信にも対応しています。

10時間単位で契約時間を選べ、月ごとのプラン変更も可能なため、メール対応とほかの業務を組みあわせて柔軟に依頼したい企業にも向いています。

※60時間以上の料金はお問い合わせください。

【オンラインアウトソーシング型】HELP YOU

出典：HELP YOU

HELP YOUは、企業のさまざまな業務をオンラインで支援するアウトソーシングサービスです。

1名専属プランでは、メール一次対応やスカウトメール配信、採用応募者対応、カスタマーサポートなどを任せられます。

チーム型と1名専属型が用意されているため、業務内容や社内の運用体制にあわせて依頼方法を選びやすい点も特長といえます。

【スキルマーケット型】ココナラ

出典：ココナラ

ココナラは、個人の知識・スキル・経験をオンラインで購入できるスキルマーケットです。

メール問い合わせ対応の専用カテゴリがあり、問い合わせへの返信、ビジネスメールの作成・添削、営業メールの送信など、依頼内容に応じて出品者を探せます。

出品者へ直接相談できるため、対応内容や文章のトーンなどを確認したうえで依頼先を比較したい場合にも利用しやすいです。

【メール配信代行型】WEBCAS

出典：WEBCAS e-mail

WEBCAS e-mailは、大量配信やメルマガ配信などに対応するメール配信システムで、メール配信業務の代行も提供しています。

本番配信前のテスト配信、表示チェック、本文内のURLリンクチェック、本配信設定まで任せられるほか、メールコンテンツ制作にも対応可能です。

メール制作から配信までまとめて外注したい場合だけでなく、一部の作業のみ依頼したい場合にも相談できます。

【メール対応代行型】メールの見張り番

 出典：メールの見張り番

メールの見張り番は、企業の問い合わせ窓口などに届くメールの受信・返信を代行するサービスです。

メールのフィルタリング、返信・管理、担当者へのエスカレーション、対応内容のレポート作成まで任せられます。

問い合わせメールの見落としや返信の遅れを防ぎながら、必要な案件だけ社内担当者へ引き継ぐ運用にも活用しやすいでしょう。

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メール代行を利用するメリット

メール代行を利用すると、日常的に発生する確認・返信業務を外部へ任せられるため、社内の負担軽減につながります。対応スピードや運用体制を整えやすくなる点も、導入するメリットです。

ここでは、メール代行を利用することで得られる主なメリットをご紹介します。

メール対応の負担を減らし、コア業務に集中できる

問い合わせメールの確認や返信には、想像以上に多くの時間がかかることがあります。特に問い合わせ件数が多い場合、担当者がメール対応に追われ、本来取り組むべき業務へ十分な時間を使えなくなるかもしれません。

定型的な問い合わせへの返信や受信メールの振り分けなどを外部へ任せれば、社内の作業量を減らせます。営業活動や企画、顧客との商談など、より重要度の高い業務へリソースを配分しやすくなります。

迅速なメール対応で顧客満足度の向上が期待できる

メール代行を活用すると、問い合わせを確認してから返信するまでの時間を短縮しやすくなります。

顧客からの問い合わせに対して長時間返信がない状態が続くと、不安や不満につながりかねません。あらかじめ回答ルールやテンプレートを共有しておけば、よくある問い合わせへスムーズに対応しやすくなります。

迅速な返信を継続できれば、顧客に安心感を与えやすくなり、顧客満足度の向上も期待できます。

担当者に依存せず安定した対応体制を整えられる

メール対応を特定の担当者だけに任せていると、休暇や退職などによって業務が滞る可能性があります。また、対応方法が属人化すると、担当者によって返信内容や品質に差が生じる場合もあります。

メール代行では、対応ルールやテンプレートをもとに業務を進めるため、一定の基準に沿った運用体制を整えやすくなります。複数人で対応するサービスであれば、担当者が不在でも業務を継続しやすい点もメリットです。

属人化を防ぎながら安定したメール対応を続けたい企業にとって、外部委託は有効な選択肢といえます。

メール代行を利用する際のデメリット・注意点

メール代行は業務負担の軽減に役立つ一方、費用や情報共有、セキュリティなどの面で注意すべき点もあります。十分な準備をせずに導入すると、期待したほど業務効率が上がらない可能性もあります。

