外注とアウトソーシングの違いとは？依頼に適している業務や選ぶポイントを解説

外注やアウトソーシングに興味を持つ方の多くは「コスト削減や効率化は本当に実現できるのか？」と疑問を抱くのではないでしょうか。

• 外注するべき業務か悩んでいる…
• 外注とアウトソーシングは何が違うの？
• どうやって依頼先を選んだらよい？

このように実際に導入を検討する際に、疑問や迷いがあるのは自然なことです。

そこで外注・アウトソーシングを検討している方に向けて、外注・アウトソーシングの概要、適した業務、メリット・デメリット、依頼先を選ぶポイントを解説します。

本記事を参考に、自社にあった外注・アウトソーシングの活用方法を知り、判断材料にしてみてください。

外注・アウトソーシング・派遣の違い

「外注」「アウトソーシング」「派遣」は似ていますが、内容は少しずつ異なります。

外注は、自社で行っている仕事の一部を、外部に依頼することを指します。

例えばマニュアルに沿ったルーティン業務や、回答内容が定まっている電話業務など、定型的な業務を主に外注します。

アウトソーシングは、会社の業務プロセスを幅広く外部に依頼することです。一時的な依頼やコスト削減のための依頼ではなく、長期的に専門的な業務を任せます。例えば、営業や人事、スキルが求められる業務などを専門企業に委託します。

一方で派遣は、人材派遣会社から社員を一定期間借りて、自社の指示のもとで働いてもらう仕組みです。派遣の場合、作業が発生しない場合でも勤務時間分の人件費が発生します。

つまり、外注やアウトソーシングは「仕事」を外部に任せるのに対し、派遣は「人材」を時間単位で借りる点が大きな違いです。さらに定型・非定型の業務にこだわらず、長期的に仕事を受けるアウトソーシングは、多様なニーズに応える形態といえるでしょう。

アウトソーシングのメリット・デメリット

アウトソーシングのメリットとデメリットを解説します。

アウトソーシングのメリット「専門知識やスキルを持つ人材に依頼できる」

アウトソーシングを利用すれば、社内にはいない専門スキルを持つ人材に仕事を依頼できます。

例えば、ITシステムの構築やWebデザイン、文章作成などは専門知識が必要で、社員を育てるには時間もコストもかかります。

専門家に任せれば、短期間で高品質な成果物を得やすいため、業務全体の質が向上するはずです。さらに、最新の技術やトレンドを取り入れられる点も大きな強みになるでしょう。

外部に依頼することで、社内人員を本業に集中させ、その他の業務は外部のプロの力で成果を求められます。

アウトソーシングのデメリット「自社にノウハウが蓄積されにくい」

アウトソーシングには、自社にノウハウや知識が残りにくいデメリットがあります。業務を外部に任せることで効率化は図れますが、社内に知識が蓄積されるわけではないためです。

例えば経理やWeb制作を外注していると、社内に担当できる人材が育たず、外部に依存し続けなければなりません。長期的に見ると、コストや柔軟性に影響する可能性があります。

解決策としては、外注を利用しながらも社内担当者をプロセスに関わらせ、最低限の知識や経験を積ませることが挙げられます。その結果、外部依存のリスクを抑えられるでしょう。

アウトソーシングに適した主な業務

続いて、アウトソーシングに適した主な業務をご紹介します。

1.秘書・総務業務

秘書や総務の仕事は、アウトソーシングに依頼できる業務が満載です。

スケジュール調整、会議準備、備品の発注、資料整理など、多岐にわたります。

秘書・総務業務は会社の運営を支える大切な役割ですが、担当者が抱える量が多いと、本来集中すべき業務に手が回らなくなってしまうでしょう。

アウトソーシングを活用すれば、日常的で細かな作業を専門の外部スタッフに任せ、業務効率を高めることが可能です。

結果として、社内の人材はより戦略的な仕事に注力でき、企業全体の生産性向上につながります。

2.人事・採用業務

人事・採用業務も、アウトソーシングに適しているでしょう。業務内容は求人広告の作成から応募者対応、面接日程の調整、入社後のフォローまで多くの工程が存在します。専門的な知識や時間を必要とし、担当者の負担が大きくなりがちです。

