書類作成代行サービスとは？費用、内容、外注業者選びのポイント

「大事な打ち合わせがあるのに、見やすい資料ができていない…。」
「自分で作った資料がどことなく見にくいので改善していきたい。」

自社に資料作成が得意な人材がいない場合には、意外と時間を使ってしまう業務。

大事な商談の成功を左右する大きな要因であるにも関わらず、本当に見やすい資料を作るのは難しいものです。

「資料作りが間に合わない！」
「見やすい資料が作れない！」

という悩みを解決できるのが、この記事で紹介したい「書類作成代行」です。

「書類作成代行サービス」はプレゼンに必要な資料を、あなたの代わりに作成してくれるサービスです。
実は多くの会社では、非効率な資料作成や会議が多く、残業する会社員が後を絶たないという事実があります。それを資料作成代行に外注に依頼することで「大幅なコスト削減」と「生産性」を手に入れることができるわけです。

本記事では、書類作成サービスが行ってくれる業務内容や、書類作成を代行する場合のメリット・デメリット、また活用方法を含めて徹底解説します。

実際の業務内容によって費用は変わるとは言え、書類作成代行にかかる費用の目安を見ることができるので、ぜひ最後までご覧ください。

おすすめの書類作成代行業者3選はこちら

1 書類作成代行とは？
2 書類作成代行が請け負ってくれる業務・仕事内容
3 書類作成代行サービスに委託、外注するメリット
4 書類作成代行サービスに委託、外注するデメリット
5 書類作成代行サービスの費用相場
6 書類作成をアウトソーシングできるおすすめの業者3選
7 まとめ

書類作成代行とは？

書類作成代行とは、クライアントの代わりに書類作成を代行して、納品してくれる業者のことです。

「書類」に関わることであれば、何でも作成してもらうことができます。

例えば、作成してもらう書類には、総務に関わる社内の資料だけでなく、商談の際に必要になるパワーポイントなどの資料も含まれます。

他にも、マニュアルなどの専門的な分野でも、書類作成を代行している業者もあるので、必要に合わせて業者選びができるでしょう。

クライアントになるのは企業だけでなく、個人でも自治体の資料や個人事業での資料作成なども依頼することができます。

時間がかかる資料の作成を代行してもらえるので、別のことに時間を使うことができるのです。

書類作成代行が請け負ってくれる業務・仕事内容

書類作成代行が行ってくれる業務や仕事内容を見ていきましょう。

Wordファイルの作成や文字起こし、他にもデータ入力などの業務を代行してくれます。

どのような依頼ができるのか、さらに見ていきましょう。

ファイルの作成

書類作成代行と聞いて、1番に思いつくのはファイルの作成でしょう。

作成することができるファイルには、Wordファイルやエクセルのファイルなどがあります。

大量の文字があると、それを資料にまとめるのは時間がかかります。

何をプレゼンするのか、どのように話を進めていくのか考えられていない状態の場合、「資料を作成する時間なんてない」と、なってしまいます。そんなとき、書類作成代行を依頼すると、資料にまとめておいて欲しい内容をファイルにデータとして作成してもらうことができます。

もちろん作成してくれるのは、資料作成経験豊富な人材です。

どのような構成にすると見やすくなるのか、デザインのブラッシュアップの仕方を把握しているので、自分で作成する資料よりも見やすいものが仕上がります。

決まった書式で作成しないといけないので、面倒だという場合も、書類作成代行サービスに依頼してしまうとストレスなく資料が仕上がってきます。

ファイルを作成するのを、そのまま業者に代行してもらうことがサービスの1つです。

文字起こし

別の業務内容は、文字起こしです。

文字起こしは、映像や音声にある内容を、文字に起こしていくサービスのことです。

インタビューや会話を録音しているデータを、業者に渡すだけで、資料となって返ってきます。
文字起こしは、映像や音声を聞きながら文字を打ち込みしていく必要があるので、時間がかかります。