ここでは、メール代行を利用する前に把握しておきたい主なデメリット・注意点をご紹介します。

外注費用が継続的に発生する

メール代行を利用している間は、月額料金や対応件数に応じた費用が継続的に発生します。依頼する業務が増えれば、オプション料金などによって当初の想定よりコストが膨らむケースもあります。

一方で、料金だけを見て利用価値を判断するのは適切ではありません。メール対応にかかっていた社内の工数がどの程度減るのか、担当者が空いた時間をどの業務へ充てられるのかまで含めて考えることが大切です。

利用前には月間のメール件数や依頼したい業務を洗い出し、外注によって削減できる工数と費用を比較しておくとよいでしょう。

自社にメール対応のノウハウが蓄積されにくい

メール対応を長期間にわたって外部へ任せると、問い合わせ傾向や適切な返信方法などのノウハウが社内に残りにくくなる可能性があります。

特に、対応内容を代行会社だけが把握している状態では、将来的に内製へ戻した際にスムーズな引き継ぎが難しくなりかねません。顧客からよく寄せられる質問や対応事例は、自社の商品・サービスを改善するうえでも重要な情報です。

定期的に対応履歴やレポートを共有してもらい、社内でも確認できる環境を整えておく必要があります。マニュアルやFAQを更新する仕組みまで用意しておけば、外注しながらノウハウを蓄積しやすくなります。

社内確認が多いと外注効果が薄れる

メール代行を導入しても、返信のたびに社内確認が必要になると、担当者の負担を十分に減らせない場合があります。

例えば、定型的な問い合わせでも毎回承認を求める運用では、代行会社とのやり取りが増え、かえって作業工程が複雑になりかねません。メール代行の効果を高めるには、外部スタッフだけで対応できる範囲を明確にすることが重要です。

よくある問い合わせについてはテンプレートや対応ルールを用意し、一定の条件までは代行側で完結できる体制を整えましょう。一方、金額や契約条件など重要な判断が必要な内容は、社内確認へ回すなどの線引きが求められます。

判断が必要な問い合わせのエスカレーションルールが必要

クレームや契約内容の変更、返金対応など、代行スタッフだけでは判断できない問い合わせもあります。こうしたメールが届いた際の対応方法を決めていないと、返信が遅れたり、誤った案内につながったりするおそれがあります。

そのため、「どの内容を社内へ引き継ぐのか」「誰に連絡するのか」「緊急時はどの方法で共有するのか」といったエスカレーションルールを事前に設定しておくことが重要です。

判断基準が明確であれば、代行側も迷わず対応しやすくなります。運用開始後も実際の問い合わせ内容を確認しながら、必要に応じてルールを見直していくと安心です。

情報漏えいなどのセキュリティリスクが生じる可能性がある

メールには、顧客の氏名や連絡先、取引内容などの機密情報が含まれる場合があります。外部へメール業務を委託する以上、情報漏えいなどのセキュリティリスクを完全になくすことはできません。

そのため、委託先の情報管理体制を確認することが欠かせません。アクセス権限の管理や秘密保持契約、スタッフへのセキュリティ教育に加え、PマークやISMSの取得状況も判断材料の1つです。

また、代行スタッフが閲覧できる情報を必要最小限に制限するなど、自社側でも対策を講じる必要があります。料金や対応範囲だけでなく、安心して情報を預けられる体制が整っているかまで確認することが大切です。

まとめ｜メール業務を外注して対応負担を軽減しよう

メール代行を活用すると、問い合わせ対応や受信メールの整理、メルマガ配信など、日常的に発生するメール業務を外部へ任せられます。担当者の負担を軽減しやすくなるほか、返信の遅れや対応の属人化を防ぐうえでも有効です。

ただし、サービスによって対応できる業務や料金体系、運用体制は異なります。自社で負担になっている業務を整理したうえで、対応範囲やセキュリティ対策、実績などを比較し、無理なく継続できる依頼先を選ぶことが重要です。

メール対応だけでなく、経理や秘書業務などもあわせて外注したい場合は、複数のバックオフィス業務をまとめて依頼できるフジ子さんも候補の1つです。