アウトソーシングを利用すれば、応募者対応のスピードアップや面接プロセスの効率化が可能になり、優秀な人材を逃さず確保しやすくなります。

また採用活動の質を高めることで、ミスマッチを減らし、社員定着率の向上にもつながるはずです。

3.経理業務

専門性が不要な仕訳データの入力や領収書・請求書の整理などの経理事務作業もあります。正確さが求められる経理は、専門知識が求められる業務以外にも、多くの定型的な作業が発生します。

アウトソーシングする作業と社内で行う作業とを分けて取り組めば、経理担当者の負担を抑えることが可能です。結果として、コスト削減やミスのリスクも減らせるでしょう。

4.電話業務

回答フローやマニュアルが整備されている電話業務も外部の人材に依頼しやすいです。

顧客対応や問い合わせ対応などの電話業務は、顧客の要望が多様で柔軟な対応が求められることが多くあります。

しかし、アウトソーソングで外部に依頼すれば、専門のオペレーターが対応するため、応対品質が安定しやすくなります。社内の人材は、営業や企画などの戦略的な業務に回せるようになり、より時間を有効活用できるはずです。

5.営業

営業の仕事もアウトソーシングに適しているといえます。営業活動は企業の成長に直結する重要な業務ですが、新規顧客の開拓やアポイントの獲得には知識や経験が必要です。

営業代行会社などへアウトソーシングを行えば、経験豊富な営業スタッフが効率的に新規顧客を獲得してくれる可能性が高まります。その結果、自社の営業担当者は既存顧客へのフォローや提案といった関係構築に専念できます。

新規営業はアウトソーシングし、既存顧客への対応は自社で行うなど、得意分野に対応することで短期間で成果を出しやすくなるはずです。営業活動の全体的なパフォーマンスを高められるでしょう。

6.Webデザイン・制作

Webデザイン・制作の仕事もアウトソーシングに適しているでしょう。Webサイトは企業の「顔」ともいえる存在であり、デザインや使いやすさが顧客の印象を大きく左右します。

しかし、最新のデザインやSEOに対応するには専門的なスキルが必要です。アウトソーシングを活用すれば、経験豊富なデザイナーやエンジニアに依頼して、高品質なサイトを効率的に制作できる可能性が高くなります。

自社でゼロから人材を育てるよりも短期間で成果が得られ、コストも抑えられるはずです。

また継続的に外部に任せることで、常に最新の技術を取り入れたサイト運営が可能となるでしょう。

7.文章作成業務

文章作成業務にもアウトソーシングが適しています。商品説明文、SNS投稿文、ブログ記事、コピーライティングなど、文章作成は企業にとって欠かせない業務です。

しかし「伝わりやすい」「読みやすい」文章を書くには時間もスキルも必要で、社員にとって大きな負担になることがあります。

アウトソーシングを利用すれば、専門のライターがターゲットに合わせた文章を効率よく作成してくれるでしょう。

結果として、社内の人材は本来の業務に集中でき、同時に高品質な文章によって会社の信頼性や集客力を高められます。

アウトソーシング先を選ぶポイント

前章ではアウトソーシングできる業務をみてきましたが、実際にどこに依頼すればよいのかわからない方もいるでしょう。そこで、本章ではアウトソーシング先を選ぶポイントを解説します。ぜひ参考にしてください。