慣れていないと、打ち間違いや言い間違いの修正に時間がかかってしまうでしょう。

他にも、手書きで書かれているものを文字にするのも、手間がかかります。

書類代行サービスでは、どのようなレイアウトに直して欲しいのかイメージを伝えておくと、きれいな資料に直してくれます。

書類代行で文字起こしを依頼してしまえば、待っているだけで資料になるのです。

データ入力

エクセルにデータを入力していくのは面倒なものです。

書類作成代行サービスで依頼できるのは、データ入力も含まれます。

データの元となるものを渡して依頼することで、元データの情報が正確に入力された表を作成してもらえます。

データが手元になくても、欲しい情報を伝えるだけで、調査してから表にまとめてくれることもあります。

データ入力という単純でありながら時間がかかる作業を、書類作成代行として依頼できるのです。

書類作成代行サービスに委託、外注するメリット

書類作成代行に、資料作成を外注することにはたくさんのメリットがあります。

リソースを他業務に集中
必要な時のみ依頼
資料の質の向上

主なメリットを挙げると、上記の3つのポイントがあるでしょう。

では、3つのメリットがどのようにビジネスを加速させることが可能なのか見ていきましょう。

リソースを他業務に集中できる

最初のメリットは、リソースを他業務に集中できることです。

書類作成なんて、誰にでもできることではないか？と思いがちかもしれません。

しかしこの「誰にでもできること」に、時間がとられることが非常に非効率なのです。

例えば、2016年のデータになりますが、日本経済新聞が読者にアンケートをとった結果で、残業が減らない原因が「非効率な会議や資料作成」が約3割になりました。

残業になってしまうのは、資料作成だけでなく、仕事量が多すぎることも24％あります。

誰でもできる作業ならば、その作業を外注してしまって、もっと重要な業務に時間を割く方が効率的です。

効率よく仕事をするためにも、資料作成という過程を外注してしまうのは、ビジネスを進めるのに有効な方法なのです。

参考：残業減らない要因、「非効率な会議や資料作成」3割 | 日本経済新聞

必要な時に依頼できる

書類作成代行を利用する別のメリットは、必要な時に必要なだけ依頼することができる点です。
もし書類作成をしたいために、社員やアルバイトを雇うとすると、繁忙期だけでなく閑散期でも仕事をしてもらう必要があります。

しかし書類作成代行の場合には、必要な時に必要なだけ作業を依頼することができるのです。

例えば、繁忙期の場合にはフルタイムで作業をしてもらうのと同じように1日8時間で週に5日間仕事をしてもらうことができます。

月間にすると、160時間分を依頼できるのです。

しかし閑散期になると、書類作成にかかる時間は、1か月に50時間かもしれません。

書類作成代行では、このような時間の変化にも融通を利かせることができるので、必要な分だけを依頼できるのです。

もしアルバイトや社員を雇っていると、このような変化に対応することはできないので、大きなメリットとなるでしょう。

資料の品質が高いので見やすい資料になる

作成された資料の品質が高いので、見やすい資料になるのも、大きなメリットです。

実は社員が作成した資料は、社員自身も自信なく作成していることが多いことがデータから明らかです。

少し前のデータになりますが、2014年にNTTコムリサーチとプレジデントが共同企画調査した「ビジネスマンの資料作成に関する調査」で面白いデータがあります。

自分の作成した資料に自信があるかという質問では、自信があると答えた人は全体の56％でした。

自信があると答えた人の割合が多いのですが、このデータを役職別に見てみるとさらに面白いことが分かります。

経営者や役員で、自分の作成した資料に自信があると答えた人は79％なのに対して、一般社員では自分の作成した資料に自信がある人はたったの45％なのです。

つまり残りの54％の人は、自分が作成した資料に自信がないまま提出しているのです。

同じアンケートで、作成している資料の種類では、報告書や日報などの定時報告書が大半を占めており、直接の仕事と関係していないものも多くなっています。

それならば、書類作成のプロに外注してしまい、より見やすい資料を基に分析する方が効率が高いという結論になるでしょう。

見やすい資料で、充実した会議や商談を行えるなら、今のビジネスをもっと加速させることができます。

参考：ビジネスマンの資料作成に関する調査 – 調査結果 – NTTコムリサーチ

書類作成代行サービスに委託、外注するデメリット

もちろん書類作成を代行業者に外注することにはデメリットもあります。

ここで説明したいのは、セキュリティのリスクと、必要な書類のみを外注できるかという2つの点です。

セキュリティのリスクがある

最初に気になるのは、セキュリティのリスクです。

会社の中の大切なデータを預けてしまうので、ちゃんとしたセキュリティ対策ができているのか気になることでしょう。

結論から言うならば、セキュリティの対策はしっかりされています。

例えば、フジ子さんを例にとってみると、個人情報や、行動情報、社内気密情報はすべてデータを暗号化して保存しています。

256bitSSL方式を採用しているので、金融機関レベルで対応しているのです。

この256bitSSL方式がどれほどセキュリティで保護されているかと言うと、インターネットバンキングで採用されている方式となります。

インターネット上で口座間の振り込みなどをする際に活用されているレベルで、セキュリティ対策がされているのです。

クライアントから預かったデータをしっかりと保護し、秘密情報保持契約（NDA）を締結したアシスタントが作業しています。

情報漏洩対策がしっかりとされている環境で、オンラインアシスタントが作業してくれます。

会社のデータも安心して任せられる環境にあるので、書類作成を代行してもらえるのです。

本当に必要な書類のみを依頼できるか分からない

別のデメリットは、本当に必要な書類のみを依頼できるか分からないということです。

これはつまり、月ごとに作業量が異なる可能性があるという点。

本当に必要な書類のみを依頼できるように、前もって準備をする必要があるでしょう。

もちろん、月によって書類の数が異なるのは仕方ありません。

契約した時間で作業が終わらないこともありますし、逆に作業時間が残ってしまうこともあるでしょう。

書類作成代行業者によって、契約パターンは異なっており、毎月の料金が固定されている場合や契約期間の長さが異なるケースもあります。

いずれにしても、料金や契約の再設定が可能なことが多いので、必要な書類を作成するのにかかる時間を計算し、必要であるなら料金の見直しができます。

書類作成代行サービスの費用相場

書類作成代行の料金相場を見てみましょう。

おおよその目安ですが、書類の数によって変動するサービスでは、A4用紙1枚につき2000円が平均目安価格です。

月ごとに契約するタイプでは、おおよその時間給が2000円から3000円となります。

書類作成代行の料金目安

フジ子さん	書類作成スプラウト	HELP YOU
20時間　47000円	A4用紙　1枚　2000円	30時間　3か月　30万円
30時間　69000円		30時間　6か月　54万円