会社の規模を問わず発生するのが経費精算。日々の企業活動において必ず経費は発生するため、経理業務の中でも大きなウエイトを占めます。
お金の流れを把握できるだけでなく節税にもなるため、経理の重要業務です。経理担当者以外にとっても、適正な処理のために最低限の知識が必要です。
本記事では経費精算について、概要や対象となるもの、業務フローなどを解説していきます。
経費精算とは？
経費精算とは、社員が立て替えた経費を精算し、会社が払い戻すこと。接待費、交通費、消耗品費などが代表的です。
経費精算に際して、社員は申請書を領収書を提出します。これらの内容が適切であれば払い戻し、不適切であれば却下というのが基本です。
また、立替金額が大きくなる場合、事前に経費を仮払いすることもあります。
経費精算をする意味と目的
なぜ経費精算をしなければならないのか？ここではその意味と目的を2つ解説します。
健全なキャッシュフロー維持
1つめは健全なキャッシュフロー維持。
いつ・どこで・何のために・いくらの経費が発生しているのか？ これを把握すれば、会社のお金の流れを正しく管理できます。同時に、経費発生のタイミングが分かり、経営活動の計画が立てやすくなるのです。
経費精算をしなければ、キャッシュフローはガタガタになるでしょう。だからこそ、経費の扱いには慎重にならなければいけません。
節税
2つめは節税です。
法人税は売上から経費等の費用を引いた金額で決まるため、経費を増やせばその分税金を抑えられるのです。
しかし、だからといって何でもかんでも経費にできるはずなく、経費として認められないものもあります。この点について、次項で確認しましょう。
経費精算の対象になるのは何？
経費精算では、主に以下のようなものが対象になります。
消耗品費
取得金額10万円未満もしくは耐用年数1年未満のものは、消耗品費として経費にします。文具やプリンタのインク、手袋、USBケーブル、ソフトウェアのライセンスなどですね。
上記の要件を満たさない場合、減価償却して経費に数えます。
旅券交通費
旅券交通費は、業務上発生した移動や宿泊にかかる経費のこと。電車賃、タクシー代、高速代、駐車場代、宿泊費などですね。
通信費
固定電話や携帯電話の料金、インターネット利用料、切手代などを指します。
新聞図書費
事業に必要な新聞、雑誌、書籍などにかかった費用のこと。
接待交際費
接待交際費とは、得意先との打ち合わせにかかった飲食代のうち、1人あたり5,000円を超えるものを指します。カフェでの飲食代、折り菓子代などのほか、社外の人への慶弔見舞金もこれにあたります。
交際費は税務署からツッコミを受けやすい分野です。範囲が曖昧になりやすいため、国税庁のHPで要件をよく確認しましょう。
会議費
会議費とは、社内外の人と行う打ち合わせにかかった飲食代のうち、1人あたり5,000円以下のものを指します。ただし、
経費を会議費として落とすには、次の事項を書類に記入し、保存しておきましょう。
・飲食のあった年月日
・飲食に参加した関係者の指名
・飲食に参加した人数
・飲食にかかった費用
・飲食店の名称と所在地
経費精算の対象にならないのは何？
経費精算の対象は、当然ながら経費です。よって、以下のようなものは経費精算の対象になりません。
・プライベートな旅費や飲食費
・個人の私的な購入費用
これらを経費として請求すると、不正請求にあたります。横領罪、詐欺罪等に問われるので、十分に注意しましょう。
経費精算の業務内容とフロー
経費の種類を把握した上で、次は経費精算の流れを見ていきましょう。
①従業員：費用を立て替え、領収書をもらう
接待や移動、物品購入といった業務が発生したら、ひとまず従業員が費用を立て替えます。その際、建て替えの証明としての領収書も忘れずに受け取りましょう。
②従業員：申請書を作成し、提出
次に従業員は、払い戻しのための申請書を作成します。
会社によってフォーマットが異なり、
・仮払経費申請書：事前の仮払いを申請するための書類
・出張経費精算書：出張にかかった旅費や交通費を精算してもらうための書類
・仮払経費精算書：その他立て替えを精算してもらうための書類
などの種類があるので、目的に合ったものを選びましょう。また、書類には領収書やレシートの添付も必要です。
作成が終わったら、担当部署へ提出します。
③担当部署：申請内容を審議する
従業員から経費精算書類を受け取ったら、担当部署でその内容が妥当か審議します。
・日時は正しいか
・金額は適切か
・経費の定義に当てはまるか
などを、社内規定や法令と照らし合わせましょう。
④担当部署：従業員へ払い戻す
申請内容が適切であれば、その金額を従業員へ払い戻します。タイミングは給与支給日が一般的です。
⑤担当部署：経費精算書は7年間保存する
経費精算書は国税に関わる重要書類なので、7年間の保存が義務付けられています。うっかり廃棄してしまわないよう、厳重に管理しましょう。
経費精算を効率よく行うポイント
次に、経費精算を効率よく行うポイントを紹介します。
従業員：分からないことは担当部署へすぐ確認する
「これは経費になるのかな？」
「書類の書き方が分からない」
「いつまでに申請すれば良いんだろう？」
こういった疑問点は、担当部署へすぐ確認しましょう。
曖昧なまま申請すると、適切な処理ができなくなる恐れがあります。あなたも会社も損をするので、些細なことでも質問することが大切です。
担当部署：経費精算のルールを策定し、社内全体で遵守してもらう
担当部署は、経費精算にまつわる明確なルールを策定しましょう。経費のムダをなくせる、法的リスクを避けられる、業務を効率化できるといったメリットがあります。
・申請の期限
・書類の書き方
・経費の対象
・上限金額
・領収書がない場合の対応方法
・自家用車を使う場合の対処方法
・経費精算の承認ルート
こういった点を規則として定め、社内全体で遵守してもらいます。基本的に例外は認めないのが良いでしょう。不公平感が出てしまいます。
担当部署：経費精算システムを導入する～オンラインで完結！～
経費精算システムを導入するのも有効です。
昨今では、オンラインで申請から承認まで完結させられるクラウド型が主流。スマホでレシートを読み取ったり、交通費を自動計算できたりと便利な昨日が揃っています。これならコロナ禍によるテレワークにも対応できますね。
経費精算システムについては、以下の記事にて詳細やおすすめサービスを解説しています。ぜひお読みください。
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まとめ
今回は経費精算について、行う意味や経費の対象、業務フローなどを解説しました。
適切に処理しなければ、従業員は理不尽な出費をする羽目になり、会社は税務署にから目をつけられます。担当部署だけが頑張るのではなく、従業員全員が社内ルールの徹底が大切です。
本記事が参考になれば幸いです。