1.委託したい業務範囲に対応しているか

まずは、自社が委託したい業務範囲に対応しているかどうかを確認しましょう。

業務範囲が合わなければ、期待通りの成果はなかなか得られません。

例えば、経理業務全体を依頼したいのに会計処理だけしか対応していない依頼先の場合、給与計算や税務申告は別の会社に依頼する必要が出てしまいます。

それでは管理コストが増えてしまい、効率化どころか逆効果になる可能性もあります。

依頼したい業務内容と依頼先の得意分野が一致しているかをしっかり確認し、業務全体をカバーできるか見極めることが大切です。

2.企業の実績・事例を確認する

依頼先を選ぶ際には、対象の企業がどんな実績や事例があるかを確認しましょう。

実績が豊富な企業は、さまざまな業種や課題に対応した経験があるため、安心して依頼できるはずです。ホームページや提案資料には過去の実績・事例が掲載されていることが多いので、ぜひ参考にしてください。

また同業他社の導入事例があれば、自社の状況に近いため判断しやすくなります。実績の確認は、信頼性や対応力を見極める上で欠かせません。

3.コスト・品質・対応力が求めている内容か

依頼をする前に、自社が重視するポイントと外注先のサービスが一致しているかを見極めましょう。外注やアウトソーシングを導入する目的は、コスト削減や効率化、品質向上など企業によって異なるためです。

例えば「安さ」を優先するなら、最低限の品質でも満足できるかを検討する必要があります。「高品質」を重視するなら、コストはある程度許容しなければなりません。

また、問い合わせへの対応スピードや柔軟性も重要な要素です。コスト・品質・対応力のバランスを比較し、自社の目的に最も合う企業を選ぶことが大切です。

アウトソーシングに関するよくある質問

アウトソーシングに関する、よくある質問に回答します。

Q. アウトソーシングが向いていない業務はありますか？

会社の方針や経営判断など、社内でしか行えない意思決定業務はアウトソーシングには向きません。また、顧客情報や人事データなど、高い機密性を求められる業務も慎重に検討する必要があります。社外に任せる前に、情報の扱い方や責任範囲を明確にしておくことが大切です。

Q. アウトソーシングの費用はどのくらいかかりますか？

費用は業務内容や作業量、契約期間、依頼業者によって大きく異なります。例えば、業務ごとに費用がかかる場合や、定額料金で依頼できる場合など、依頼先によって特徴があります。複数社に見積もりを取り、料金だけでなく品質やサポート体制も比較するのが安心です。

Q. 小規模な会社でもアウトソーシングは可能ですか？

小規模な会社でもアウトソーシングを依頼できます。事務作業や、専門知識が必要な業務を外部に任せることで、社員はコア業務に集中できます。そのため、人手が限られている小規模企業こそ、アウトソーシング先を有効活用できるはずです。人手が足りずに困っている場合は、アウトソーシングを検討してみてください。

Q. 社内機密や情報漏えいのリスクはどう防げますか？

社内機密や情報漏えいのリスクを防ぐには、守秘義務契約を結ぶことが重要です。その上で、業務データの共有方法を限定し、アクセス権を細かく設定します。信頼できる業者を選ぶためには、セキュリティ体制や個人情報保護の実績を確認することが大切です。事前のルールづくりと管理体制で、リスクを最小限に抑えられるでしょう。

Q. 契約期間や途中解約は柔軟に対応できますか？

多くの業者では、月単位・プロジェクト単位など柔軟な契約形態が選べます。ただし、途中解約の場合は違約金や手数料が発生する場合もあるため、契約前に確認が必要です。まずは短期契約から始めて相性を見極めるのがおすすめです。信頼関係を築きながら長期利用を検討しましょう。

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まとめ：外注・アウトソーシングで企業の成長を加速させよう

本記事では外注・アウトソーシングの概要、適した業務、メリット・デメリット、依頼先を選ぶポイントを解説しました。

外注やアウトソーシングは、コスト削減や効率化だけでなく、専門的な知識やスキルを活用できる大きなチャンスでもあります。情報管理や品質維持といった注意点もありますが、適切に活用すれば自社の人材は本業に集中でき、より大きな成果を生み出せます。

重要なのは委託先を慎重に選び、信頼関係を築くことです。外部の力をうまく取り入れ、自社だけでは成し得なかったスピードと質を実現し、企業の成長を加速させましょう。